Fałszowanie ewidencji czasu pracy

Polski ustawodawca nakłada na pracodawców wiele różnych obowiązków, wśród nich jest m.in. konieczność poprawnego prowadzenia ewidencji czasu pracy. Co się jednak stanie, jeśli zatrudniający popełni w tym zakresie jakiś błąd lub celowo zmieni informacje w niej zawarte? Czy za swoje działania może odpowiadać karnie? W artykule przedstawiamy co grozi za fałszowanie ewidencji czasu pracy.

Czym jest ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy jest zestawieniem prowadzonym dla każdego pracownika w firmie. Obowiązek ten obciąża zatrudniającego na podstawie art. 149 Kodeksu pracy, który stanowi, że pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej godzin pracy nie ewidencjonuje się.

Dzięki ewidencji czasu pracy pracodawca może w prawidłowy sposób obliczyć wynagrodzenie każdego pracownika, a także wysokość wszelkich dodatkowych elementów pensji, takich jak np. wynagrodzenia za urlop pracowniczy lub zwolnienie chorobowe. Pokazuje to, jak bardzo istotne jest prawidłowe prowadzenie ewidencji w każdej firmie – źle zapisane dane mogą bowiem odbić się negatywnie nie tylko na kwestiach finansowych pracownika, ale także i na samym pracodawcy.

Ewidencja czasu pracy może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Pracodawca może opierać się w tym zakresie na ewidencji miesięcznej lub rocznej.

Co grozi za fałszowanie ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy może być celowo lub nieświadomie fałszowana przez pracodawcę. Powoduje to powstanie odpowiedzialności na trzech płaszczyznach:

• cywilnej, która przejawia się jako odpowiedzialność odszkodowawcza względem pracownika, którego dane zostały podane nieprawidłowo i spowodowały powstanie szkody np. w zbyt niskim wynagrodzeniu za pracę;
• prawa pracy, która może przybierać formę dodatkowej odpowiedzialności odszkodowawczej, niezależnej od odpowiedzialności cywilnej podejmowanej na zasadach ogólnych;
• karnej, która wiąże się z możliwością skazania pracodawcy za konkretne przestępstwo wskazane w przepisach Kodeksu karnego.

W przypadku odpowiedzialności cywilnej niezbędne jest wykazanie powstania szkody oraz związku przyczynowego pomiędzy nią a zachowaniem pracodawcy. Obowiązek ten spoczywa na pracowniku lub innej osobie, która została poszkodowana wskutek fałszowania ewidencji czasu pracy.

Zupełnie inaczej kształtuje się odpowiedzialność karna pracodawcy, który dopuścił się nieprawidłowości przy prowadzeniu omawianej ewidencji. Zgodnie z treścią art. 281 pkt 6 kp fałszowanie jakiejkolwiek dokumentacji pracowniczej jest traktowane jako wykroczenie, za które grozi grzywna w wysokości od 1000 do nawet 30 000 zł. Praktyka pokazuje jednak, że możliwe jest wprowadzenie znacznie bardziej surowej odpowiedzialności za tego rodzaju czyny.

Fałszowanie ewidencji czasu pracy to przestępstwo

Ewidencja czasu pracy jest dokumentem, z którego informacje mogą być wykorzystywane nie tylko przez podmioty prywatne, ale również i publiczne, np. urzędy pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub urzędy skarbowe. W praktyce oznacza to, że jeśli dane ewidencyjne zostaną sfałszowane, sprawca może odpowiadać jak za popełnione przestępstwo.

Jak stanowi art. 270 kk, kto, w celu użycia za autentyczny, podrabia lub przerabia dokument lub takiego dokumentu jako autentycznego używa, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. Tej samej karze podlega, kto wypełnia blankiet, opatrzony cudzym podpisem, niezgodnie z wolą podpisanego i na jego szkodę albo takiego dokumentu używa. W wypadku mniejszej wagi sprawca podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Kto czyni przygotowania do omawianego przestępstwa, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Przestępstwo fałszowania dokumentu może polegać na podjęciu wielu różnych czynności, najważniejsze jest jednak to, aby finalnie ewidencja czasu pracy okazała się niezgodna z rzeczywistością. Bez większego znaczenia pozostaje sposób, w jaki pracodawca dopuścił się popełnienia takiego czynu i jakimi narzędziami zamierzał osiągnąć swój cel. Motywacja zatrudniającego również nie ma istotnego znaczenia dla faktu popełnienia przestępstwa.

Pamiętajmy, że ściganie przestępstwa z art. 270 kk następuje z urzędu, stąd jeśli organ ścigania otrzyma informację o możliwości zafałszowania ewidencji czasu pracy, będzie musiał wszcząć odpowiednie postępowanie przygotowawcze, które swój finał może znaleźć na sali sądowej.

Czy pracodawca może poprawić sfałszowaną ewidencję czasu pracy?

Każdy, kto dopuścił się fałszerstwa ewidencji czasu pracy, ma możliwość jej poprawienia. Teoretycznie można w ten sposób uniknąć jakiejkolwiek odpowiedzialności prawnej, także i karnej. Warunkiem jest jednak to, aby sprawca takiego czynu dokonał poprawek odpowiednio wcześnie, tj. przed zgłoszeniem go do organów ścigania lub założeniem mu sprawy odszkodowawczej w sądzie.

Jeśli fałszerstwo omawianej dokumentacji było wynikiem błędu i nie dotyczyło zbyt szerokiego zakresu, tj. było niewielkie, istnieje szansa na to, że pracodawca nie poniesie odpowiedzialności za swoje działanie lub zaniechanie albo że będzie ona zmniejszona. Analogicznie, jeśli zatrudniający dopuszczał się celowego fałszowania lub, co gorsza, robił to w celu osiągnięcia własnych korzyści, jego odpowiedzialność może być bardzo surowa.

Jeśli ewidencja została sfałszowana przez inną osobę niż pracodawca (np. oddelegowanego pracownika lub księgowego), odpowiedzialność za zdarzenie może zostać rozciągnięta także na faktycznego sprawcę. Jeżeli zatrudniający udowodni, że fałszerstwo nie powstało wskutek jego działań lub polecenia, będzie mógł uwolnić się od przykrych konsekwencji całej sytuacji.

Kary za fałszowanie ewidencji czasu pracy – podsumowanie

Prowadzenie ewidencji czasu pracy każdorazowo obciąża pracodawcę – od jego decyzji zależy jednak, w jakiej formie będzie wykonywał tę powinność. Celowe lub nieświadome wprowadzenie błędnych danych ewidencyjnych może wiązać się nie tylko z odpowiedzialnością odszkodowawczą pracodawcy, ale także i karną – pod postacią odpowiedzialności za wykroczenie albo popełnione przestępstwo.