Niezdolność do pracy a dowody ją stwierdzające

Niezdolność do pracy z powodu choroby to nic nadzwyczajnego – prawdopodobnie każdy pracownik był zmuszony kiedyś zaprzestać wykonywania obowiązków służbowych wskutek pogorszenia się stanu zdrowia. Okres absencji chorobowej podlega usprawiedliwieniu, pod warunkiem jednak, że osoba zatrudniona dysponuje odpowiednim zaświadczeniem lekarskim. Jakie dokumenty są zatem wymagane w przypadku przerwy w aktywności zawodowej spowodowanej chorobą – piszemy na ten temat poniżej.

Dowody potwierdzające niezdolność do pracy z powodu choroby – podstawa prawna

Jeżeli mówimy o dokumentowaniu prawa do zasiłków chorobowych, czyli o dowodach stwierdzających niezdolność danej osoby do pracy spowodowanej chorobą, należy odwołać się do przepisów Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2022 r. poz. 1732), zwanej dalej „ustawą zasiłkową”.

Zobacz też:

Zasiłek chorobowy a niezdolność do pracy powstała po ustaniu zatrudnienia

Ogólne zasady dokumentowania prawa do zasiłków chorobowych

Kwestie dokumentowania prawa do zasiłków chorobowych zostały uregulowane w art. 53 ustawy zasiłkowej.

Przy ustalaniu prawa do zasiłków i ich wysokości dowodami potwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego, wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne, albo konieczność osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, są zaświadczenia lekarskie wskazane w odpowiednich przepisach ustawy zasiłkowej (art. 55 ust. 1 i art. 55a ust. 7) bądź wydruk zaświadczenia lekarskiego.

W odniesieniu do ciężarnej pracownicy przewidywaną datę porodu określa zaświadczenie wystawione przez lekarza na zwykłym druku, natomiast datę porodu dokumentuje się skróconym odpisem aktu urodzenia dziecka.

Z kolei przyczynę niemożności wykonywania pracy wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz niezdolności do pracy wskutek poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów określa zaświadczenie wystawione przez lekarza na zwykłym druku (art. 53 ust. 3 ustawy zasiłkowej).

Zaświadczenie lekarskie wystawiane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego

Poza wymienionymi wyżej wyjątkami wystawianie zaświadczeń potwierdzających czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego, wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne, albo konieczność osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, następuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS.

Jak wynika z art. 55 ust. 1 ustawy zasiłkowej, zaświadczenie lekarskie jest wystawiane zgodnie ze wzorem ustalonym przez ZUS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez Zakład, w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego we wspomnianym systemie teleinformatycznym.

Wystawiający zaświadczenie lekarskie przekazuje ten dokument na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS-u. Stosownie do brzmienia art. 55 ust. 3 ustawy zasiłkowej zaświadczenie lekarskie zawiera:

identyfikator i datę wystawienia zaświadczenia lekarskiego;
dane ubezpieczonego: pierwsze imię, nazwisko, numer PESEL, albo serię i numer paszportu i datę urodzenia, jeżeli nie nadano numeru PESEL, oraz adres miejsca pobytu ubezpieczonego w czasie trwania niezdolności do pracy;
dane płatnika składek: numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub numer PESEL albo serię i numer paszportu, jeżeli nie ma obowiązku posługiwania się NIP-em i nie nadano numeru PESEL, oraz rodzaj identyfikatora płatnika składek;
imię, nazwisko i numer prawa wykonywania zawodu wystawiającego zaświadczenie lekarskie oraz adres miejsca udzielania świadczeń zdrowotnych;
okres orzeczonej czasowej niezdolności do pracy, w tym okres pobytu w szpitalu;
informacje o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłku chorobowego lub jego wysokość, podane z zastosowaniem kodów literowych oznaczających rodzaj niezdolności do pracy;
wskazania lekarskie – odpowiednio: chory powinien leżeć albo chory może chodzić;
okres zwolnienia od wykonywania pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny, datę urodzenia tego członka rodziny i stopień jego pokrewieństwa lub powinowactwa z ubezpieczonym;
numer statystyczny choroby ubezpieczonego ustalony według Międzynarodowej Statystycznej Klasyfikacji Chorób i Problemów Zdrowotnych;
oznaczenie instytucji, w której ubezpieczony został zgłoszony do ubezpieczenia.

