Poradnik Przedsiębiorcy

Samochód osobowy w firmie a rozliczenie podatku VAT

Samochód osobowy to podstawowy środek transportu wykorzystywany w firmie zarówno przez samego przedsiębiorcę, jak i jego pracowników. W jaki sposób należy dokonywać odliczenia podatku VAT w przypadku wykorzystania pojazdów użytkowanych wyłącznie w działalności oraz zarówno w działalności, jak i do celów prywatnych? Odpowiedź w artykule!

Samochód osobowy - definicja

Zgodnie z art. 5a pkt 19a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pod pojęciem samochodu osobowego należy rozumieć pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. Wyjątkiem jest:

a) pojazd samochodowy mający jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

  • klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
  • z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,

b) pojazd samochodowy, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

c) pojazd specjalny, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

  • agregat elektryczny/spawalniczy,
  • do prac wiertniczych,
  • koparka, koparko-spycharka,
  • ładowarka,
  • podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
  • żuraw samochodowy.

d) pojazd samochodowy określony w art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług (czyli określone przez rozporządzenie inne pojazdy samochodowe, które uznawane są za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika).

Samochód osobowy w firmie a pełne odliczenie VAT

W przypadku samochodów osobowych użytkowanych jedynie do celów firmowych przedsiębiorcy mają prawo do pełnego odliczenia VAT od wydatków eksploatacyjnych oraz ich nabycia. Warunkiem, który należy spełnić by móc odliczyć 100% VAT od samochodów osobowych, jest:

  • zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26 (podatnicy, którzy już dokonali zgłoszenia, nie muszą go ponawiać),
  • prowadzenie kilometrówki dla celów VAT,
  • wprowadzenie zasad użytkowania pojazdu (np. w formie regulaminu).

Od 2019 roku ewidencje przebiegu pojazdu prowadzi się tylko dla celów VAT. Kilometrówka do celów PIT została zlikwidowana, ponieważ od 2019 roku wydatki związane z eksploatacją pojazdu prywatnego używanego w działalności (przeglądy, ubezpieczenie czy części samochodowe) są zaliczane do kosztów w wysokości 20% poniesionych wydatków.

Przykład 1.

Podatnik wykorzystuje w działalności samochód osobowy - firmowy, który jest wpisany jako środek trwały i został określony jako wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą, a więc został zgłoszony do urzędu skarbowego i podatnik prowadzi kilometrówkę do VAT. W firmie wprowadzono też regulamin korzystania z niego.

Faktura kosztowa opiewa na kwotę 100 zł netto, 23 zł podatku VAT, 123 zł brutto. W związku z tym, iż podatnik spełnia warunki do odliczenia 100% podatku VAT może ująć wartość podatku w kwocie 23 zł w rejestrze zakupów VAT.

Samochód osobowy w firmie a 50-procentowe odliczenie VAT

Samochód osobowy użytkowany do celów mieszanych, zarówno firmowych, jak i prywatnych, daje podatnikowi prawo do 50% odliczenia VAT od wydatków eksploatacyjnych i zakupu paliwa.

W przypadku mieszanego użytkowania pojazdu podatnik nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku VAT oraz zgłaszania formy użytkowania pojazdu do urzędu skarbowego.

Od 2019 roku w przypadku wykorzystywania środka trwałego w sposób mieszany (prywatnie i służbowo) przedsiębiorca może w koszty podatkowe wprowadzić tylko 75% ich wartości (liczonej od kwoty netto z faktury powiększonej o nieodliczony VAT).

Przykład 2.

Pan Jan w prowadzonej działalności gospodarczej posiada samochód osobowy - firmowy, który użytkowany jest w sposób mieszany. W ramach dojazdu do kontrahenta Pan Jan dokonał zakupu paliwa do pojazdu. Faktura opiewa na kwotę 200 zł netto, 46 zł podatku VAT, 246 zł brutto. 

W związku z tym, że samochód osobowy wykorzystywany jest w sposób mieszany, Pan Jan ma prawo do odliczenia podatku VAT w wysokości 50% podatku wykazanego na fakturze czyli w rejestrze VAT zakupów zostanie ujęta kwota 23 zł, natomiast w kosztach uzyskania przychodu wydatek zostanie ujęty w wysokości odpowiadającej 75% kwoty netto + 50% nieodliczonego podatku VAT czyli do KPiR trafi kwota w wysokości 167,25 zł (200 zł netto + 23 zł nieodliczony VAT)*75%. 

Samochód osobowy w firmie - księgowanie wydatków eksploatacyjnych w systemie wFirma.pl

Aby zaksięgować poniesiony wydatek związany z eksploatacją pojazdu w systemie wFirma.pl, należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT następnie w wyświetlonym oknie należy wypełnić wymagane pola zgodnie z fakturą zakupu oraz wybrać odpowiedni RODZAJ WYDATKU » ZAKUP PALIWA lub INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU oraz pojazd, z którym związany jest wydatek.

samochód osobowy

Po zapisaniu wydatek automatycznie zostanie ujęty w KPiR w kol. 13 - pozostałe wydatki oraz w rejestrze VAT zakupów zgodnie z przysługującym prawem.