Elastyczna organizacja czasu pracy a formalności pracownika

W 2023 roku do Kodeksu pracy wprowadzono wiele nowych rozwiązań. Wprowadzenie ich to jedno, a ich stosowanie w praktyce może nieść ze sobą problemy, zwłaszcza w początkowym okresie od wejścia w życie tych rozwiązań. Jednym z problemów, z jakimi mierzą się pracodawcy, jest to czy pracownik opiekujący się bliską osobą powinien przedstawić dokumenty, aby skorzystać z elastycznej organizacji czasu pracy, a jeśli tak, to jakie? Elastyczna organizacja czasu pracy a formalności pracownika - wyjaśniamy!

Elastyczna organizacja czasu pracy i jej zastosowanie 

Elastyczna organizacja czasu pracy to możliwość:

• wykonywania pracy zdalnej,
• stosowania przerywanego systemu czasu pracy,
• stosowania systemu skróconego tygodnia pracy,
• stosowania systemu pracy weekendowej,
• stosowania ruchomych rozkładów czasu pracy,
• stosowania indywidualnych rozkładów czasu pracy,
• obniżenia wymiaru czasu pracy.

O zastosowanie elastycznej organizacji pracy może wnioskować pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia.

Zastosowanie wobec pracownika elastycznej organizacji czasu pracy wymaga zgłoszenia przez pracownika wniosku.

Obowiązkowymi elementy wniosku o zastosowanie wobec pracownika elastycznej organizacji są:

1. imię i nazwisko oraz data urodzenia dziecka;
2. przyczyna konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy;
3. termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy;
4. rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać.

Poza powyższym we wniosku pracownika powinny znaleźć się standardowe elementy każdego pisma, tj.

• miejscowość oraz data,
• dane pracownika,
• oznaczenie pracodawcy,
• podpis.

We wniosku o zastosowanie elastycznej organizacji czasu pracy pracownik może wskazać więcej niż jej jeden rodzaj.

Pracownik uprawniony do urlopu opiekuńczego 

Pamiętać należy, że do pracownika uprawnionego do urlopu opiekuńczego stosuje się odpowiednio regulacje dotyczące możliwości skorzystania z elastycznej organizacji pracy w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Urlop opiekuńczy przysługuje pracownikowi w dni, które są dla niego dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, a udzielany jest na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu.

Na ten moment z uwagi na krótki okres obowiązywania regulacji dotyczącej urlopu opiekuńczego i brak orzecznictwa w tym zakresie uznać należy, że zgoda na urlop opiekuńczy musi być udzielona. Odmowa uwzględnienia wniosku o urlop opiekuńczy przez pracodawcę może nastąpić wyłącznie na podstawie niespełnienia wymogów formalnych. 

Przykład 1.

Czy pracodawca postąpił prawidłowo w sytuacji, gdy pani Marzena 8 września 2023 roku złożyła mu wniosek o urlop opiekuńczy na 8 września 2023 roku w celu opieki nad matką, która jest chora na raka, do wniosku nie złożyła żadnej dokumentacji medycznej swojej matki, a pracodawca odmówił urlopu opiekuńczego, powołując się na niespełnienie wymogów formalnych? 

O ile pracodawca nie ma podstaw do żądania dodatkowych dokumentów potwierdzających zasadność urlopu opiekuńczego, o tyle pani Marzena powinna była złożyć ten wniosek najpóźniej dzień wcześniej. Złożenie wniosku o urlop opiekuńczy w dniu jego udzielenia skutkuje naruszeniem wymogów formalnych, dlatego też w tym przypadku pracodawca prawidłowo odmówił urlopu.

Uprawnienie do elastycznej organizacji pracy pracownika mającego prawo do urlopu opiekuńczego

Z powyższego wynika, że pracownik może korzystać z elastycznej organizacji czasu pracy w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie jej wymagającej z poważnych względów medycznych, następującym osobom:

• synowi, 
• córce, 
• matce, 
• ojcu, 
• małżonkowi,
• osobie zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym.

O ile w przypadku samego urlopu opiekuńczego przepisy prawa pracy wskazują dane, jakie może przetwarzać pracodawca w związku ze złożeniem wniosku o urlop opiekuńczy, to wątpliwości pojawiają się, gdy pracownicy uprawnieni do urlopu opiekuńczego chcą skorzystać z elastycznej organizacji pracy. 

Wniosek o elastyczną organizację pracy pracownika mającego prawo do urlopu opiekuńczego

Na ten moment wydaje się uzasadnione, aby we wniosku o elastyczną organizację pracy składanym przez pracownika w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, poza elementami każdego wniosku, takimi jak miejscowość oraz data, danymi pracownika, oznaczeniem pracodawcy, podpisem, wskazać:

1. imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych;
2. przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika;
3. termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy;
4. rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać;
5. w przypadku członka rodziny – stopień pokrewieństwa z pracownikiem;
6. w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny – adres zamieszkania tej osoby.

Przykład 2.

Czy pracodawca prawidłowo odmówił pracownicy urlopu opiekuńczego, jeśli pani Marzena 8 września 2023 roku złożyła wniosek o elastyczną organizację czasu pracy w celu opieki nad matką, która jest chora na raka, a do wniosku nie załączyła żadnej dokumentacji medycznej swojej matki, a jako uzasadnienie swojej decyzji pracodawca wskazał na niespełnienie wymogów formalnych – braku przedłożenia dokumentacji medycznej matki pracownicy potwierdzającej stan chorobowy? 

Przedłożenie dokumentacji medycznej członka rodziny nie może być traktowane jako wymóg formalny wniosku o urlop opiekuńczy. Dlatego uzasadnienie decyzji co do niespełnienia wymogów wniosku jest nieprawidłowe. Pracodawca nie może żądać dodatkowych dokumentów dotyczących stanu zdrowia osób trzecich, ocena wniosku powinna być oparta na oświadczeniach pracownika i treści wniosku. Pracodawca nie może odmówić urlopu opiekuńczego, dlatego jego postawa jest nieprawidłowa.

Po rozpoznaniu wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o jego uwzględnieniu albo o przyczynie odmowy, albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.

Rezygnacja z elastycznej organizacji pracy i ochrona przed wypowiedzeniem

W przypadku pracownika, który w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, korzysta z elastycznej organizacji pracy, zastosowanie odpowiednio znajdą ogólne regulacje dotyczące elastycznej organizacji pracy. Wobec tego pracownik w tym przypadku ma możliwość rezygnacji z elastycznej organizacji pracy w każdym czasie. Wniosek dotyczący rezygnacji z elastycznej organizacji pracy pracownik może złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej. 

To samo dotyczy ochrony przed rozwiązaniem stosunku pracy. Złożenie przez pracownika takiego wniosku, nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę i przyczyny uzasadniającej prowadzenie przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia. 

Podsumowanie

Podsumowując, przepisy nie wskazują, aby pracownik obowiązany był przedkładać dodatkowe dokumenty poza wnioskiem, aby w celu opieki nad osobą bliską korzystać z elastycznej organizacji pracy. Pracodawcy nie mogą żądać dodatkowych dokumentów, chyba że pracownik sam zdecyduje się je przedłożyć.