W ostatnim okresie praca zdalna stała się dla wielu pracodawców i pracowników koniecznością. Po pewnym czasie okazało się, że praca świadczona w tej formie – w odniesieniu do niektórych czynności – doskonale się sprawdza i jest korzystna dla obydwu stron stosunku pracy. Jednocześnie przepisy dość oszczędnie opisują zasady świadczenia pracy zdalnej. Jak w związku z tym postępować w odniesieniu do czasu takiej pracy – podpowiadamy w niniejszym artykule jak odbywa się rozliczanie czasu pracy zdalnej.
Praca zdalna – informacje ogólne
Zasady wykonywania pracy zdalnej zostały określone w Ustawie z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2021 roku poz. 2095), zwanej dalej „ustawą o szczególnych rozwiązaniach”.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w okresach: stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonych z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie – przez czas oznaczony – pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
Pracodawca może zlecić pracę zdalną tylko wówczas, gdy pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (prace z wykorzystaniem narzędzi informatycznych) lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
Jeżeli pracodawca zamierza zlecić pracę zdalną, musi pamiętać o zapewnieniu pracownikowi narzędzi i materiałów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługi logistycznej pracy zdalnej. Istnieje jednocześnie możliwość używania – przy wykonywaniu pracy zdalnej – narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę (należących do pracownika albo będących w jego posiadaniu), pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Pracodawca ma ponadto prawo w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej (art. 3 ust. 8 ustawy o szczególnych rozwiązaniach).
Rozliczanie czasu pracy zdalnej
Wykonywanie pracy w formie zdalnej nie jest równoznaczne ze zwolnieniem pracodawcy z obowiązku ewidencjonowania czasu pracy. Ewidencja wykonywanych czynności przez pracownika, o której jest mowa w ustawie o szczególnych rozwiązaniach, nie jest tożsama z rejestracją czasu pracy, poza tym ma fakultatywny charakter, tzn. podlega realizacji, jeśli pracodawca wyda polecenie w tej sprawie.
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp) nakazuje pracodawcy prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca jest obowiązany udostępnić tę ewidencję pracownikowi – na jego żądanie (art. 149 § 1 kp). W odniesieniu do pewnych grup zatrudnionych (pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracownicy otrzymujący ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej) nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 kp).
Powstaje jednak pytanie, w jaki sposób rejestrować, a następnie rozliczać czas pracy w przypadku pracownika, który wykonuje swe obowiązki poza firmą?
Określenie zasad w tym przedmiocie należy do pracodawcy, który może dokonać ustaleń indywidualnych lub wydać odpowiednie zarządzenie (regulamin) dotyczące tych kwestii. Potwierdzenie wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, umożliwiające następnie ewidencję czasu pracy, może przybierać różnorodne formy. Przykładowe rozwiązania w tym zakresie to:
- obowiązek logowania się w systemie informatycznym udostępnionym do komunikowania się dla pracowników danego zakładu pracy;
- zgłoszenie przez pracownika wykonującego pracę zdalnie faktu przystąpienia do pracy i jej wykonywania oraz jej zakończenia za pośrednictwem komunikatora internetowego stosowanego przez pracodawcę;
- porozumiewanie się przy wykorzystaniu służbowej poczty elektronicznej (mail);
- wykorzystanie w celach kontrolnych telefonu służbowego (kontakt w formie rozmowy między zwierzchnikiem i pracodawcą, ewentualnie wykorzystanie innych aplikacji dostępnych w smartfonach).
Pracodawca może ponadto skorzystać z dokładniejszych form pomiaru czasu pracy pracownika wykonującego swe obowiązki zdalnie poprzez instalację na służbowym sprzęcie komputerowym odpowiedniego oprogramowania.
Oczywiście powyższa możliwość znajdzie zastosowanie wyłącznie odnośnie do prac polegających na wykonywaniu czynności przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego.
Za pośrednictwem wymienionych powyżej narzędzi pracodawca dysponuje również sposobnością prowadzenia listy obecności pracownika.
Rozliczanie czasu pracy zdalnej – podsumowanie
Wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej nie oznacza wyłączenia przepisów kp dotyczących ewidencjonowania czasu pracy. Jest to oczywiście bardziej utrudnione niż w sytuacji gdy pracownik stawia się do pracy w firmie, ale jak najbardziej możliwe. Przede wszystkim pracodawca może zobowiązać pracownika do ewidencjonowania wykonanych czynności, choć nie jest to ewidencja czasu pracy w ścisłym znaczeniu tego wyrażenia. Pracodawca, korzystając z dostępnych narzędzi porozumiewania się na odległość, może nałożyć na pracownika obowiązek raportowania w określony sposób gotowości do pracy oraz jej świadczenia i zakończenia.
