Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty wysyłki w KPIR, czyli Księdze Przychodów i Rozchodów

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, pamiętaj o tym, że koszty transportu czy też koszty wysyłki powinny być ewidencjonowane w księdze przychodów i rozchodów. Dowiedz się, jak w sposób prawidłowy zaksięgować koszty wysyłki w KPiR.

Zdarzenia gospodarcze w KPiR

KPiR jest narzędziem księgowym służącym do ewidencji przychodów i rozchodów. Oznacza to, że podatnik zapisuje w niej dokonaną sprzedaż, a także koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, które są związane z prowadzoną działalnością. Wygląd i zawartość księgi są ściśle określone przez rozporządzenie Ministra Finansów. KPiR składa się zawsze z 17 kolumn:

  • kolumna nr 1 – numer porządkowy operacji,
  • kolumna nr 2 – data wykonania operacji,
  • kolumna nr 3 – nazwa oraz numer dowodu księgowego,
  • kolumna nr 4 – imię i nazwisko (nazwa) kontrahenta,
  • kolumna nr 5 – adres kontrahenta,
  • kolumna nr 6 – opis operacji, np. „zakup kwiatów październik”,
  • kolumna nr 7 – wartość przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i usług,
  • kolumna nr 8 – wszystkie pozostałe przychody, które są zaliczane do przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, ale nie są przychodami ze sprzedaży towarów i usług, np. kary umowne,
  • kolumna nr 9 – zsumowanie wartości przychodów (7 + 8)
  • kolumna nr 10 – wpisy dotyczące zakupu materiałów podstawowych oraz towarów handlowych w cenie zakupu,
  • kolumna nr 11 – koszty uboczne zakupu towarów i materiałów handlowych np. koszty transportu czy rozładunku
  • kolumna nr 12 – informacje o wynagrodzeniu dla pracowników podatnika w kwocie brutto,
  • kolumna nr 13 – koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, które nie są związane z zakupem towarów (materiałów), kosztami ubocznymi zakupu oraz wynagrodzeniami pracowników, np. opłaty za czynsz,
  • kolumna nr 14 – suma kosztów (12 + 13),
  • kolumna nr 15 – zaszłości gospodarcze (o ile występują),
  • kolumna nr 16 – koszty BR, o których mowa w art. 26e ustawy o PIT,
  • kolumna nr 17 – uwagi, dodatkowe informacje o prowadzonej działalności, np. uzyskane dotacje unijne.

Praktyka pokazuje, że przedsiębiorcy mają problemy z właściwym zaklasyfikowaniem pozostałych kosztów uzyskania przychodów w księdze przychodów i rozchodów. Kłopotliwe jest odróżnienie kosztów ubocznych ściśle związanych z zakupem towarów i materiałów handlowych od pozostałych kosztów związanych z prowadzoną działalnością.

Koszty związane z zakupem towarów i materiałów handlowych w KPiR

Do kosztów ubocznych związanych z zakupem towarów i materiałów można zaliczyć przykładowo:

  • koszty transportu,
  • koszty załadunku i wyładunku,
  • koszty przesyłki,
  • koszty ubezpieczenia w drodze.

Te koszty księguje się zawsze w 11. kolumnie KPiR – koszty uboczne zakupu.

Przykład 1.

Pan Jarosław dokonał zakupu części samochodowych, którymi będzie handlował w swoim sklepie. Na otrzymanej fakturze od kontrahenta widnieje pozycja „Koszty wysyłki”. Jak prawidłowo księguje się taką fakturę w KPiR?

Części samochodowe stanowią towary handlowe, dlatego księgujemy je w kolumnie 10 KPiR – Zakup towarów handlowych i materiałów, natomiast koszty wysyłki towarów ujmujemy w kolumnie 11, ponieważ stanowią koszty uboczne zakupu.

Pozostałe wydatki będące kosztami uzyskania przychodów umieszcza się w kolumnie 13. Są to np.:

  • wydatki na media (czynsz, ogrzewanie, prąd),
  • ubezpieczenie społeczne,
  • wydatki związane z eksploatacją samochodu,
  • amortyzacja środków trwałych
  • zakupione wyposażenie
  • wydatki związane z użytkowaniem pojazdu.

Przykład 2.

Pani Jolanta zakupiła artykuły biurowe do firmy, które nie są towarem do dalszej odsprzedaży. Paczkę dostarczył kurier. Sprzedawca umieścił na fakturze opłatę za usługę kurierską w kwocie 20 zł. Jak zaksięgować fakturę w księdze przychodów i rozchodów?

Fakturę za zakup towarów, które stanowią pozostałe wydatki przedsiębiorstwa, księgujemy w kolumnie 13 łącznie z opłatą za usługę kurierską.

Szczególnym przypadkiem jest sytuacja, gdzie za dokonaną transakcję otrzymujemy dwie osobne faktury – za zakup towarów oraz za usługę transportową.

Przykład 3.

Przedsiębiorca otrzymał dwie faktury za zakup artykułów spożywczych, którymi handluje. Jedna dotyczy artykułów na sprzedaż, natomiast druga – transportu. Jak ująć oba wydatki w KPiR?

W tej sytuacji przedsiębiorca księguje osobno obie faktury. Towary ujmuje w kolumnie 10 – zakup towarów handlowych i materiałów, a osobno fakturę za usługę transportową księguje do kolumny 13 – pozostałe wydatki.

Rozróżnienie kolumn 11 i 13 w księdze przychodów i rozchodów ma tutaj kluczowe znaczenie. Jak widać, obie kolumny służą księgowaniu kosztów pośrednich. Najłatwiej zapamiętać, że kolumna 11 jest zarezerwowana dla kosztów ściśle związanych z zakupem towarów handlowych i surowców przeznaczonych do produkcji, natomiast 13 to koszty umożliwiające prowadzenie działalności albo z niej wynikające.Wysyłka lub transport towarów handlowych i surowców stanowi koszt uboczny zakupu i jest ujmowany w kolumnie 11 KPiR – Koszty uboczne zakupu.
Usługa transportowa ujęta na osobnej fakturze stanowi pozostały koszt przedsiębiorstwa i księguje się ją w kolumnie 13 – Pozostałe wydatki.
Warto pamiętać, że wydatki rozlicza się na podstawie dokumentów księgowych, np. faktur. Przedsiębiorca musi być przygotowany na kontrolę tychże dokumentów.

Jeżeli księgę przychodów i rozchodów prowadzi biuro rachunkowe, zapisy dokonywane są na podstawie dowodów przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Dokumenty muszą zostać ujęte w porządku chronologicznym.

Jak zaksięgować fakturę za zakup towarów + koszty wysyłki?

W systemie wFirma.pl fakturę za zakup towarów oraz materiałów z kosztami przesyłki zaksięgujemy poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT).

koszty wysyłki

Jako rodzaj wydatku wybieramy ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH. Uzupełniamy wartość netto zakupionych towarów. System automatycznie obliczy podatek VAT i wartość brutto.

koszty wysyłki

 

Następnie wybieramy kolejny rodzaj wydatku KOSZTY UBOCZNE ZAKUPU, który obejmuje kwotę usługi wysyłki czy transportu.

koszty wysyłkiW przypadku księgowania pozostałych kosztów przedsiębiorstwa jako rodzaj wydatku wybieramy INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ. Wydatek ten będzie obejmował kwotę zarówno zakupionych przedmiotów, jak i koszty transportu.
W ten sam sposób zaksięgujemy fakturę za samą usługę transportu.

koszty wysyłki