Poradnik Przedsiębiorcy

Dokumentacja pracownicza – zmiany 2019

Rok 2019 wprowadził liczne zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Pracodawca będzie miał obowiązek prowadzenia akt osobowych, jednak w nieco zmienionej formie, oraz dodatkowej dokumentacji  związanej ze stosunkiem pracy. Co będzie zawierać dodatkowa dokumentacja pracownicza? Na co powinni przygotować się pracodawcy?

Warunki przechowywania dokumentacji

Warto wspomnieć, że pracodawca  zgodnie z art. 94 § 9b  kp ma obowiązek  prowadzić dokumentację związaną ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Powinien także zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

 W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (art. 23¹ kp).

Dokumentacja pracownicza – nowe wytyczne

W nowym rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z 19 grudnia 2018 r. możemy przeczytać, że obowiązkiem każdego pracodawcy będzie prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Ustawodawca dzieli tę dokumentację na 4 części – każda z nich powinna zawierać:

  1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w ewidencji powinny  być zawarte informacje o liczbie przepracowanych godzin, o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, o nadgodzinach, dniach wolnych od pracy, liczbie godzin dyżuru, o wszelkich usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach, ponadto w tej części powinny być przechowywane wszystkie wnioski pracownicze dotyczące systemu i rozkładu czasu pracy lub wnioski udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Do ewidencji nie powinna być wkładana lista obecności pracownika;

  2. dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego;

  3. listę lub kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych – art. 86 § 3 kp;

  4. kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Wydawanie dokumentacji na wniosek

Od 1 stycznia 2019 roku zgodnie z projektem pracodawca będzie wydawał na wniosek pracownika (złożony w dowolnej formie – elektronicznej lub papierowej), byłego pracownika albo innej uprawnionej osoby kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej. Co ważne, kopia dokumentacji, o której wydanie poprosi pracownik, powinna zostać przekazana przez pracodawcę w terminie 30 dni od daty otrzymania wniosku. Kopia całości lub też części powinna być opatrzona własnoręcznym podpisem pracodawcy wraz potwierdzeniem zgodności z oryginałem dokumentacji pracowniczej. Sam wniosek natomiast powinien trafić odpowiednio do części B lub C w zależności od tego, czy składa go nasz pracownik czy też były pracownik.

Śmierć pracownika a wydanie dokumentacji

Zgodnie z projektem Kodeksu pracy (art. 949 § 3) w przypadku śmierci pracownika kopię jego dokumentacji będą mogli odebrać:  

  • małżonek,

  • rodzice,

  • dzieci własne lub dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione, przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności,

  • wnuki,

  • rodzeństwo,

  • inne dzieci z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka.

Zmiany w dokumentacji – czy od razu?

Dokumentacja pracownicza powinna zostać jak najszybciej dostosowana do nowych przepisów, co do zasady pracodawcy będą mieli na to 12 miesięcy. Jeżeli przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę nastąpi w okresie 12 miesięcy, licząc od 1 stycznia 2019 r., a dotychczasowy pracodawca nie dostosuje  w tym okresie sposobu bądź warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, nowy pracodawca dokonuje takiego dostosowania w okresie 12 miesięcy, licząc od dnia przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę.

Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w odpowiednich warunkach i w sposób, który nie zagraża jej zniszczeniu. Dokumentacja ta powinna zawierać zarówno akta osobowe, jak i dokumenty płacowe. Od 2019 roku każdy pracodawca powinien prowadzić osobno dla każdego pracownika dokumentację poza aktami osobowymi. Powinna być ona przechowywana przez 10 lat, a pracodawcy mają 12 miesięcy na dostosowanie jej do nowych przepisów, licząc od 1 stycznia 2019 roku.