Warunki dokształcania w umowie szkoleniowej

Pracodawcy mają obowiązek ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych, co wynika wprost z jednej z podstawowych zasad prawa pracy. Jednocześnie nie ma bezwzględnego obowiązku kierowania pracowników na dokształcanie w różnych formach, z wyjątkiem obligatoryjnych szkoleń określonych w Kodeksie pracy. Jeżeli pracodawca zdecyduje się wysłać pracownika na szkolenie, to warto zawrzeć odrębną umowę w tej sprawie. Jak zatem właściwie określić warunki dokształcania w umowie szkoleniowej? Wyjaśniamy w artykule. 

Warunki dokształcania w umowie szkoleniowej — regulacje prawne

Zasady podnoszenia przez pracowników kwalifikacji zawodowych zostały określone w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku — Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”. Unormowania odnoszące się m.in. do warunków dokształcania zawarto w art. 103¹- 103⁶ kp.

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych oraz uprawnienia pracownika w tym zakresie

W rozumieniu przepisów kp podnoszenie kwalifikacji zawodowych oznacza zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

Zgodnie z art. 103¹ § 2 kp pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują określone uprawnienia, do których zalicza się:

• urlop szkoleniowy;
• zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

• 6 dni — dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych,
• 6 dni — dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego,
• 6 dni — dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego,
• 21 dni w ostatnim roku studiów — na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Urlopu szkoleniowego udziela się na dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Niezależnie od urlopu szkoleniowego oraz zwolnienia od pracy, które są uprawnieniami wynikającymi z kp, pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia. Stosownie do brzmienia art. 103³ kp świadczeniami tymi może być w szczególności pokrycie opłat za kształcenie, przejazd na zajęcia, podręczniki i zakwaterowanie.

Warunki dokształcania w umowie szkoleniowej

Czy można określić warunki dokształcania w umowie szkoleniowej? Zdecydowanie tak, tym bardziej że kp nakłada na strony zobowiązanie do zawarcia takiej umowy. Jak wynika z art. 103⁴ § 1 kp, pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Powyższą umowę zawiera się w formie pisemnej.

Umowa szkoleniowa nie może jednak obejmować postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy kp w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych. 

Przykład 1.

Pracodawca zamierza skierować pracownika na dokształcanie w celu uzupełnienia wiedzy i umiejętności zawodowych. W umowie szkoleniowej pracodawca chce określić wymiar urlopu szkoleniowego w niższym wymiarze, niż to wynika z kp, planuje ponadto zawrzeć zapis, zgodnie z którym za czas zwolnienia od pracy pracownik nie miałby prawa do wynagrodzenia. Tego typu postanowienia są niezgodne z prawem, wskutek czego nie powinny być wprowadzone do umowy szkoleniowej. 

Przepisy kp nie obejmują szczegółowych wskazówek, jakie postanowienia należy zawrzeć w umowie szkoleniowej. Wynika to ze zróżnicowania form dokształcania. Wobec tego istnieje w tym przypadku pewna swoboda w zakresie ustaleń, jednak przy zachowaniu omówionych dotychczas kodeksowych unormowań.

Przykład 2.

Pracownik ma podjąć za zgodą pracodawcy dokształcanie w formie studiów wyższych. W takim przypadku w umowie szkoleniowej warto zawrzeć postanowienia odnoszące się m.in. do zasad realizacji tego dokształcania. Dotyczy to zwłaszcza kierunku studiów wraz z terminarzem roku akademickiego, terminów wykładów i ćwiczeń (obowiązek pracownika informowania o terminach zajęć, na które mają być udzielane zwolnienia od pracy). Umowa powinna także obejmować ustalenia w zakresie dodatkowych świadczeń przyznanych przez pracodawcę oraz informację o minimalnym okresie zatrudnienia pracownika po ukończeniu studiów.

Zobowiązanie pracownika do zwrotu kosztów szkolenia poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń

W przepisach art. 103⁵ kp określono przypadki, w których pracownik jest zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z tytułu dodatkowych świadczeń. Zwrot kosztów następuje w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. 

Do zwrotu kosztów na powyższych zasadach jest obowiązany pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:

• który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji;
• z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym niż 3 lata;
• który w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym jednak niż 3 lata, rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn wskazanych w art. 94³ kp, czyli z powodu mobbingu;
• który w okresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego zakończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym niż 3 lata, rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 kp (niewykonanie przez pracodawcę przeniesienia pracownika do innej pracy mimo takiego zalecenia wynikającego z orzeczenia lekarskiego lub ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków wobec pracownika) lub art. 94³ kp (mobbing), pomimo braku przyczyn wskazanych w tych przepisach.

Status pracownika dokształcającego się we własnym zakresie

Pracownikowi, który zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności we własnym zakresie (bez inicjatywy albo zgody pracodawcy), nie przysługują z mocy ustawy żadne świadczenia. Natomiast pracodawca może mu przyznać:

• zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,
• urlop bezpłatny.

Wymiar zwolnienia oraz urlopu bezpłatnego ustala się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem.

Warunki dokształcania w umowie szkoleniowej — podsumowanie

Pracodawca powinien zawrzeć z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe, co oznacza zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowa taka nie może jednak obejmować postanowień mniej korzystnych dla pracownika, niż to wynika z przepisów w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Nie ma konieczności zawierania umowy szkoleniowej, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu dokształcania. Warunki dokształcania w umowie szkoleniowej określa się z uwzględnieniem przepisów kp.