Niniejsze opracowanie związane jest z zagadnieniami dotyczącymi biur rachunkowych, rozliczeń i obsługi przedsiębiorców oraz przedsiębiorstw. Podpisując umowę z biurem, niejednokrotnie można oczekiwać, że będzie ono wypełniało wszelkie obowiązki związane z obsługą rachunkową, z kontaktami z urzędami skarbowymi, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, a także sprawami pracowniczymi czy udzielaniem porad. Czego nie robi biuro rachunkowe? Jakich czynności nie można jednak oczekiwać od księgowej? W jaki sposób zawierać umowy z biurami rachunkowymi? Na te i inne pytania odpowiedź zostanie udzielona w dalszej części artykułu.
Czym jest biuro rachunkowe?
Biuro rachunkowe to prowadzona w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki prawa handlowego (z wyjątkiem spółki partnerskiej) lub spółdzielni działalność, która polega na świadczeniu usług w zakresie:
- okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
- prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
- gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości;
- prowadzenia sprawozdań finansowych;
- wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.
W praktyce biura rachunkowe najczęściej są tworzone w formie jednoosobowych pozarolniczych działalności gospodarczych.
Takie osoby muszą mieć odpowiednią wiedzę, wykształcenie oraz zawartą umowę ubezpieczenia OC w związku z wykonywanym zawodem.
Umowa z biurem rachunkowym
Jeżeli przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą i w związku z nią rozlicza się z Urzędem Skarbowym, chce zdjąć z siebie część odpowiedzialności, powinien rozważyć zawarcie umowy z biurem rachunkowym.
Biuro rachunkowe zajmuje się bowiem księgowością przedsiębiorcy. W związku z tym warto skorzystać z tego, że profesjonalista będzie zajmował się sprawami księgowymi i ponosił za nie odpowiedzialność.
W umowie należy wskazać przede wszystkim strony umowy, przedmiot, zakres czynności wchodzących w skład świadczonych usług, termin przekazania niezbędnych dokumentów do biura rachunkowego oraz określić sposób kontaktowania się – telefonicznie, SMS-owo, przez WhatsApp, mailowo lub za pośrednictwem innych środków komunikacji.
Nie jest zalecane wskazywanie kontaktu za pośrednictwem Poczty Polskiej choćby z uwagi na czas doręczeń dokumentacji. Najlepszym sposobem jest albo forma SMS-a, albo wiadomości e-mail, które mogą być również przekazywane w formie zaszyfrowanych komunikatów.
Nierzadko spotyka się sytuacje, w których dokumenty do biura rachunkowego należy dostarczać samodzielnie, albo są one odbierane przez osobę prowadzącą biuro lub upoważnioną do tej czynności.
Dostarczenie dokumentów w określonym terminie jest niezbędne do wyliczenia podatków i składki ZUS, czyli najistotniejszych w okresie rozliczeniowym obowiązków przedsiębiorcy. Równocześnie informacja o wysokości składek, podatków, które mają zostać uiszczone, powinna dotrzeć do przedsiębiorcy przed upływem terminu na ich uregulowanie.
W umowie trzeba wskazać, jakie konkretnie obowiązki będzie miało biuro rachunkowe. Może to być:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych;
- prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów;
- rozliczanie podatków;
- obsługa i rozliczanie płac pracowników;
- przygotowywanie, rozliczanie, raportowanie do ZUS-u;
- prowadzenie ewidencji środków trwałych;
- przeprowadzanie analizy sytuacji finansowej;
- przygotowywanie sprawozdania finansowego.
Można wskazywać, że do obowiązków biura rachunkowego będzie należało także prowadzenie rozliczeń związanych osobiście z przedsiębiorcą, wspólnikiem, członkiem zarządu lub małżonkiem takiej osoby.
Czego nie robi biuro rachunkowe?
Pracownicy biura rachunkowego przede wszystkim nie podejmują decyzji biznesowych za swoich klientów. Jeżeli wynika to z zakresu obowiązków, mogą oni udzielać porad, wykonywać analizy, doradzać, przedstawiać plusy i minusy poszczególnych rozwiązań, natomiast nigdy nie mogą podjąć decyzji za swojego klienta.
To zawsze przedsiębiorca czy osoby decydujące w jego imieniu – zarząd, wspólnicy – podejmują decyzje biznesowe oraz za nie odpowiadają.
Przykład 1.
Pan Adrian chciałby rozszerzyć prowadzoną działalność transportową o transport szybko psujących się towarów z uwagi na zarobki, które można osiągnąć. Poprosił on biuro rachunkowe o radę, czy powinien rozpocząć taki biznes. Biuro przedstawiło mu kalkulację w zakresie nabycia odpowiednich pojazdów, ich amortyzacji, zatrudnienia dodatkowego pracownika oraz określiło potencjalne przychody, bazując na informacjach podanych przez pana Adriana. Wskazano mu, że ostateczna decyzja należy do niego.