Zaświadczenie lekarskie wystawione w formie wydruku z systemu teleinformatycznego

Może się zdarzyć, że zaświadczenie lekarskie stwierdzające niezdolność do pracy nie może być wystawione w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – do takich okoliczności odwołano się w art. 55a ust. 7 ustawy zasiłkowej. Dotyczy to przypadku, gdy wystawienie zaświadczenia lekarskiego w formie wspomnianego dokumentu nie jest możliwe, w szczególności w razie braku możliwości dostępu do internetu lub braku możliwości podpisania zaświadczenia lekarskiego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez ZUS.

W razie wystąpienia wyżej opisanych okoliczności wystawiający zaświadczenie lekarskie – w dniu badania – przekazuje ubezpieczonemu to zaświadczenie na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS, zawierające dane i informacje wskazane w art. 55 ust. 3 pkt 1–8 i 10 ustawy zasiłkowej, opatrzone jego pieczątką i podpisem.

Warto dodać, że z przepisu art. 55a ust. 8 ustawy zasiłkowej jednoznacznie wynika, że ubezpieczony jest obowiązany przekazać wystawiającemu zaświadczenie lekarskie dane i informacje w zakresie niezbędnym do wystawienia takiego dokumentu.

Zaświadczenie lekarskie wystawione na żądanie ubezpieczonego w formie wydruku

W codziennej praktyce mogą zaistnieć inne niż dotychczas przedstawione okoliczności, które będą stanowić uzasadnienie do wystawienia zaświadczenia lekarskiego w formie wydruku z systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS. Przesłanki wystawienia zaświadczenia lekarskiego w takim trybie zostały wskazane w art. 55a ust. 6 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z tym zapisem wystawiający zaświadczenie lekarskie przekazuje ubezpieczonemu wydruk tego dokumentu z systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS:

na żądanie ubezpieczonego oraz
w przypadku gdy z informacji udostępnionych na profilu informacyjnym wystawiającego zaświadczenie lekarskie wynika, że płatnik składek nie posiada profilu informacyjnego płatnika składek, o którym mowa w art. 58 ust. 1 ustawy zasiłkowej, czyli narzędzia w systemie informatycznym umożliwiającego ZUS-owi udostępnienie płatnikowi zaświadczenia lekarskiego.

Wystawione w tym trybie zaświadczenie lekarskie powinno obejmować dane i informacje wymienione w art. 55 ust. 3 pkt 1–8 i 10 ustawy zasiłkowej (wcześniej w niniejszym tekście przytoczono katalog składników zaświadczenia), z pominięciem numeru statystycznego choroby ubezpieczonego ustalonego według Międzynarodowej Statystycznej Klasyfikacji Chorób i Problemów Zdrowotnych.

Ponadto w zaświadczeniu lekarskim w formie wydruku wystawiający umieszcza swój podpis i pieczątkę.

Szczegółowe zasady postępowania w przedmiocie wystawiania zaświadczeń lekarskich określono w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 roku w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim (Dz.U. poz. 2013).

Jakie wyróżniamy dowody stwierdzające niezdolność do pracy? Podsumowanie

Dowodami potwierdzającymi niezdolność pracownika do wykonywania pracy są dokumenty wyszczególnione w przepisach ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Generalnie zaświadczenie lekarskie wystawia się w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez ZUS. Jednak w przypadku ciężarnej pracownicy przewidywaną datę porodu określa zaświadczenie wystawione przez lekarza na zwykłym druku. Zaświadczenie wystawione w taki sposób dotyczy również nieobecności w pracy osób będących dawcami, związanej z pobraniem komórek, tkanek i narządów. W pewnych okolicznościach dokument może być wystawiony w postaci wydruku z systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Polecamy:

Korekta rocznej składki zdrowotnej - najważniejsze informacje