Czas pracy - jak go rozliczyć na koniec roku?

Pod koniec roku przedsiębiorcę czeka wiele zadań do wykonania. Jednym z nich jest rozliczenie czasu pracy swoich pracowników. Największe wyzwanie czeka tych, którzy przyjęli roczny okres rozliczeniowy. O tym, jak rozliczyć czas pracy na koniec roku dowiesz się z artykułu.

Czas pracy

Aby wiedzieć, jak rozliczyć czas pracy pracowników, najpierw należy poznać jego definicję. Jest to czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 Kodeksu pracy). Wynika z tego, że czasem pracy jest nie tylko faktyczne jej świadczenie, lecz także pozostawanie w gotowości do wykonywania.

Okres rozliczeniowy

To jak rozliczany jest czas pracy, zależy od ustalonego okresu rozliczeniowego, czyli okresu określającego maksymalne przeciętne normy czasu pracy. Z reguły okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc i jest najłatwiejszy do rozliczenia. Wydłużenie okresu rozliczeniowego powoduje, że rozliczenie czasu pracy komplikuje się, zwłaszcza jeżeli pracownicy wypracowują nadgodziny.

Przyjmując określony okres rozliczeniowy, warto zastanowić się, jakie jest zapotrzebowanie na pracę w ciągu roku. Najlepszym rozwiązaniem jest rozpoczęcie okresu rozliczeniowego w czasie wzmożonej pracy i zakończenie wtedy, gdy zapotrzebowanie na pracę jest mniejsze, wówczas pracownicy mogą bowiem odbierać nadgodziny. Innym rozwiązaniem jest oddanie czasu wolnego w kolejnym okresie rozliczeniowym, jednak można tego dokonać jedynie na wniosek pracownika.

Okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 Kodeksu pracy).

Normy - czas pracy

W ramach czasu pracy możemy mówić o dobowej i średniotygodniowej normie czasu pracy. Norma dobowa z reguły wynosi 8 godzin i nie może być przekraczana. Natomiast norma średniotygodniowa, która nie może być przekraczana, wynosi przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, który nie przekracza 4 miesięcy (art. 129 § 1 Kodeksu pracy).

Przekroczenie norm czasu pracy, a także przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy powoduje powstanie nadgodzin (art. 151 § 1 Kodeksu pracy). Możemy mieć do czynienia z nadgodzinami dobowymi i średniotygodniowych. O ile przekroczenia norm dobowych można ustalać na bieżąco, o tyle przekroczenia norm średniotygodniowych - dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Wówczas porównywana jest liczba godzin przepracowanych z tymi, jakie obowiązywały w danym okresie rozliczeniowym. Co istotne, określając ewentualne przekroczenia norm średniotygodniowych, nie należy uwzględniać nadgodzin dobowych, które zostały już zrekompensowane.

Co istotne, pracownicy zatrudnieni na część etatu powinni przed zatrudnieniem ustalić dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad przysługujący im wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia do dodatku do wynagrodzenia. Ustalenia powinny zostać zapisane w umowie o pracę (art. 151 § 5 Kodeksu pracy).

Rozliczenie czasu pracy na koniec roku

Rozliczając czas pracy na koniec roku, należy ustalić i ewentualnie rozliczyć wszelkie przekroczenia norm czasu pracy, zwłaszcza przekroczenia średniotygodniowe. Rozliczenia można dokonać na dwa sposoby.

Wedle pierwszego, korzystniejszego dla pracownika sposobu prezentowanego przez Państwową Inspekcję Pracy, należy:

• Od liczby godzin przepracowanych w danym okresie rozliczeniowym odjąć liczbę nadgodzin dobowych.
• Następnie od uzyskanej liczby należy odjąć liczbę godzin do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym, zgodnie z obowiązującym pracownika wymiarem czasu pracy.

Przykład 1.

Pani Monika zatrudniona jest w firmie X w ramach podstawowego systemu czasu pracy. W firmie przyjęty jest trzymiesięczny okres rozliczeniowy. W październiku 2022 r. pani Monika faktycznie przepracowała 184 godziny, w listopadzie - 176 godzin, a w grudniu - 184 godziny. Łącznie w czwartym okresie rozliczeniowym 2022 roku przepracowała 544 godziny, w tym 488 godzin wynikało z wymiaru czasu pracy. 32 godziny z tych nadgodzin były to nadgodziny dobowe, które zostały zrekompensowane poprzez udzielenie czasu wolnego. Jak ustalić przekroczenia średniotygodniowe?

• 544 (godzin faktycznie przepracowane) - 32 (nadgodziny dobowe) = 512 godzin
• 512 - 488 (godziny do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym) = 24 godziny

Pozostałe 24 godziny to nadgodziny wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej, za które należy się dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100%.

Drugi sposób, prezentowany przez resort pracy:

• Najpierw od liczby godzin przepracowanych w danym okresie rozliczeniowym należy odjąć liczbę nadgodzin dobowych.
• Od uzyskanej liczby należy odjąć iloczyn 8 godzin i liczby dni wystających poza pełne tygodnie okresu rozliczeniowego.
• Na koniec uzyskany wynik należy podzielić przez liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego. Jeżeli wynik jest wyższy niż 40 - powstały nadgodziny średniotygodniowe.

Przykład 2.

Pani Monika od października do grudnia 2022 roku przepracowała 544 godziny z czego 32 były to nadgodziny dobowe.

• 544 - 32 = 512 godzin
• 512 : 13 tygodni ~ 39,39

Wynik jest mniejszy niż 40, więc w przypadku stosowania drugiego sposobu wyliczeń nie wyszły nadgodziny średniotygodniowe, co dowodzi, że jest to sposób mniej korzystny dla pracownika.

Godziny nadliczbowe mogą zostać zrekompensowane:

• dodatkiem do wynagrodzenia w wysokości 50 lub 100% (oprócz normalnego wynagrodzenia)
• lub udzieleniem czasu wolnego (art. 151¹ i 151²Kodeksu pracy).

Dodatek do wynagrodzenia w wysokości:

• 100% wypłacany jest za nadgodziny:

• wypadające w nocy,
• wypadające w niedziele i święta niebędące dla danego pracownika dniami pracy,
• wypadające w dni wolne od pracy udzielone za pracę w niedzielę lub święto,
• wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej;

• 50% wypłacany w pozostałych przypadkach (art. 151¹ §1 i § 2 Kodeksu pracy).

Dodatki za nadgodziny dobowe są wypłacane na bieżąco wraz z wynagrodzeniem. Z kolei, tak jak zostało wspomniane wcześniej, przekroczenie normy średniotygodniowej ustalane jest dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Wówczas wypłacany jest dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia lub jeśli to możliwe udzielany jest czas wolny w kolejnym okresie rozliczeniowym. W takim przypadku czasu wolnego można udzielić jedynie na wniosek pracownika.