Firmowe oprogramowanie użytkowe o wartości powyżej 10 000 zł najczęściej jest nabywane w postaci licencji bądź praw autorskich, które stanowią wartości niematerialne i prawne. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jakie warunki muszą zostać spełnione aby zakup oprogramowania stanowił wartość niematerialną i prawną.
Zakup oprogramowania a wartość niematerialna i prawna
Przy analizie skutków podatkowych istotny może być podział programów komputerowych na oprogramowanie systemowe (operacyjne) i użytkowe. Należy zaznaczyć, że odrębną wartość niematerialną i prawną stanowi oprogramowanie użytkowe (np. oprogramowanie biurowe, finansowo-księgowe, kadrowe). Natomiast oprogramowanie operacyjne (systemowe), które jest integralną częścią zestawu komputerowego, bez którego nie może on funkcjonować samodzielnie, zwiększa wartość początkową środka trwałego (komputera lub zestawu komputerowego) i nie stanowi osobnej wartości niematerialnej i prawnej, jak ma to miejsce w przypadku programu użytkowego.
Aby można było mówić o programie komputerowym jako o wartości niematerialnej i prawnej, powinien on spełniać kilka przesłanek:
- zakup przeznaczony jest na cele firmowe,
- zakup związany jest z udzieleniem licencji lub przeniesieniem praw autorskich,
- nadaje się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania,
- przewidywany okres jego używania przekracza rok,
- jest wykorzystywany na potrzeby związane z działalnością gospodarczą, albo oddany do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze
Aby mówić o wartości niematerialnej i prawnej, muszą być spełnione łącznie wszystkie ww. warunki.
Pierwszym z warunków zaliczenia oprogramowania do wartości niematerialnych i prawnych jest jego nabycie (zakup). Należy pamiętać, że do wartości niematerialnych i prawnych nie zalicza się praw majątkowych do wytworzonego we własnym zakresie programu komputerowego. Zatem wydatki poniesione na wytworzenie programu komputerowego przeznaczonego na potrzeby firmy, typu koszty wynagrodzeń twórców tego programu, składki ZUS od tych wynagrodzeń obciążające przedsiębiorcę oraz wartość zużytych materiałów będą bezpośrednio zaliczane w ciężar kosztów podatkowych.
Dodatkowo podatnik nie może zaliczyć do wartości niematerialnych i prawnych zakupionego programu komputerowego, jeżeli transakcji nie towarzyszyło przeniesienie autorskich praw majątkowych do takiego programu lub udzielenie licencji na korzystanie z niego (o czym mówi kolejny z przytoczonych warunków). Należy zauważyć, że w przypadku zakupu oprogramowania dedykowanego, czyli opracowanego na zamówienie danej firmy, nabywane jest prawo autorskie, które w ustawie o podatku dochodowym traktowane jest jako wartość niematerialna i prawna. Podobnie traktowany jest zakup oprogramowania gotowego (przewidzianego dla szerokiego grona użytkowników) w postaci chociażby pakietów biurowych czy programów do projektowania itd. W tym przypadku jednakże nabywane jest nie prawo autorskie, a licencja (prawo do korzystania z programu komputerowego na określonych warunkach), która także stanowi odrębną wartość niematerialną i prawną.
Kolejnym warunkiem koniecznym do spełnienia, aby oprogramowanie mogło zostać uznane za wartość niematerialną i prawną jest wspominany już wcześniej przewidywany okres użytkowania oprogramowania w firmie. Należy podkreślić, że okres użytkowania przesądza o tym, czy nabyty program będzie kwalifikowany jako składnik wartości niematerialnych i prawnych, czy obciąży bezpośrednio koszty uzyskania przychodów. Zatem jeżeli przedsiębiorca z zakupionego oprogramowania będzie korzystał przez okres nie dłuższy niż rok (czyli nie zostanie spełnione kryterium okresu użytkowania), wówczas wydatek na zakup oprogramowania nie może być zaliczony do wartości niematerialnych i prawnych. W takiej sytuacji wydatki poniesione na jego nabycie należy ująć bezpośrednio w KPiR w kolumnie 13 jako Pozostałe wydatki.
Zakup oprogramowania, które stanowi wartość niematerialną i prawną a jego wartość początkowa
Przedsiębiorca, nabywając oprogramowanie komputerowe, które zgodnie z przepisami stanowi odrębną wartość niematerialną i prawną, obowiązany jest ustalić jego wartość początkową. Stanowi ją cena nabycia, do której – oprócz kwoty należnej nabywcy – należy doliczyć także wszelkie inne wydatki związane z instalacją programu i jego uruchomieniem poniesione do dnia przekazania oprogramowania do używania. Następnie kwotę tę pomniejsza się o podatek VAT, chyba że nie stanowi on podatku naliczonego bądź płatnikowi nie przysługuje możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o naliczony.
