Czy urząd może żądać dokumentów wychodzących poza zakres kontroli

Kontrole przeprowadzane przez urzędy mają na celu wymuszenie na przedsiębiorcach przestrzegania prawa podatkowego. Zasady kontroli (a także zakres kontroli) są uregulowane przede wszystkim w:

• Ordynacji podatkowej – jeśli chodzi o kontrolę sprawowaną przez urzędy skarbowe w zakresie prawidłowość rozliczeń z fiskusem,
• ustawie Prawo Przedsiębiorców – jeśli chodzi o kontrolę sprawowaną przez urzędników  w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej,
• ustawie o KAS – jeśli chodzi o kontrolę sprawowaną przez urzędy celno-skarbowe w zakresie przestępczości skarbowej, wyłudzeń VAT.

Czym jest kontrola?

W odpowiedzi na tytułowe pytanie może pomóc wyjaśnienie słowa „kontrola”. Wg słownika języka polskiego kontrola, to sprawdzanie czegoś, zestawienie stanu faktycznego ze stanem wymaganym. Sprawdzanie czegoś, a zatem kontrola jest przeprowadzana, aby sprawdzić coś z góry ustalonego. W tym wypadku ustalenie stanu faktycznego w ściśle określonym celu (np. prawidłowe rozliczenie VAT, spełnianie BHP).

Zakres kontroli – co może urząd skarbowy?

Urząd skarbowy rozpoczyna kontrolę podatkową dostarczeniem zawiadomienia o wszczęciu kontroli. Jednym z obowiązkowych elementów zawiadomienia, w większości przypadków, jest wskazanie zakresu kontroli.

Urząd nie może żądać dokumentów, które nie dotyczą wskazanego w zawiadomieniu zakresu kontroli. Przykładowo, jeśli zakres kontroli obejmuje sprawdzenie prawidłowości rozliczeń VAT, to urzędnik kontrolujący nie ma prawa, aby w ramach tej kontroli sprawdzać ewidencję środków trwałych oraz żądać przedstawienia tej ewidencji.

W ramach kontroli podatkowej urzędnik ma prawo m.in. do:

• wstępu do budynków;
• żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;
• zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą.

Kontrolujący może również żądać wydania powyższych dokumentów (jeśli mają związek z zakresem danej kontroli), gdy podejrzewa, że akta te prowadzone są w sposób nierzetelny, a podejrzenia te są uzasadnione. Organ może mieć uzasadnione podejrzenie, gdy zebrane podcza prowadzenia czynności lub poprzez zawiadomienie innej osoby informacje pozwalają przypuszczać na nierzetelne prowadzenie akt.

Drugim przypadkiem, kiedy kontroler może żądać wydania (a nie tylko udostępnienia) powyższych dokumentów, jest sytuacja, gdy przedsiębiorca nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem tej dokumentacji, a w szczególności, gdy nie udostępnia kontrolującym samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.

Zakres kontroli – co może urząd celno-skarbowy?

Urząd celno-skarbowy ma szersze kompetencje kontrolne niż urząd skarbowy. Kontrolę sprawuje na podstawie ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej.

Kontrolę celno-skarbową przeprowadza urzędnik na podstawie upoważnienia. W upoważnieniu wskazany jest termin rozpoczęcia i  zakończenia kontroli oraz jej zakres.

W ramach kontroli celno-skarbowej urzędnik ma prawo m.in. do:

• wstępu do budynków;
• żądania udostępniania akt, ewidencji, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli celno-skarbowej oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;
• zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą celno-skarbową;
• żądania złożenia wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli celno-skarbowej.

Ponadto naczelnik urzędu skarbowego ma prawo:

• wystąpić do kontrahentów kontrolowanego o udostępnienie dokumentów związanych z dostawą towaru lub usługi, w zakresie objętym kontrolą celno-skarbową u kontrolowanego, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności;
• wystąpić do kontrahentów kontrolowanego o udzielenie wyjaśnień związanych z dostawą towaru lub usługi w zakresie objętym kontrolą celno-skarbową.

Na podstawie powyższej listy można zauważyć, że urząd nie może żądać dokumentów niezwiązanych z przedmiotem kontroli. Tak więc, jeśli jako zakres kontroli podano na przykład sprawdzenie prawidłowości obliczania i wpłacania podatku, to urzędnik nie ma prawa do sprawdzania dokumentów związanych z prawidłową realizacją obowiązku celnego.

Przykład 1.

