Zgodnie z Ustawą o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 roku (Dz.U. z 2020 roku poz. 2320) od połowy 2022 roku spółki handlowe będą zobowiązane posiadać adres do e-Doręczeń. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, kto jeszcze będzie zobowiązany do posiadania tego adresu, jakie konsekwencje wiążą się z jego posiadaniem i co jeszcze warto wiedzieć o tym nowym obowiązku.
Adres do e-Doręczeń – czym jest?
Adres do doręczeń elektronicznych to adres elektroniczny, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 roku poz. 344), podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług.
e-Doręczenia – kiedy znajdują zastosowanie?
Podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do takich doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych.
W przypadku gdy adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych, doręczenie korespondencji następuje na adres do doręczeń, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję.
podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej;
korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na:
brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z odrębnych przepisów,
brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej wynikający z odrębnych przepisów,
konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy,
ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny,
ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny;
odrębne przepisy przewidują możliwość dokonywania doręczeń z wykorzystaniem także innych sposobów niż publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publiczna usługa hybrydowa, w szczególności przy pomocy swoich pracowników, a nadawca w konkretnych okolicznościach uzna inny sposób doręczenia za bardziej efektywny.
Wpis adresu do e-Doręczeń do rejestru – co warto wiedzieć?
Podmiot publiczny jest obowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego obowiązane będą niektóre podmioty niepubliczne. W zależności od rodzaju podmiotu przepisy przewidują różny moment wejścia w życie obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń.
Od 5 lipca 2022 roku adres do e-Doręczeń zobowiązani będą posiadać:
adwokat wykonujący zawód,
radca prawny wykonujący zawód,
doradca podatkowy wykonujący zawód,
doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód,
rzecznik patentowy wykonujący zawód,
notariusz wykonujący zawód,
radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe.
Od 1 października 2026 roku obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczyć będzie także podmiotów wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Przepisy wskazują ponadto, że pozostałe podmioty niepubliczne mogą, lecz nie muszą posiadać adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Chodzi w tym wypadku m.in. o osoby fizyczne, ale także wspólnoty czy spółdzielnie mieszkaniowe.
W jaki sposób uzyskać adres do e-Doręczeń?
Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń następuje:
na podstawie wniosku, lub
od lipca 2022 roku także automatycznie po otrzymaniu przez ministra właściwego do spraw informatyzacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego danych przekazanych w związku z wnioskiem o wpis do KRS albo do CEIDG.
Informacja w przedmiocie adresu do doręczeń elektronicznych podmiotu wpisanego do KRS jest przekazywana automatycznie z bazy adresów elektronicznych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do KRS bezpośrednio po wpisaniu adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych, jego zmianie lub wykreśleniu z tej bazy.
Informacja w przedmiocie adresu do doręczeń elektronicznych osoby fizycznej będącej przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG jest przekazywana automatycznie z bazy adresów elektronicznych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego bezpośrednio po wpisaniu adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych, jego zmianie lub wykreśleniu z tej bazy.
Ile adresów do e-Doręczeń można posiadać?
W przypadku osoby fizycznej będącej przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG oraz adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, notariusza, rzecznika patentowego, radcy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej oraz komornika sądowego do bazy adresów elektronicznych wpisuje się adres do doręczeń elektronicznych na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania zawodu albo wykonywania czynności służbowych, niezależnie od adresu do doręczeń elektronicznych tej osoby wpisanego do bazy adresów elektronicznych, niezwiązanego z prowadzeniem działalności gospodarczej, wykonywaniem zawodu albo wykonywaniem czynności służbowych.
Ponadto minister właściwy do spraw informatyzacji może wyrazić zgodę na wpisanie do bazy adresów elektronicznych więcej niż 1 adresu do doręczeń elektronicznych dla podmiotu publicznego, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną tego podmiotu. W takim przypadku podmiot publiczny jest obowiązany wskazać główny adres do doręczeń elektronicznych.
