Koszt dokształcania pracowników a zwolnienie od składek i podatku

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 17 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Szczegółowe unormowania w tym zakresie zawarto w art. 103¹–103⁶ kp Kto ponosi koszt dokształcania pracowników?Wyjaśniamy.

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych i związane z tym świadczenia pracodawcy

W myśl definicji podanej w art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika:

z inicjatywy pracodawcy albo
za jego zgodą.

Zatem o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych pracownika w rozumieniu kodeksowym należy mówić w tych przypadkach, w których istnieje porozumienie między pracownikiem a pracodawcą co do uczestniczenia w danej formie kształcenia.

Zobacz też:

Zakaz konkurencji w biurze rachunkowym - czy jest możliwy?

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują:

urlop szkoleniowy;
zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Urlop szkoleniowy przysługuje w wymiarze:

6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych;
6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego;
6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego;
21 dni w ostatnim roku studiów – na zrealizowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe również dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.

Do pracodawcy należy „ułatwianie” podnoszenia kwalifikacji, przez co należy rozumieć nieodmawianie bez uzasadnionych przyczyn zgody na korzystanie z wybranej przez pracownika formy kształcenia oraz tworzenie pozytywnej atmosfery wobec uczących się pracowników. Pracodawca może wyrazić zgodę na kształcenie się pracownika (także w czasie pracy), jednak z żadnych przepisów nie wynika dla pracodawcy obowiązek ponoszenia w takiej sytuacji kosztów zdobywania przez pracownika wykształcenia. Pracodawca w omawianym zakresie powinien jednak mieć na uwadze, że pominięcie pracownika w typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe może być uznane za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu (art. 183b § 1 pkt 3 kp) [wyrok Sądu Najwyższego z 1 marca 2018 roku, III UK 33/17].

Z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe pracodawca zawiera pisemną umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:

który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie ich podnoszenie,
z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata,
który w okresie wskazanym w umowie rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 94³ Kodeksu pracy (tj. z powodu mobbingu),
który w okresie wskazanym w umowie rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 (tj. z przyczyn leżących po stronie pracodawcy) lub art. 94³ Kodeksu pracy, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach

– jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Dokształcanie niebędące podnoszeniem kwalifikacji zawodowych

W myśl art. 103⁶ Kodeksu pracy pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności na zasadach innych niż opisane wyżej, dotyczących podnoszenia kwalifikacji zawodowych w rozumieniu art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy, pracodawca może przyznać:

zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,
urlop bezpłatny

– w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem.

W tym przypadku mamy do czynienia z dokształcaniem, które pracownik podjął we własnym zakresie, a nie z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą.

Koszt dokształcania pracowników a zwolnienie od składek

Jak stanowi § 2 ust. 1 pkt 29 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2023 r. poz. 728), podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowi wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.

Użyte w przytoczonym wyżej paragrafie pojęcie „odrębne przepisy” odnosi się do władczego rozstrzygnięcia o prawach lub obowiązkach określonej kategorii podmiotów stosunków prawnych, zawartego w akcie prawnym należącym do źródeł powszechnie obowiązującego prawa, wymienionych w art. 87 Konstytucji. Nie odnosi się zaś do funkcjonujących w sferze stosunków społecznych, regulowanych przez normy prawne Kodeksu pracy, przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników, zawartych w aktach niemających charakteru powszechnie obowiązującego, wymienionych w katalogu źródeł prawa pracy zawartym w art. 9 § 1 Kodeksu pracy, uwzględniającym układy zbiorowe, inne porozumienia zbiorowe, a także regulaminy i statuty. Tym samym świadczenie mające swe źródło np. w regulaminie wynagradzania, a nie w przepisach kp, nie jest świadczeniem, które mieści się w dyspozycji § 2 ust. 1 pkt 29 omawianego rozporządzenia (patrz wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 23 października 2012 roku, III AUa 89/12).

Konsekwencją zwolnienia ze składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest zwolnienie również ze składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe (art. 11 ust. 1 i art. 12 Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych – Dz.U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.) oraz na ubezpieczenie zdrowotne (art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – Dz.U. z 2022 r. poz. 2561 ze zm.).

Z uwagi na zakres przedmiotowy zwolnienia, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, dotyczyć ono może wyłącznie świadczeń otrzymywanych przez pracownika w związku z podnoszeniem kwalifikacji w rozumieniu art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy, gdyż w innych przypadkach dokształcania się przez pracownika art. 103⁶ kp nie wspomina o świadczeniach, które można uznać za przychód ze stosunku pracy, a jedynie o możliwości udzielenia pracownikowi zwolnienia z całości lub części dnia pracy, bez zachowania prawa do wynagrodzenia, oraz o urlopie bezpłatnym.

Przykład 1.

Pracodawca skierował pracownika na studia podyplomowe z zakresu audytu wewnętrznego. W zawartej na tę okoliczność umowie między wspomnianymi stronami pracodawca zobowiązał się do pokrycia opłat za kształcenie. To świadczenie stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe) oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Przykład 2.

Pracownik uczestniczył w kursie języka francuskiego, bez skierowania ze strony pracodawcy oraz bez uzyskania na to jego zgody. Po zakończeniu kursu wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o sfinansowanie połowy wartości opłat poniesionych przez siebie za uczestnictwo. Pracodawca rozpatrzył wniosek pozytywnie i pokrył opłaty we wnioskowanym zakresie. Kwota refinansowania opłat przez pracodawcę stanowi świadczenie będące przychodem pracownika ze stosunku pracy. Nie jest on jednak zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne na podstawie § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, gdyż omawiane świadczenie pracodawcy nie zostało przyznane zgodnie z odrębnymi przepisami (tj. zawartymi w akcie prawnym należącym do źródeł powszechnie obowiązującego prawa, np. w Kodeksie pracy) – pracodawca zdecydował się na spełnienie tego świadczenia, choć odrębne przepisy go nie przewidują.

Podsumowując, regulacja dotycząca nieuwzględniania w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wartości świadczeń przyznanych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika może stanowić dla zatrudnionego zachętę w zdobywaniu i uzupełnianiu wiedzy oraz umiejętności przydatnych na rynku pracy.

Polecamy:

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2025 roku - musisz to wiedzieć!