Poradnik Przedsiębiorcy

Samochód osobowy w firmie a rozliczenie podatku VAT

Samochód osobowy to podstawowy środek transportu wykorzystywany w firmie zarówno przez samego przedsiębiorcę, jak i jego pracowników. Rok 2014 przyniósł wiele zmian w sposobie rozliczania wydatków, związanych z ich nabyciem oraz użytkowaniem. W jaki więc sposób należy dokonywać odliczenia podatku VAT w przypadku wykorzystania pojazdów użytkowanych wyłącznie w działalności oraz zarówno w działalności, jak i do celów prywatnych?

Samochód osobowy - definicja

Zgodnie z art. 5a pkt 19a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pod pojęciem samochodu osobowego należy rozumieć pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. Wyjątkiem może być:

a) pojazd samochodowy mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

  • klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub

  • z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,

b) pojazd samochodowy, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

c) pojazd specjalny, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

  • agregat elektryczny/spawalniczy,

  • do prac wiertniczych,

  • koparka, koparko-spycharka,

  • ładowarka,

  • podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,

  • żuraw samochodowy.

d) pojazd samochodowy określony w art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług (czyli określone przez rozporządzenie inne pojazdy samochodowe, które uznawane są za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika).

Samochód osobowy w firmie a pełne odliczenie VAT

W przypadku samochodów osobowych użytkowanych jedynie do celów firmowych przedsiębiorcy mają prawo do pełnego odliczenia VAT od wydatków eksploatacyjnych oraz ich nabycia. Warunkiem, który należy spełnić by móc odliczyć 100% VAT od samochodów osobowych, jest:

  • zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26 (podatnicy, którzy już dokonali zgłoszenia, nie muszą go ponawiać),

  • prowadzenie kilometrówki dla celów VAT,

  • wprowadzenie zasad użytkowania pojazdu (np. w formie regulaminu).

Ważne!

Ewidencja przebiegu pojazdu do celów VAT i PIT to nie to samo - kilometrówka dla celów VAT jest bardziej szczegółowa.

Przykład 1.

Podatnik wykorzystuje w działalności samochód osobowy - firmowy, który jest wpisany jako środek trwały i został określony jako wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą, a więc został zgłoszony do urzędu skarbowego i podatnik prowadzi kilometrówkę do VAT. W firmie wprowadzono też regulamin korzystania z niego.

Faktura kosztowa opiewa na kwotę 100 zł netto, 23 zł podatku VAT, 123 zł brutto. W związku z tym, iż podatnik spełnia warunki do odliczenia 100% podatku VAT może ująć wartość podatku w kwocie 23 zł w rejestrze zakupów VAT. Natomiast do KPiR trafi kwota netto w wysokości 100 zł.

Samochód osobowy w firmie a 50-procentowe odliczenie VAT

Samochód osobowy użytkowany do celów mieszanych, zarówno firmowych, jak i prywatnych, daje podatnikowi prawo do 50% odliczenia VAT od wydatków eksploatacyjnych i zakupu paliwa.

W przypadku mieszanego użytkowania pojazdu podatnik nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku VAT oraz zgłaszania formy użytkowania pojazdu do urzędu skarbowego.

Przykład 2.

Podatnik wykorzystuje w działalności samochód osobowy - firmowy, który jest wpisany jako środek trwały i określony został jako wykorzystywany do celów mieszanych ma prawo do 50% odliczenia podatku VAT. Podatnik rozlicza się w ramach podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Nieodliczona część podatku VAT w przypadku samochodów osobowych będących środkami trwałymi będzie zwiększała koszty uzyskania przychodów. Przykładowo faktura kosztowa opiewa na kwotę 200 zł netto, 46 zł podatku VAT, 246 zł brutto, odliczeniu podlega wyłącznie podatek VAT w wysokości 23 zł, taka też kwota zostanie ujęta w rejestrze zakupów VAT, zaś do KPiR trafi kwota w wysokości 223 zł.