Poradnik Przedsiębiorcy

Księgowanie faktury na przełomie roku - jak poprawnie ująć w KPiR?

Proszę o pomoc w poprawnym zaksięgowaniu dwóch faktur zakupu, jednej wystawionej przez Pocztę Polską 7 stycznia 2020 r., sprzedaż nastąpiła 31 grudnia 2019 r., a fakturę otrzymałam dopiero 12 stycznia 2020 r., oraz drugą wystawioną 8 stycznia 2020 r. przez hurtownię na zakup towarów. Nadmienię, że towar otrzymałam w grudniu 2019 r. W jaki sposób powinno zostać dokonane księgowanie faktury na przełomie roku?

Iwona, Wrocław

 

Księgowanie faktury na przełomie roku w KPiR zależy przede wszystkim od przyjętej przez Panią metody rozliczania kosztów. Podatnicy prowadzący KPiR koszty mogą rozliczać na podstawie:

 

  • metody kasowej (uproszczonej),
  • metody memoriałowej.

Każda z tych metod charakteryzuje się innym momentem ujęcia kosztu w KPiR. Tak więc w przypadku stosowania metody kasowej koszty podlegają ujęciu w KPiR w dacie poniesienia rozumianej jako data wystawienia faktury (rachunku). Zgodnie bowiem z art. 22 ust. 4 ustawy o PIT koszty uzyskania przychodów potrąca się w roku podatkowym, w którym zostały poniesione, bez względu na to, jakiego okresu dotyczą.

Przykład 1.

Pani Jolanta ewidencjonuje koszty na podstawie metody kasowej. W grudniu 2019 r. poniosła wydatki związane z zakupem materiałów biurowych. Faktura wystawiona jest z datą wystawienia – 14 stycznia 2020 r. W jakiej dacie powinna ująć koszt w KPiR?

Z uwagi na stosowanie metody kasowej rozliczania kosztów pani Jolanta koszt powinna ująć go w KPiR w dacie 14 stycznia 2020 r. (zgodnie z datą wystawienia faktury).Metody kasowej rozliczania kosztów w KPiR nie należy mylić z metodą kasową stosowaną w podatku VATMetoda memoriałowa jest bardziej skomplikowana w porównaniu do metody kasowej. Przepisy art. 22 ust. 5–5c oraz ust. 6 ustawy o PIT wskazują, że w przypadku stosowania metody memoriałowej koszty należy ujmować w KPiR w okresie, którego dotyczą, przy czym rozróżniono podział na dwie grupy kosztów:

  • koszty bezpośrednie, czyli takie, które dotyczą podstawowej działalności danego przedsiębiorstwa. Wśród nich wyszczególnić można zakup towarów handlowych, materiałów oraz wynagrodzenia pracowników;
  • koszty pośrednie, czyli niezwiązane bezpośrednio z głównym przedmiotem działalności. Do kosztów tych zaliczyć należy wszelkie koszty związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, takie jak najem lokalu, polisy ubezpieczeniowe, zakup paliwa czy przykładowo opłaty za media.

Koszty bezpośrednio związane z głównym przedmiotem prowadzonej działalności należy ujmować w tym roku podatkowym, w którym osiągnięto przychody z nimi związane.Co do kosztów pośrednich podlegają one ujęciu w KPiR w dacie wystawienia faktury (rachunku), analogicznie jako koszty rozliczane metodą kasową. Różnicą natomiast jest sposób ujęcia kosztów, które dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy. W takiej sytuacji należy dokonać proporcjonalnego wyliczenia, jaka wartość kosztu podlega ujęciu w danym roku podatkowym. Proporcję można wyliczyć przy uwzględnieniu wysokości świadczeń lub okresu, do którego koszt się odnosi (okres obowiązywania). 

Przykład 2.

Pan Jarosław rozlicza koszty metodą memoriałową. W grudniu 2019 r. kupił polisę ubezpieczeniową o wartości 2400 zł obejmującą okres 1 grudnia 2019–30 listopada 2020 r. W jaki sposób powinien on ująć koszt w KPiR i na podstawie jakiego dokumentu?

Pan Jarosław powinien ująć w KPiR koszt w odpowiedniej proporcji:

  • grudzień 2019 r. – 2400 / 12 = 200 zł
  • styczeń 2020 r. – 2200 zł 

Ponadto koszt powinien zostać ujęty w KPiR na podstawie dokumentu polisy.

