Szkolenie pracowników jest istotnym elementem zarządzania personelem, służącym doskonaleniu kwalifikacji zawodowych i zwiększaniu efektywności pracy. Z organizacyjnego punktu widzenia podstawowe znaczenie ma pogodzenie uczestnictwa w szkoleniach z wykonywaniem innych obowiązków pracowniczych. Czy czas szkolenia pracownika jest wliczany do jego czasu pracy?
Czas pracy
Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. W myśl przywołanej definicji kluczowe znaczenie ma nie tyle faktyczne (efektywne) wykonywanie pracy, co pozostawanie w dyspozycji pracodawcy.
Inną kategorią jest wykonywanie pracy, inną zaś czas niewykonywania pracy (choć oba te elementy mieszczą się w pojęciu czasu pracy przy spełnieniu warunków określonych w art. 128 KP). Ustawodawca nie wiąże przy tym czasu pracy z czasem realnego, efektywnego świadczenia pracy, lecz z czasem pozostawania w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, dlatego na czas pracy składa się nie tylko czas rzeczywistej pracy, lecz także okresy jej nieświadczenia, w których pracownik pozostawał w dyspozycji pracodawcy. Oczywiście czasem pracy jest również czas, który pracownik musi poświęcić na przemieszczanie się po terenie zakładu pracy w celu wykonania kolejnych czynności pracowniczych wynikających z nałożonych na niego obowiązków. Przy czym przyjmuje się, że czas pracy biegnie od momentu, w którym pracownik rozpoczyna merytoryczne czynności niezbędne do wykonania pracy.
Szkolenie pracowników
Jak stanowi jedna z podstawowych zasad prawa pracy, wyrażona w art. 17 kp, pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych (por. też art. 94 pkt 6 kp).
Obowiązek ten nie oznacza jednak, że poszczególny pracownik może (ma prawo w znaczeniu posiadania roszczenia) domagać się od pracodawcy określonego udziału w podnoszeniu swoich zawodowych kwalifikacji. Poza przeprowadzeniem nielicznych szkoleń wymaganych prawem pracodawca nie jest zobligowany do szkolenia pracowników; ma natomiast ułatwiać im podnoszenie kwalifikacji zawodowych, jeżeli oni sami chcą to robić. Dbałość o zawodowe kwalifikacje jest w warunkach gospodarki wolnorynkowej sprawą samych zainteresowanych, determinującą ich funkcjonowanie na rynku pracy. Zdobycie lub podwyższenie umiejętności stało się cennym dobrem o wymiernej wartości, wobec czego sami pracownicy są skłonni troszczyć się o ich zdobywanie lub podwyższanie. To sam pracownik musi być zainteresowany rozszerzaniem kwalifikacji, a w związku z powyższym przejawiać w tym kierunku inicjatywę i zaangażowanie, pracodawca zaś ma jedynie obowiązek mu to ułatwić (por. wyrok Sądu Najwyższego – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 25 maja 2000 roku, I PKN 657/99).
Szkolenia obowiązkowe
Chociaż inicjatywa w zakresie podwyższania i aktualizowania kwalifikacji zawodowych powinna leżeć głównie po stronie pracownika, występują jednak przypadki, w których to pracodawca musi zadbać o jego przeszkolenie. Dotyczy to szkoleń obowiązkowych, wśród których należy wymienić przede wszystkim szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 94 pkt 4 kp), a nadto szkolenia telepracowników – niezbędne w zakresie obsługi sprzętu służącego wykonywaniu pracy w formie telepracy oraz w zakresie ochrony danych przekazywanych pracownikowi (art. 6711, art. 6712 § 1 kp).
Bardzo wyraźną regulację nakazującą wliczać czas szkolenia do czasu pracy znajdujemy w art. 2373 § 3 kp w odniesieniu do szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Przepis ten stanowi, że szkolenia takie, przeprowadzane przed dopuszczeniem pracownika do pracy, jak i prowadzone okresowo, odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Nie ma natomiast analogicznego przepisu, który dotyczyłby obowiązkowych szkoleń telepracowników.