Do firmy XYZ w czerwcu 2018 roku doręczono upoważnienie do kontroli. Wskazano w nim m.in., że kontrola będzie obejmować sprawdzenie prawidłowości obliczania i wpłacania podatku PIT za okres od 1 stycznia 2016 roku do 30 grudnia 2017 roku. W trakcie kontroli urzędnik zażądał od podatnika, aby udostępnił mu dokumenty związane z rozliczeniem PIT za rok 2015. Czy podatnik jest zobowiązany do przedstawienia tych dokumentów?

Tak, zgodnie z art.64 ust.3 ustawy o KAS, urzędnik może żądać dokumentów za okres inny niż wskazany w zawiadomieniu, ponieważ okres przechowywania deklaracji PIT za rok 2015  jeszcze nie minął. Urzędnik ma takie prawo przy zachowaniu warunku, że dokumenty te związane są z przedmiotem kontroli.

Przykład 2.

Do firmy XYZ w czerwcu 2018 roku doręczono upoważnienie do kontroli. Wskazano w nim m.in., że kontrola będzie obejmować sprawdzenie prawidłowości obliczania i wpłacania podatku VAT za okres od 1 stycznia 2016 roku do 30 grudnia 2017 roku. W trakcie kontroli urzędnik zażądał od podatnika, aby udostępnił mu rejestry VAT sporządzone w roku 2009. Czy podatnik ma obowiązek przedstawić te dokumenty?

Nie, podatnik nie ma takiego obowiązku, ponieważ okres przechowywania rejestrów VAT z 2009 roku ustał w 2015 roku.

Jak się zachować podczas kontroli?

Przedsiębiorcy podczas kontroli mogą przyjąć różne postawy i zachowania, wśród których można wyróżnić, takie podejścia jak:

• Współpraca – działanie w zaufaniu do kontrolera i wykorzystanie kontroli do wskazania drobnych uchybień, które należy poprawić. Takie podejście sprawdza się, gdy za dane naruszenia nie grożą kary lub są one bardzo niskie.
• Ostrożność – współpraca z kontrolerem, jednak w ściśle wyznaczonym zakresie kontroli. Nie ujawnianie większej ilości informacji niż jest to wymagane.
• Obrona – sprawdzanie poprawności i zgodności z prawem działań urzędnika, składanie sprzeciwów w przypadkach uzasadnionych. Takie działanie przyda się, gdy prowadzona kontrola jest prowadzona w sposób niemerytoryczny.

Wskazówki, które mogą być przydatne dla kontrolowanego przedsiębiorcy:

1. Nieskładanie ustnych wyjaśnień na zadane pytanie. Pytania urzędników mogą wykraczać poza zakres kontroli. Gdy wyjaśnienia zostały udzielone ustnie, urząd może stwierdzić, że zostały podane dobrowolnie, a zatem urzędnik nie nadużył swoich kompetencji. Gdy podatnik spotka się z ustną prośbą o udzielenie informacji, należy poprosić o doręczenie żądania w formie pisemnej.

2. Przepisy prawa nie wskazują, jakie konkretnie dokumenty i informacje mają być udostępnione. Należy zatem dostarczyć urzędnikowi to wszystko, czego inspektor zażąda, pod warunkiem, że jest to związane z zakresem kontroli.

3. Urząd może przeprowadzać tylko jedną kontrolę w danej sprawie, chyba że ponowna kontrola ma dotyczyć okresu nieobjętego uprzednio zakończoną kontrolą.

4. Prowadzenie książki kontroli jest obowiązkiem przedsiębiorcy. Jednak może być też dokumentem, w którym potwierdzone zostaną przeprowadzone kontrole, w której można wykazać, że dana sprawa już była kontrolowana wcześniej.

5. Dokumenty, które zostały uzyskane, ale nie mają związku z kontrolą, nie są materiałem dowodowym. Nie są nim również dokumenty uzyskane po zakończeniu kontroli.

6. Urzędnik nie może żądać dokumentów, do których ma dostęp.

7. Przedsiębiorca ma prawo do wglądu do dokumentów sporządzonych przez kontrolera – dzięki temu podatnik może zapoznać się z tym, co zostało przez urzędników zapisane i jeśli się z tym nie zgadza – wyjaśnić.

8. Gdy urzędnik żąda dokumentów, które wykraczają poza zakres kontroli, przedsiębiorca ma prawo wnieść sprzeciw na czynności kontrolne.

Ponadto, jeśli kontroler żąda dokumentów, które wykraczają poza zakres kontroli, przedsiębiorca może złożyć pisma wyjaśniające do kontrolerów. Jest to szczególnie zalecane, gdy np. urzędnicy żądają wskazania danych kontrahentów, które wg przedsiębiorcy są niepotrzebne i niecelowe dla danej kontroli – np. sprawdzają prawidłowość zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych. W pismach można powołać się na ochronę danych kontrahentów i informacji przedsiębiorstwa.