Sprzeciw od kontroli ZUS – kiedy i jak go złożyć?

Ku zaskoczeniu wielu osób, aktualnie przepisy prawa dają możliwość sprzeciwienia się kontroli prowadzonej przez ZUS u przedsiębiorcy. Niewiele osób może jednak wiedzieć, jak to zrobić. To, jak wygląda sprzeciw od kontroli ZUS, wyjaśniamy poniżej.

Maksymalne terminy kontroli

Prowadzenie kontroli nie może odbywać się w sposób dowolny. Musi spełniać określone wymogi, w tym nie może przekroczyć określonego limitu czasu na jej prowadzenie. 

Przepisy określają maksymalne okresy kontroli płatnika przez ZUS. Uzależnione są one od tego, jak duży podmiot podlega kontroli. I tak kontrola może trwać:

1. u płatnika, który nie jest przedsiębiorcą, kontrola nie powinna trwać dłużej niż miesiąc, chyba że trzeba pozyskać dowody ze źródeł osobowych, opinię z innych instytucji, wówczas termin ten nie powinien przekroczyć okresu dłuższego niż 2 miesiące;

2. u płatnika, który jest przedsiębiorcą, w 1 roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać 12 dni roboczych, jeśli jest on mikroprzedsiębiorcą, czyli takim przedsiębiorcą, który w co najmniej 1 roku z 2 ostatnich lat obrotowych spełnia łącznie następujące warunki:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników,

• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec 1 z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro;

3. u płatnika, który jest przedsiębiorcą, w 1 roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać 18 dni roboczych, jeśli jest on małym przedsiębiorcą, czyli takim przedsiębiorcą, który w co najmniej 1 roku z 2 ostatnich lat obrotowych spełnia łącznie następujące warunki:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników,

• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec 1 z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro,

• nie jest mikroprzedsiębiorcą;

4. u płatnika, który jest przedsiębiorcą, w 1 roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać 24 dni roboczych, jeśli jest on średnim przedsiębiorcą, czyli takim przedsiębiorcą, który w co najmniej 1 roku z 2 ostatnich lat obrotowych spełnia łącznie następujące warunki:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników,

• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec 1 z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro,

•  nie jest mikroprzedsiębiorcą ani małym przedsiębiorcą;

5. u płatnika, który jest przedsiębiorcą, w 1 roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać 48 dni roboczych, jeśli jest on innym przedsiębiorcą niż wymienieni wcześniej.

Co obejmuje kontrola?

Kontrola ZUS obejmuje wykonywanie zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek, a w szczególności:

1. zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
2. prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS;
3. ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
4. prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
5. wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
6. dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
7. prawidłowości i rzetelność danych, informacji i oświadczeń przekazanych przez płatnika składek we wniosku o wakacje składkowe.

Upoważnienie do kontroli

Procedura kontroli jest również ściśle określona. Kontrola rozpoczyna po okazaniu przez Inspektora ZUS-u legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. 

Datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia kontrolowanemu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Kontrola może być wszczęta po okazaniu legitymacji i upoważnienia osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek, gdy płatnik jest nieobecny. Płatnik składek, a także osoba przez niego wskazana mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych.

Prowadzenie i zakończenie kontroli ZUS

W przypadku, gdy płatnik nie sprzeciwi się kontroli lub jego sprzeciw nie będzie uznany za uzasadniony, kontrola będzie prowadzona. 

Po zakończeniu kontroli sporządzany jest w 2 egzemplarzach protokół. Jeden egzemplarz otrzymuje płatnik lub osoba upoważniona do reprezentowania lub prowadzenia jego spraw.

Płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli złożyć zastrzeżenia do zawartych w nim ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. 

Zgłoszone zastrzeżenia Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek rozpatrzyć.

Protokół kontroli stanowi podstawę do wydania stosownych decyzji przez ZUS

Sprzeciw od kontroli ZUS

Przepisy prawa dopuszczają możliwość sprzeciwienia się przez płatnika składek – przedsiębiorcę kontroli. 

Przykład 1. 

W firmie pani Grażyny 25 kwietnia 2025 roku rozpoczęła się kontrola ZUS. Do kiedy może się jej ona sprzeciwić? 

Pani Grażyna ma na to 3 dni robocze, czyli do 30 kwietnia 2025 roku może złożyć sprzeciw. Gdyby w toku doszło przez przedsiębiorczynię do stwierdzenia, że kontrola jest prowadzona w sposób niezgodny z przepisami, sprzeciw może złożyć w ciągu 3 dni roboczych od wystąpienia przesłanki wskazującej na prowadzenie kontroli w sposób niezgodny z przepisami.

Forma sprzeciwu i termin do niego wniesienia

Sprzeciw wniesiony musi zostać na piśmie do ZUS-u. Ponadto o jego wniesieniu płatnik wnoszący sprzeciw zawiadamia kontrolującego na piśmie. 

Termin na rozpatrzenie sprzeciwu przez ZUS wynosi 3 dni robocze od dnia, w którym go otrzyma. Po rozpoznaniu sprzeciwu ZUS wyda postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych bądź ich kontynuowaniu. 

Przedsiębiorca ma prawo do złożenia zażalenia na to postanowienie, co również musi nastąpić w ciągu 3 dni od dnia, w którym otrzyma to postanowienie. ZUS na rozstrzygnięcie zażalenia ma 7 dni od dnia, w którym je poniesiono. 

ZUS, rozpatrując zażalenie, wyda postanowienie o:

• utrzymaniu w mocy zaskarżonego postanowienia,
• uchyleniu zaskarżonego postanowienia i odstąpieniu od czynności kontrolnych.

Od wydanego postanowienia w sprawie zażalenia płatnik składek może wnieść skargę do sądu administracyjnego. Ma na to 30 dni od daty doręczenia postanowienia o rozpatrzeniu zażalenia. Taka skarga nie wstrzymuje kontroli.

Przykład 2. 

Pan Filip 1 kwietnia 2025 roku został poinformowany o rozpoczęciu u niego w firmie przez inspektora ZUS kontroli. Jeszcze tego samego dnia złożył w ZUS sprzeciw i poinformował o tym kontrolującego. Dni mijały, a ZUS nie wydał żadnego postanowienia. Co w tej sytuacji? 

Sprzeciw został uznany za zasadny, bo nie został rozpatrzony w terminie i tym samym doszło do odstąpienia od kontroli.

Mimo wniesienia sprzeciwu organ kontroli nadal może w formie postanowienia dokonać zabezpieczenia dowodów mających związek z przedmiotem i zakresem kontroli, na czas rozpatrzenia sprzeciwu obejmującego dokumenty, informacje, próbki wyrobów oraz inne nośniki informacji, jeżeli stanowią lub mogą stanowić dowód w toku kontroli.

Podsumowanie

Podsumowując, płatnik może sprzeciwić się skutecznie kontroli ZUS. Najważniejsze tylko, aby dochować ustalonych przepisami prawa terminów do złożenia sprzeciwu i wymogów formalnych. Nierozpatrzenie sprzeciwu w terminie oznacza uznanie go za zasadny.