Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty wysyłki w KPIR, czyli Księdze Przychodów i Rozchodów

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, pamiętaj o tym, że koszty transportu, czy też koszty wysyłki, powinny być ewidencjonowane w księdze przychodów i rozchodów. Dowiedz się, jak w sposób prawidłowy zaksięgować koszty wysyłki w KPIR.

Zdarzenia gospodarcze w KPiR

KPiR jest ewidencją przychodów i rozchodów. Oznacza to, że podatnik zapisuje w niej dokonaną sprzedaż, a także koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, które są związane z prowadzoną działalnością. Wygląd i zawartość księgi są ściśle określone przez rozporządzenie Ministra Finansów. KPiR składa się ona zawsze z 16 kolumn:

  • kolumna nr 1 - numer porządkowy operacji,
  • kolumna nr 2 - data wykonania operacji,
  • kolumna nr 3 - nazwa oraz numer dowodu księgowego,
  • kolumna nr 4 - dane kontrahentów,
  • kolumna nr 5 - adres kontrahenta,

  • kolumna nr 6 - opis operacji, np. “zakup kwiatów październik”,
  • kolumna nr 7 - wartość przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i usług,
  • kolumna nr 8 - wszystkie przychody, które są zaliczane do przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, ale nie są przychodami ze sprzedaży towarów i usług, np. kary umowne,
  • kolumna nr 9 - zsumowanie wartości przychodów (7+8)
  • kolumna nr 10 - wpisy dotyczące zakupów materiałów podstawowych oraz towarów handlowych w cenie zakupu,
  • kolumna nr 11 - koszty związane z zakupem towarów i materiałów handlowych np. koszty transportu,
  • kolumna nr 12 - informacje o wynagrodzeniu dla pracowników podatnika w kwocie brutto,
  • kolumna nr 13 - koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, które nie są związane z zakupem towarów (materiałów) kosztami ubocznymi zakupu oraz wynagrodzeniami pracowników, np. opłaty za czynsz,
  • kolumna nr 14 - suma kosztów (12 + 13),
  • kolumna nr 15 - zaszłości gospodarcze (o ile występują),
  • kolumna nr 16 - koszty BR o których mowa w art. 26e ustawy o PIT
  • kolumna nr 17 - uwagi dodatkowe informacje o prowadzonej działalności, np. uzyskane dotacje unijne.

Praktyka pokazuje, że przedsiębiorcy mają problemy z właściwym zaklasyfikowaniem pozostałych kosztów uzyskania przychodów w księdze przychodów i rozchodów. Kłopotliwe jest odróżnienie kosztów związanych z zakupem towarów i materiałów handlowych od kosztów ubocznych prowadzonej działalności.

Koszty wysyłki w KPiR

Do kosztów związanych z zakupem towarów i materiałów można zaliczyć przykładowo:

  • koszty transportu,
  • koszty załadunku i wyładunku,
  • koszty przesyłki,
  • koszty ubezpieczenia w drodze.

Wydatki te księguje się zawsze w 11. kolumnie. Natomiast pozostałe wydatki będące kosztami uzyskania przychodów umieszcza się w kolumnie 13. Są to np.:

  • wydatki na media (czynsz, ogrzewanie, prąd),
  • ubezpieczenie społeczne,
  • wydatki związane z eksploatacją samochodu,
  • amortyzacja środków trwałych.

Rozróżnienie kolumn 11 i 13 w księdze przychodów i rozchodów ma tutaj kluczowe znaczenie. Jak widać, obie kolumny służą księgowaniu kosztów pośrednich. Najłatwiej zapamiętać, że kolumna 11 jest zarezerwowana dla kosztów ściśle związanych z zakupem towarów handlowych, natomiast 13 to koszty umożliwiające prowadzenie działalności albo z niej wynikające.

Ważne!

Usługi podwykonawców są mylnie traktowane jak zakup materiałów handlowych i błędnie księgowane w kol. 10. A przecież zakup usługi obcej powinien być księgowany w kol. 13 jako "Pozostałe wydatki".

Warto pamiętać, że koszty te rozlicza się na podstawie dokumentów księgowych, np. faktur. Przedsiębiorca musi być przygotowany na kontrolę tychże dokumentów.

Jeżeli księgę przychodów i rozchodów prowadzi biuro rachunkowe, zapisy dokonywane są na podstawie dowodów przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Przykład 1.

Przedsiębiorca handluje zbiornikami paliwa do samochodów osobowych, kupuje je u producenta, który wysyła je kurierem.

Koszty przesyłki kurierskiej należy zaksięgować w kolumnie 11, koszt zbiornika w 10.