Przykład 1.
Nowo zatrudniony pracownik w pierwszym dniu trwania stosunku pracy został przeszkolony w zakresie bezpieczeństwa i higieny. Czas przeszkolenia jest traktowany jako czas pracy, co w szczególności oznacza, iż za czas szkolenia pracownik otrzyma wynagrodzenie jak za pracę.
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych (art. 1031–1036 Kodeksu pracy)
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Czasu podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie wlicza się do czasu pracy (z wyjątkiem odrębnie omówionego w końcowej części artykułu).
Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują:
urlop szkoleniowy (w przypadku zdawania egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego, egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego, oraz na przygotowanie pracy dyplomowej, a także przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego);
zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.
Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Nie jest to jednak równoznaczne z zaliczeniem czasu podnoszenia kwalifikacji do czasu pracy. Wynagrodzenie wypłacane pracownikowi nie jest wynagrodzeniem za pracę, lecz wynagrodzeniem za czas zwolnienia od pracy wypłacanym na zasadach obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy (§ 5 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy – Dz.U. z 2017 roku poz. 927).
Przykład 2.
Pracownik zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o zgodę na odbycie kursu języka angielskiego. Zajęcia na kursie odbywają się we wtorki i czwartki, w godzinach od 15:30 do 17:30, o czym pracownik poinformował pracodawcę. Zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy pracownik wykonuje pracę od poniedziałku do piątku, w godzinach od 7:30 do 15:30. Aby zdążyć na zajęcia, potrzebuje około pół godziny. Pracodawca wyraził zgodę na odbycie kursu przez pracownika i na zwalnianie go z części dnia pracy (końcowe 30 minut we wtorki i czwartki), aby mógł on punktualnie przybyć na zajęcia. Czas zwolnienia nie zostanie zaliczony do czasu pracy pracownika, jednak za ten czas otrzyma on wynagrodzenie.
Kiedy czas szkolenia pracownika należy wliczyć do czasu pracy?
Gdy pracodawca zobowiązuje pracownika do udziału (w charakterze słuchacza) w szkoleniu organizowanym przez pracodawcę w godzinach pracy, czas szkolenia pracownika należy wliczyć do czasu pracy.
Przykład 3.
W związku z wdrożeniem w zakładzie pracy nowego systemu informatycznego obsługującego wewnętrzny obieg dokumentów, a także wysyłanie korespondencji, wszyscy pracownicy muszą zostać zapoznani ze sposobem posługiwania się nim. Pracodawca zorganizował dla pracowników cykl szkoleń według ustalonego harmonogramu. Godziny szkoleń zamykają się w godzinach pracy wynikających z obowiązującego pracowników rozkładu czasu pracy. W tych okolicznościach czas udziału pracowników w szkoleniach zostanie zaliczony do ich czasu pracy.
Należy również wspomnieć o przypadku, w którym pracodawca poleca pracownikowi aktywny udział w szkoleniu – jego prowadzenie w charakterze prelegenta (trenera). Wówczas prowadzenie szkolenia jest wykonywaniem pracy, a zatem czas jego realizacji jest czasem pracy.
Przykład 4.
Firma konsultingowa specjalizuje się w doradztwie dla przedsiębiorców rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej. W tym celu organizuje m.in. szkolenia z zakresu tworzenia biznesplanów, prawa podatkowego i podstaw rachunkowości. Szkolenia prowadzą pracownicy wspomnianej firmy, w ramach powierzonych im obowiązków. W związku z tym czas prowadzenia szkoleń podlega wliczeniu do ich czasu pracy.
Generalnie czas udziału w szkoleniach nie jest czasem pracy, chyba że wynika to wprost z przepisu prawa (jak w przypadku szkoleń z zakresu BHP): pracownicy biorą udział w szkoleniu organizowanym przez pracodawcę w godzinach pracy lub uczestnictwo pracownika w szkoleniu polega na jego prowadzeniu (byciu prelegentem, trenerem).
