Poradnik Przedsiębiorcy

Koszt przeglądu samochodu - czy może stanowić koszt firmowy?

Każdy właściciel pojazdu samochodowego ma obowiązek przedstawiać go do badania technicznego. Czy koszt przeglądu samochodu może stanowić koszt działalności? Czy z faktury za badanie techniczne pojazdu można odliczyć VAT? Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się więcej!

Obowiązkowy przegląd samochodu

O tym, kiedy obowiązkowo powinno być przeprowadzane okresowe badanie techniczne samochodu osobowego, samochodu ciężarowego o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 t, motocykla lub przyczepy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 t,  mówi art. 81 ust. 6 ustawy Prawo o ruchu drogowym. Zgodnie z zapisami w niej zawartymi badanie okresowe przeprowadza się:

  • przed upływem 3 lat od daty pierwszej rejestracji,

  • następnie przed upływem 5 lat od dnia pierwszej rejestracji i nie później niż 2 lata od dnia przeprowadzenia poprzedniego badania technicznego,

  • kolejne przed upływem następnego roku od dnia przeprowadzenia badania.

 

Ważne!

Powyższe wyszczególnienie nie dotyczy jednak pojazdu przewożącego towary niebezpieczne, taksówki, pojazdu samochodowego konstrukcyjnie przeznaczonego do przewozu osób w liczbie od 5 do 9, wykorzystywanego do zarobkowego transportu drogowego osób, pojazdu marki SAM, pojazdu zasilanego gazem, pojazdu uprzywilejowanego oraz pojazdu używanego do nauki jazdy lub egzaminu państwowego, które podlegają corocznym badaniom technicznym.

Dodatkowe badanie techniczne

Poza obowiązkowymi badaniami samochodu, które są wymagane, by pojazd mógł być dopuszczony do ruchu, w praktyce również występują tzw. dodatkowe badania techniczne. Niekiedy wymagane są one przez instytucje urzędowe, a niekiedy dla celów innych - np. dla celów ustawy o VAT czy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są konieczne, by prawidłowo zakwalifikować pojazd jako samochód ciężarowy, samochód konstrukcyjnie przeznaczony do działalności lub samochód osobowy.

Koszt przeglądu samochodu w KPIR

Kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów poza tymi, które ustawa wymienia jako niestanowiące kosztu podatkowego (art. 23 updof). Koszt przeglądu samochodu używanego w działalności może być kosztem firmowym, jednak sposób jego księgowania będzie zależał od tego, jakiego auta dotyczy.

Przegląd samochodu stanowiącego środek trwały

Wydatek związany z przeglądem samochodu stanowiącego środek trwały ujmowany jest bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu. Odpowiednią do wykazania kosztu przeglądu samochodu jest kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki.

Przegląd samochodu w leasingu

Podobnie jak w przypadku samochodu stanowiącego środek trwały, jeśli chodzi o auto użytkowane na podstawie umowy leasingu, koszt przeglądu samochodu będzie ujmowany bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu, również w kol. 13 księgi.

Przegląd wynajmowanego samochodu

Koszt przeglądu samochodu zaliczany jest do wydatków o charakterze eksploatacyjnym. W związku z tym, jeśli dotyczy on samochodu użytkowanego na podstawie umowy najmu krótkoterminowego, będzie rozliczany według limitu wynikającego z prowadzonej dla tego samochodu kilometrówki (rozpiski tras przejechanych dla celów firmowych oraz wykazu kosztów związanych z eksploatacją pojazdu).

Przegląd samochodu prywatnego

Nie należy zapominać, że przedsiębiorca może również wykorzystywać w działalności swój prywatny samochód. Wówczas również możliwe jest rozliczenie kosztów przeglądu technicznego, jednak podobnie jak przy aucie wynajmowanym krótkoterminowo konieczne jest w tym celu prowadzenie kilometrówki.

Koszt przeglądu samochodu a VAT

Odliczenie VAT z faktury za przegląd samochodu uzależnione jest od:

  • statusu podatkowego przedsiębiorcy i charakteru sprzedaży,

  • typu samochodu.

Ogólna zasada umożliwiająca odliczenie VAT stanowi, że odliczenie jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy zakup służy czynnościom opodatkowanym VAT. Oznacza to, że odliczenie jest możliwe, jeżeli przedsiębiorca prowadzi sprzedaż opodatkowaną podatkiem VAT. Drugie kryterium decyduje natomiast o tym, czy VAT zostanie odliczony w 100 czy 50 procentach.

Przegląd samochodu ciężarowego

Jeżeli samochód spełnia definicję samochodu ciężarowego (samochód powyżej 3,5 tony lub poniżej 3,5 tony, ale spełniający definicję pojazdu konstrukcyjnie przeznaczonego wyłącznie dla celów działalności gospodarczej) na gruncie ustawy o VAT, to z faktury za przegląd samochodu będzie możliwe pełne odliczenie VAT.

Przegląd samochodu osobowego

W przypadku faktury za przegląd samochodu osobowego sprawa dotycząca odliczenia VAT jest nieco bardziej skomplikowana. Według zasad ogólnych odliczane jest 50% VAT, a pozostała część nieodliczonego podatku zwiększa koszty uzyskania przychodu. Jednak jeżeli koszt przeglądu samochodu dotyczy pojazdu osobowego zgłoszonego na druku VAT-26 w urzędzie skarbowym, dla którego prowadzona jest szczegółowa kilometrówka dla celów VAT, odliczenie przysługuje w 100%.

Dodatkowe badanie techniczne a koszt przeglądu samochodu   

W sytuacji, gdy podatnik ma problem z określeniem typu pojazdu, niejednokrotnie konieczne jest przeprowadzenie dodatkowych badań technicznych.

 

Ważne!

W jakim celu określa się typ pojazdu?

  • W celu ustalenia prawidłowej klasyfikacji KŚT (w praktyce dotyczy to np. możliwości zastosowania jednorazowej amortyzacji de minimis, którą nie można objąć samochodów osobowych).

  • W celu ustalenia prawa do odliczenia VAT przy samochodach poniżej 3,5 tony (w praktyce ocenia się możliwość dokonania odliczenia 100% VAT - czy konieczne jest prowadzenie szczegółowej kilometrówki, czy też samochód kwalifikuje się do pojazdów konstrukcyjnie przeznaczonych do działalności).


Dodatkowe badania techniczne również mogą stanowić koszt podatkowy, jeżeli mają związek z pojazdem użytkowanym dla celów firmowych oraz zostały prawidłowo udokumentowane np. fakturą VAT. Zasady rozliczania wydatku na dodatkowe badania techniczne są adekwatne do kosztów okresowych (podstawowych) badań technicznych.