Poradnik Przedsiębiorcy

Zatrudnienie małżonka - co warto wiedzieć?

Zatrudnienie małżonka jest często stosowanym rozwiązaniem przez przedsiębiorców. Wpływa na to wiele czynników, między innymi chęć współpracy małżonków przy rozwijaniu biznesu i dzielenia się wypracowanymi zyskami, zaufanie i gwarancja zaangażowania małżonka, który w pewnym sensie tak samo jak sam przedsiębiorca pracuje na własny rachunek. Co warto wiedzieć, zanim zdecydujemy się zatrudnić małżonka w jednoosobowej działalności gospodarczej? Jaka umowa będzie najkorzystniejsza? Czy możliwa jest pomoc małżonka w działalności bez podpisywania żadnej umowy i z czym to się wiąże? Na te i inne pytania związane z zatrudnieniem małżonka w firmie odpowiemy w artykule.

W jaki sposób najkorzystniej zatrudnić małżonka w działalności?

Zatrudnienie małżonka w działalności gospodarczej na podstawie umowy o pracę oraz nieodpłatne zatrudnienie małżonka wiąże się z koniecznością odprowadzania składek na ubezpieczenia na takich samych zasadach jak za przedsiębiorcę, jednak bez prawa do przywilejów, takich jak preferencyjny ZUS czy ulga na start. Mamy wówczas do czynienia z osobą współpracującą w działalności.

Art. 8 ust. 11 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych
„Za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność, zleceniobiorcami oraz z osobami fizycznymi, wskazanymi w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, o której mowa w art. 6 ust. 1 pkt 4–5a, uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej lub umowy zlecenia; nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego”.
Osoba spełniająca wszystkie powyższe kryteria traktowana jest zatem jak osoba współpracująca. Wyjątkiem od tej zasady jest podpisanie umowy zlecenie, która co do zasady nie implikuje konieczności zgłoszenia małżonka jako osoby współpracującej w działalności gospodarczej. W takim wypadku odprowadzamy składki na ubezpieczenia do ZUS-u, analogicznie jak za każdego innego zleceniobiorcę, czyli podstawę wymiaru składek stanowi wypłacone wynagrodzenie. Oczywiście nie w każdym przypadku możemy podpisać z małżonkiem umowę zlecenie, taki rodzaj umowy znacznie różni się bowiem od stosunku pracy.

Wynagrodzenie wypłacone małżonkowi a podatek dochodowy

Wypłacone małżonkowi wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, umowy zlecenie czy umowy o dzieło należy opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Co miesiąc trzeba odprowadzać zaliczki na PIT, a po zakończeniu roku konieczne jest złożenie odpowiednich deklaracji.

Deklaracje dostarczane do US z tytułu zatrudnienia pracownika/zleceniobiorcy/wykonawcy dzieła to:

  • PIT-4R,

  • PIT-8AR.

Deklaracje te obowiązują zamiennie, w zależności od rodzaju podpisanej umowy oraz kwoty wypłaconego wynagrodzenia. Dokumenty składamy ze względu na:

  • miejsce zamieszkania płatnika, jeśli jest osobą fizyczną,

  • miejsce siedziby płatnika,

  • miejsce prowadzenia działalności płatnika, jeżeli płatnik nie posiada siedziby.

Dodatkowym dokumentem jest deklaracja PIT-11, którą należy przesłać zarówno do US (właściwego ze względu na miejsce zamieszkania pracownika/zleceniobiorcy/wykonawcy dzieła), jak i do samego pracownika/zleceniobiorcy/wykonawcy dzieła.

Czy nieodpłatne zatrudnienie małżonka jest opodatkowane?

W przypadku nieodpłatnego zatrudnienia małżonka nie mamy do czynienia z powstaniem przychodu, gdyż małżonek świadczący dla nas pracę nie otrzymuje za nią wynagrodzenia. Trzeba jednak mieć na uwadze, że po stronie osoby prowadzącej działalność gospodarczą powstanie przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Jest on jednak zwolniony z podatku.

Wynagrodzenie małżonka kosztem uzyskania przychodów

Wynagrodzenie wypłacane małżonkowi możemy uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów.

Kosztem uzyskania przychodów jest wynagrodzenie małżonka należne z tytułu:

  • umowy o pracę (i umów podobnych);

  • umowy o dzieło, zlecenie;

  • przychodów uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze;

  • przychodów z osobiście wykonywanej przez małżonka działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej;

  • odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w Ustawie o praktykach absolwenckich.

Do kosztów podatkowych zaliczymy wyłącznie wynagrodzenia wypłacone lub postawione do dyspozycji, z wyjątkiem umów o pracę i umów o podobnym charakterze. Wynagrodzenia z tego typu umów stanowią bowiem koszt podatkowy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.