Biuro rachunkowe ani księgowa nie planują również strategii biznesowej, kierunków rozwoju, a jedynie mogą dostarczać informacji finansowych istotnych dla planowania strategicznego. Nie zajmują się oni jednak tworzeniem strategii biznesowej dla klienta.
Nie podejmują oni również decyzji inwestycyjnych, ponieważ są one związane z finansami firmy i pozostają w gestii jej właściciela, wspólników lub zarządu. Biuro rachunkowe dostarcza dane, na podstawie których to klient samodzielnie musi podjąć decyzje inwestycyjne.
Biuro rachunkowe nie udziela również porad prawnych – w tym zakresie należy zwrócić się do radcy prawnego, adwokata czy doradcy podatkowego. Biuro nie powinno udzielać porad w tym zakresie, gdyż mimo doświadczenia nie ma ku temu uprawnień i mogłoby wprowadzać w błąd swoich klientów. W przypadku wątpliwości czy nieprawidłowości powołanie się przez przedsiębiorcę na fakt uzyskania pozytywnej dla niego opinii od biura rachunkowego nie będzie w żadnym wypadku wiążące czy wskazujące na zachowanie przez niego należytej staranności. Nie będzie to brane pod uwagę.
Księgowe ani biuro rachunkowe nie podejmują żadnych działań, które można określić jako etycznie wątpliwe. Biura rachunkowe działają zgodnie z:
- przepisami prawa,
- zasadami etyki zawodowej,
- zasadami współżycia społecznego.
Biura rachunkowe nie mogą podejmować działań nieetycznych, takich jak fałszowanie dokumentów, antydatowanie ich, podrabianie podpisów, wprowadzanie w błąd organów, w szczególności urzędu skarbowego czy ZUS-u.
Przykład 2.
Pan Wiktor przesłał do biura rachunkowego faktury zakupowe, z których wynika, że w swojej działalności gospodarczej – sklepie z biżuterią – zakupił wannę, pralkę i liczne środki do pielęgnacji ubrań. Księgowa w odpowiedzi wskazała, że nie może ich uznać, gdyż jest to niezgodne z jego działalnością gospodarczą i Urząd Skarbowy zakwestionuje te koszty. Jednak pan Wiktor na to nalegał, aby obniżyć podatki. W takiej sytuacji księgowa ma obowiązek zanegowania działań swojego klienta i może odmówić ich dokonania.
Powyższe zasady będą obowiązywały w każdym biurze rachunkowym bez względu na treść umowy. Nigdy bowiem księgowa nie weźmie odpowiedzialności za decyzje biznesowe w przedsiębiorstwie, a poza doradztwem w tym zakresie nie będzie ich podejmowała.
Warto zauważyć, że specyfika świadczonych usług może się różnić w zależności od konkretnego biura rachunkowego. Klienci powinni zawsze sprawdzić zakres usług oferowanych przez konkretne biuro i jasno określić, co do nich należy, a co nie.
Księgowa, jeżeli umowa jej do tego nie obliguje, nie zweryfikuje np. rozliczenia rocznego małżonka przedsiębiorcy, nie sprawdzi, czy korzystniejsze będzie wspólne rozliczenie podatkowe małżonków, czy też odrębne. Taka czynność, jeżeli nie jest zawarta w umowie, będzie najprawdopodobniej dodatkowo płatna.
Jeżeli w umowie nie będzie wskazane, że biuro rachunkowe zajmuje się kwestiami kadrowymi, rozliczeniami z ZUS-em, to księgowa będzie mogła odmówić wykonania jakichkolwiek czynności w tym zakresie, choćby przyjęcia pełnomocnictwa do tych czynności.
Warto uzgodnić zakres obowiązków w chwili podpisywania umowy, aby nie rozczarować się w trakcie jej trwania, gdy księgowa zwróci uwagę, że coś wykracza poza zakres jej obowiązków i będzie trzeba aneksować umowę, co najczęściej będzie się wiązało ze zwiększeniem wynagrodzenia księgowej.
Jeżeli przedsiębiorca nie zadba o to, aby biuro rachunkowe zajmowało się sprawami kadrowymi, będzie musiał w tym zakresie zaangażować inny podmiot – zatrudnić kadrową albo rozszerzyć zakres obowiązków biura rachunkowego. Każdorazowo będzie się to łączyć albo z aneksowaniem umowy z biurem, albo z poszukiwaniem innego podmiotu w zasadzie „na cito”, gdyż w sprawach kadrowych zazwyczaj zmiany i niezbędność podejmowania czynności mogą być dynamiczne.
Warto zatem zadbać o to, aby czynności, które chcemy zlecić biuru rachunkowemu, były w zakresie jego działania i aby nie odmówiło ono ich wykonania.
