Poradnik Przedsiębiorcy

Kontrola podatkowa w firmie, jej czas, miejsce i przebieg

Kontrola podatkowa ma na celu sprawdzenie, czy przedsiębiorcy wywiązują się z obowiązków narzuconych im przez prawo. Przepisy związane z przeprowadzaniem kontroli uregulowane zostały w Ordynacji podatkowej oraz w ustawie Prawo przedsiębiorców. Określają one m.in.: miejsce i czas firmowej kontroli. Gdzie i kiedy zatem powinna zostać ona przeprowadzona? Odpowiedź w niniejszym artykule.

Przebieg kontroli

Przedsiębiorca, u którego mają zostać przeprowadzone czynności kontrolne, co do zasady otrzymuje od właściwego urzędu skarbowego zawiadomienie o planowanym wszczęciu kontroli. Powinno ono zawierać między innymi jej przewidywany termin, a także termin jej zakończenia oraz zakres czynności, które będą jej podlegać. Czas firmowej kontroli powinien być więc wcześniej ustalony.

Kontrola rozpoczyna się od okazania kontrolowanemu lub osobie przez niego wyznaczonej legitymacji upoważniającej do jej przeprowadzenia przez pracowników organów kontroli oraz po doręczeniu upoważnienia do jej przeprowadzenia. Przeprowadzanie powinno się odbywać tak, aby nie zaburzać pracy kontrolowanego oraz pozostałych pracowników.

Po zakończeniu czynności kontrolujących zostaje sporządzony protokół przebiegu kontroli. Zgodnie z art. 290 § 2 zawiera on w szczególności:

  • wskazanie kontrolowanego;
  • wskazanie osób kontrolujących;
  • określenie przedmiotu i zakresu kontroli;
  • określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli;
  • opis dokonanych ustaleń faktycznych;
  • dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów;

  • ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli;
  • pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji;

  • pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez kontrolowanego o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w jej toku ujawniono nieprawidłowości, oraz skutkach niedopełnienia tego obowiązku.

Protokół przebiegu kontroli powinien być sporządzony w dwóch jednakowych egzemplarzach, z czego jeden powinien być przechowywany w dokumentacji kontrolowanego.

Miejsce przeprowadzenia kontroli

Miejsce i czas firmowej kontroli zostało szczegółowo omówione w art. 285a Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym:

Art. 285a Ordynacji podatkowej
§ 1. Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia, a w przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności – czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie. W przypadku gdy księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą kontrolowanego, kontrolowany na żądanie kontrolującego obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności.
§ 2. Przepis § 1 stosuje się również w przypadku, gdy kontrolowany prowadzi działalność w lokalu mieszkalnym.

Jak wynika z przepisu, miejscem kontroli staje się miejsce przechowywania dokumentacji działalności. Dlatego też kontrola może przebiegać w siedzibie działalności kontrolowanego, ale także może być przeprowadzona w siedzibie biura rachunkowego, jeśli dokumentacja działalności jest w nim przechowywana.

Czas firmowej kontroli

Przepisy regulują także czas firmowej kontroli. Zgodnie z nimi przebieg kontroli podatkowej powinien odbywać się w godzinach pracy lub faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego.

Kontrola powinna zostać przeprowadzona nie wcześniej niż po upływie 7 dni oraz nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia.

Może się ona rozpocząć się także przed terminem 7 dni, wyłącznie po wyrażeniu zgody przedsiębiorcy. Jeśli natomiast od zawiadomienia minie 30 dni bez wszczęcia kontroli, wówczas organ podatkowy w celu jej przeprowadzenia powinien dostarczyć kontrolowanemu nowe zawiadomienie.

Czas trwania wszystkich kontroli w ciągu danego roku kalendarzowego u danego przedsiębiorcy został określony w art. 55 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z nim  czas firmowej kontroli nie może przekraczać:

  • 12 dni roboczych u mikroprzedsiębiorców;

  • 18 dni roboczych u małych przedsiębiorców;

  • 24 dni roboczych u średnich przedsiębiorców;

  • 48 dni roboczych u pozostałych przedsiębiorców.

Należy mieć na względzie, że czas firmowej kontroli może zostać przedłużony tylko w określonych przypadkach. Mianowicie:

  • z przyczyn niezależnych od organu kontrolującego i wymaga uzasadnienia na piśmie, nie naruszając przy tym terminów określonych powyżej;

  • w przypadku, gdy w toku kontroli zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego w wysokości przekraczającej równowartość 10% kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego, jednak nie niższej niż 500 złotych, lub zawyżenie straty w wysokości przekraczającej równowartość 50% kwoty zadeklarowanej straty, jednak nie niższej niż 2500 złotych albo w przypadku ujawnienia faktu niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku – okres przedłużenia kontroli w tym przypadku nie może przekroczyć dwukrotności terminu określonego w art. 55 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Reasumując, czas firmowej kontroli powinien zostać wprost określony przez organ kontrolujący, tak aby przedsiębiorca miał czas na przygotowanie odpowiedniej dokumentacji, pracowników czy ewentualnego ustalenia osoby upoważnionej do reprezentacji kontrolowanego w czasie jego nieobecności. Ponadto należy pamiętać o przygotowaniu miejsca, gdzie odbędzie się kontrola i zadbanie o dostępność do wszystkich niezbędnych dokumentów.