Co do zasady koszty wdrożenia polegające na uruchomieniu programu, poniesione przed przekazaniem oprogramowania do używania, które warunkują jego działanie, powiększą wartość początkową nabytego oprogramowania. Mogą to być przykładowo:
- wydatki na konfigurację systemu na potrzeby podatnika, wpisanie lub przeniesienie danych, prace testowe sprawdzające poprawność działania poszczególnych funkcji systemu (Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, 20 lutego 2008 r., ILPB3/423-262/07-2/ŁM);
- dostosowanie istniejących w jednostce procedur działania, podróże służbowe związane z wdrożeniem programu (Izba Skarbowa w Gdańsku, 23 marca 2006 r., BI/4218-0005/06).
Należy jednak zwrócić uwagę, że nie wszystkie wydatki poniesione przez przedsiębiorcę w wyniku nabycia oprogramowania dla celów działalności gospodarczej będą wpływać na wartość początkową. Do kategorii kosztów, które nie będą zwiększać wartości początkowej nabytego prawa majątkowego, można przykładowo zaliczyć koszt przeszkolenia pracowników z zakresu obsługi oprogramowania czy pomoc techniczną. Działanie to nie ma bowiem związku z procesem uruchomienia oprogramowania. Jego celem jest podniesienie kwalifikacji pracowników, którzy będą użytkować dany program. Stanowisko to potwierdza Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 25 czerwca 2015 r. (ILPB4/4510-1-132/15-2/MC).
Zatem wydatki te - jako koszty pośrednie - podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu w momencie ich poniesienia.
Zakup oprogramowania o wartości powyżej 10 000 zł a amortyzacja
Praw autorskich i licencji do programów komputerowych można w ogóle nie amortyzować, jeśli ich wartość początkowa, tj. cena nabycia (w tym także wszelkie koszty związane z nabyciem), nie przekracza kwoty 10 000 zł. W takim przypadku wydatek na nabycie tych programów zalicza się bezpośrednio do kosztów podatkowych lub dokonuje jednorazowej amortyzacji (art. 22d ust. 1 ustawy o PIT).
Przykład 1.
Pani Zuzanna zakupiła oprogramowanie do redagowania tekstów na swoja stronę internetową. Roczna opłata za korzystanie z oprogramowania to 9 000 zł brutto. Czy pani Zuzanna powinna ująć zakupione oprogramowanie jako wartość niematerialna i prawna?
Nie, z racji tego, że pani Zuzanna zakupiła wyłącznie dostęp do programu a wartość zakupu nie przekroczyła kwoty 10 000 zł, faktura zakupu powinna zostać ujęta bezpośrednio w kosztach podatkowych.
Jeśli natomiast oprogramowanie o wartości powyżej 10 000 zł zostanie przez przedsiębiorcę wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, przedsiębiorca ma obowiązek rozpocząć jego amortyzację. Pierwszego odpisu amortyzacyjnego należy dokonać w miesiącu przypadającym po miesiącu, w którym oprogramowanie zostało przeznaczone do użytku (uruchomione) w firmie.
Okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych nie może być krótszy niż 24 miesiące dla licencji (sublicencji) na programy komputerowe oraz dla praw autorskich, a zatem ze względu na ten okres stawki amortyzacyjne dla programów komputerowych nie mogą być wyższe niż 50%.
Przykład 2.
Pani Kinga kupiła dwuletnią licencję na oprogramowanie o wartości 20 000 zł brutto. Czy pani Kinga może dokonać jednorazowej amortyzacji zakupionej licencji?
Nie, ze względu na to, że wartość licencji przekracza kwotę 10 000 zł pani Kinga ma obowiązek wprowadzenia jej jako wartość niematerialną i prawną do ewidencji i amortyzowania przez minimum 24 miesiące.
Księgowanie wartości niematerialnych i prawnych w systemie wFirma.pl
W celu zaksięgowania faktury dokumentującej zakup wartości niematerialnych i prawnych w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA BEZ VAT » RODZAJ WYDATKU: ZAKUP WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH.
Więcej informacji na temat księgowania wartości niematerialnych i prawnych w systemie wFirma.pl znajduje się w artykule: Zakup wartości niematerialnych i prawnych
