Przedsiębiorcy, którzy użytkują w firmie samochody osobowe na podstawie umowy najmu lub dzierżawy co do zasady koszty eksploatacyjne z nimi związane powinni rozliczać do limitu wynikającego z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu. Wyjątkiem jest sytuacja, w której zawarta umowa najmu lub dzierżawy spełnia warunki wymienione w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych uprawniające do uznania jej za umowę leasingu operacyjnego.
Kilometrówka do samochodu osobowego będącego przedmiotem najmu/dzierżawy
Zgodnie z ustawą o PIT wydatki eksploatacyjne związane z samochodem osobowym niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych należy rozliczać na podstawie kilometrówki. Przedsiębiorca musi zatem skompletować wszystkie faktury i rachunki za poniesione wydatki oraz dodatkowo prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Do kosztów trafia na koniec miesiąca ta część wydatków, która nie przewyższa limitu wynikającego z kilometrówki.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT: Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu; |
Wyjątek stanowią opłaty czynszowe wynikające z umowy najmu bądź dzierżawy samochodu osobowego. Do listopada 2013 roku wydatki te były przedmiotem wielu sporów pomiędzy przedsiębiorcami a organami podatkowymi. Ci pierwsi (w przeciwieństwie do stanowiska urzędów) uważali, iż powinny one stanowić koszt w całości, a więc bez limitowania kwotą wynikającą z kilometrówki. Po stronie podatników stanęły sądy, (wyrok NSA z 20 sierpnia 2013 r., sygn. akt II FSK 2446/11 i z 16 marca 2012 r., sygn. akt II FSK 2030/10) a ostatecznie kwestię tę rozwiązał Minister Finansów wydając w dniu 8 listopada 2013 roku interpretację ogólną, w której potwierdził wykładnię sądów.
Umowa najmu/dzierżawa jak leasing
W przypadku umowy leasingu operacyjnego do samochodu osobowego, mimo że mamy do czynienia z pojazdem niebędącym środkiem trwałym podatnika, kilometrówki do celów PIT nie należy prowadzić. Jest to bowiem wyjątek wynikający wprost z zapisów ustawy o PIT.
Art. 23 ust. 3b ustawy o PIT: Przepis ust. 1 pkt 46 nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1. |
W art. 23a pkt 1 znajduje się definicja umowy leasingu, przez którą rozumie się umowę nazwaną w Kodeksie cywilnym, a także każdą inną umowę, na mocy której jedna ze stron, zwana dalej „finansującym”, oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie, zwanej dalej „korzystającym”, podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty oraz prawo wieczystego użytkowania gruntów.
Umowa najmu bądź dzierżawy może być zatem uznana za umowę leasingu operacyjnego, jeżeli spełnia poniższe warunki:
została zawarta na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji (a więc w przypadku samochodu osobowego na min. 24 miesiące),
suma opłat za wynajem, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej samochodu,
przedmiot umowy stanowi środek trwały podlegający amortyzacji u wydzierżawiającego/wynajmującego, który oddaje go do odpłatnego używania i pobierania pożytków.
Wtedy też podatnik wszystkie wydatki związane z pojazdem może ująć bezpośrednio do kosztów podatkowych w księdze przychodów i rozchodów.
Umowa najmu bądź dzierżawy, która spełnia definicję leasingu jest zatem bardzo korzystna dla podatnika. Zakłada mniej obowiązków formalnych, bowiem przedsiębiorca nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu i dodatkowo ma pewność, że wszystkie poniesione wydatki (gospodarczo uzasadnione i nieznajdujące się w katalogu wyłączeń z art. 23 ustawy o PIT) będą w całości stanowić koszt podatkowy.