Przykład 3. 

Pan Łukasz rozlicza koszty metodą memoriałową. 3 grudnia otrzymał fakturę za prąd o łącznej wartości 300 zł za 3 miesiące od grudnia 2019 r. do 29 lutego 2020 r. W jaki sposób powinien dokonać ujęcia wydatku w KPiR w przypadku stosowania metody kasowej, a jak przy metodzie memoriałowej?

  1. Metoda kasowa: ujęcie wydatku w dacie wystawienia faktury, czyli 3 grudnia 2019 r.
  2. Metoda memoriałowa: ujęcie wydatku w grudniu 2019 r. w proporcjonalnej do okresu wartości – 100 zł oraz w styczniu 2020 r. w wartości 200 zł.

Księgowanie faktury na przełomie roku, w sposób szczególny, ma zastosowanie w odniesieniu do towarów handlowych i materiałów podstawowych, niezależnie od stosowanej metody rozliczania kosztów. Zgodnie z § 16 ust. 1 Rozporządzenia z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi, z zastrzeżeniem § 27, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży”. Analogicznie do powyższego, w sytuacji gdy zakupione towary handlowe lub materiały zostaną dostarczone do przedsiębiorcy w grudniu, natomiast faktura zakupu zostanie wystawiona dopiero w styczniu roku kolejnego – zgodnie z przepisami sprzedawca ma czas na wystawienie faktury do 15. dnia kolejnego miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce zapłata lub dokonano dostawy. W powyższej sytuacji, mimo braku faktury zakupu, przedsiębiorca zobowiązany jest do udokumentowania otrzymanych towarów w formie szczegółowego opisu, który powinien zawierać:

  • imię i nazwisko (nazwę firmy) oraz adres sprzedawcy,
  • ilość i rodzaj danego towaru handlowego/materiału podstawowego,
  • cenę jednostkową netto danego towaru/materiału,
  • podsumowanie wartości netto.

Wówczas na podstawie sporządzonego szczegółowego opisu należy dokonać zapisu w dacie dostawy towarów w KPiR.

Przykład 4.

Pan Jacek rozlicza koszty na podstawie metody kasowej. 1 grudnia 2019 r. zakupił i otrzymał towar. Faktura została wystawiona dopiero 11 stycznia 2020 r. W jakiej dacie pan Jacek powinien ująć wydatek w KPiR?

Metoda rozliczania kosztów nie ma znaczenia w przypadku zakupu towarów handlowych. Zgodnie z tym pan Jacek powinien ująć koszt zakupionych towarów 1 grudnia 2019 r., ponieważ w tym dniu otrzymał je od sprzedawcy. Na wartość otrzymanego towaru powinien sporządzić szczegółowy opis i na jego podstawie ująć towar w KPiR. W tym przypadku data wystawienia faktury nie ma znaczenia. 

W odniesieniu do terminu odliczenia podatku VAT wskazać należy, że zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy”.

Zgodnie z powyższym podatek VAT naliczony, wykazany na fakturze zakupu, otrzymany w styczniu podlega ujęciu w styczniowej deklaracji VAT oraz JPK_VAT. W przypadku, gdy podatnik nie dokona odliczenia VAT w styczniu, prawo do odliczenia przysługiwać będzie odpowiednio w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych w przypadku rozliczeń miesięcznych – w lutym lub marcu.

Księgowanie faktury na przełomie roku w systemie wFirma.pl

Podatnicy prowadzący księgowość z pomocą systemu wFirma.pl mogą w systemie oznaczyć sposób rozliczania kosztów w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY, gdzie w sekcji METODA ROZLICZANIA KOSZTÓW należy zaznaczyć odpowiednio KASOWA lub MEMORIAŁOWA.

księgowanie faktury na przełomie roku

Księgowania faktury zakupu na podstawie wybranej metody rozliczania kosztów dokonuje się w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT).księgowanie faktury na przełomie roku

Po zapisaniu wydatek zostanie ujęty w odpowiedniej kolumnie KPiR oraz w rejestrze zakupów VAT.

W przypadku stosowania metody memoriałowej podczas księgowania wydatku podatnik ma możliwość określenia okresu, którego koszt dotyczy poprzez zaznaczenie opcji RMK.księgowanie faktury na przełomie roku

Zgodnie z takim wprowadzeniem koszt ujęty zostanie w KPiR automatycznie proporcjonalnie do okresu, którego dotyczy.