Poradnik Przedsiębiorcy

Wystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu zaliczki na WDT

Po otwarciu rynku europejskiego polscy podatnicy dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do wielu krajów Unii Europejskiej. Zróżnicowane zamówienia klientów zagranicznych skutkują koniecznością pobierania zaliczek na poczet przyszłych dostaw. Nierzadko też część unijnych klientów żąda wystawienia faktury zaliczkowej. Jak powinien zachować się polski podatnik po otrzymaniu zaliczki na WDT?

Wystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu zaliczki na WDT a skutki w VAT

Podatnik będący czynnym podatnikiem VAT sprzedaje maszyny do obróbki drewna w Polsce i do krajów Unii Europejskiej. Podatnik jest także zarejestrowany na potrzeby dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Z uwagi, na to, że niektóre maszyny podatnik nabywa a niektóre produkuje we własnym zakresie, to skutkuje wieloma kontraktami długoterminowymi, zawartymi z krajami Unii Europejskiej.

Kontrahenci w większości są czynnymi podatnikami VAT w swoich krajach oraz są zarejestrowani jako podatnicy VAT-UE. Podatnik często otrzymuje zamówienia charakteryzujące konieczność indywidualnego dostosowania jednej lub partii maszyn do potrzeb klientów. Złożoność i wielkość zamówień powoduje, iż przez wiele lat podatnik otrzymywał w trakcie produkcji zaliczki na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zwanej dalej WDT. Po ich otrzymaniu wystawiał faktury zaliczkowe, czego przez lata wymagali klienci.

Jednak zmiana przepisów spowodowała zaprzestania wystawiania tychże faktur. Klienci zagraniczni jednak nadal wymagają wystawienia faktur zaliczkowych po zapłaceniu zaliczki na WDT. Podatnik zastanawia się nad możliwością wystawienia faktur zaliczkowych w związku z wymaganiami klientów.

Od stycznia 2013 r. obowiązek opodatkowania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów powstaje w miesiącu wystawienia faktury przez podatnika, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano tej dostawy. Powyższe obliguje podatnika do wykazania w miesiącu wystawienia faktury sprzedaży WDT w rejestrze VAT sprzedaży (deklaracji VAT oraz JPK_VAT) chyba, że nie wystawiono jej do 15 dnia miesiąca następnego po miesiącu dokonania WDT. W takim wypadku obowiązek opodatkowania i wykazania tej sprzedaży powstanie właśnie 15 dnia miesiąca następnego po miesiącu sprzedaży WDT.

W ramach zmiany przepisów zlikwidowano powstanie obowiązku opodatkowania sprzedaży WDT z chwilą otrzymania zaliczki na jej poczet. Zmiana ta poskutkowała tym, że otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku opodatkowania sprzedaży WDT w momencie jej otrzymania, ale w momentach przytoczonych powyżej.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży towarów lub wykonania usług z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek opodatkowania danej sprzedaży powstaje z dniem wystawienia faktury z tytułu:

  1. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
  2. świadczenia usług:
    • telekomunikacyjnych,
    • wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT,
    • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
    • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
    • stałej obsługi prawnej i biurowej,
    • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

-z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

Uwzględniając powyższe, podatnik nie powinien wystawiać faktur zaliczkowych z tytułu otrzymania zaliczki na WDT nawet w sytuacjach, gdy klient z Unii Europejskiej żąda ich wystawienia. Ustawodawca także w art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT zaznaczył, iż podatnik jest zobligowany do wystawienia faktury dokumentującej otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem dostawy towarów lub usług za wyjątkiem sytuacji, gdy zapłata ta dotyczy WDT.

Wystawienie faktury zaliczkowej na poczet otrzymania zaliczki na WDT oraz przed jej otrzymaniem

Podatnik będący czynnym podatnikiem VAT i zarejestrowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych sprzedaje drzwi i okna przez siebie wyprodukowane. Sporo klientów podatnika to firmy z Unii Europejskiej. Dość częstym zjawiskiem praktykowanym przez podatnika jest pobieranie od klientów zaliczki na poczet dostawy drzwi i okien. Po zmianie przepisów odnośnie wpływu zaliczki na powstanie obowiązku opodatkowania sprzedaży WDT podatnik wystawia fakturę pro formę, którą następnie opłacają klienci. Niektórzy jednak nie chcą otrzymywać proformy a domagają się wystawienia faktury zaliczkowej. Podatnik planuje:

  1. wystawiać faktury zaliczkowe po wpłynięciu zaliczki albo
  2. wystawiać faktury zaliczkowe maksymalnie 30 dni przed wpłynięciem zaliczki.

Pomimo zamiaru wystawienia faktur zaliczkowych podatnik nie będzie ich wykazywał:

  1. w rejestrze sprzedaży VAT,
  2. w deklaracji VAT,
  3. w JPK_VAT,
  4. w informacji podsumowującej VAT-UE

- ponieważ całkowitą wartość danej transakcji podatnik wykaże po wystawieniu faktury końcowej.

Podatnik słusznie rozpoznaje moment, w którym dokona opodatkowania danej sprzedaży WDT, czyli w momencie wystawienia faktury sprzedaży albo w przypadku jej braku opodatkowania sprzedaży WDT nie później niż 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu sprzedaży WDT, natomiast niedopuszczalne jest wystawianie faktur zaliczkowych dokumentujących wpływ zaliczki na WDT nawet jeżeli zażąda tego klient. Jeżeli jednak podatnik wystawiłby taką fakturę, wówczas nie wywoła ona prawnopodatkowego skutku w postaci powstania obowiązku opodatkowania otrzymanej zaliczki.