Poradnik Przedsiębiorcy

Książka kontroli w przedsiębiorstwie - czy jest obowiązkowa?

Zapewne niejednemu przedsiębiorcy na wiadomość o kontroli w firmie przyśpiesza tętno. Kontrole ze strony organów to jeden z najbardziej nielubianych momentów prowadzenia własnej działalności, często kojarzonych z chęcią nałożenia na podatników kary. Zasady i tryb kontroli określają przepisy prawa, obowiązki z nią związane nakładają również bezpośrednio na podatników. Jednym z nich jest książka kontroli w przedsiębiorstwie. Czym dokładnie jest i w jakim celu należy ją prowadzić?

Jakie przepisy regulują kontrolę w firmie?

Kontrole mogą przeprowadzać różne instytucje, najpopularniejsze z nich to oczywiście urzędy skarbowe, urzędy kontroli skarbowej, ZUS czy inspekcja pracy. Wiele z kontroli zależy od branży, w której działa przedsiębiorstwo, np. inspekcja dozoru technicznego, transportu drogowego czy np. inspekcja handlowa.

Swobodne podejmowanie, wykonywanie oraz zakończenie działalności gospodarczej na terytorium Polski zapewnia ustawa o swobodzie działalności gospodarczej (która wkrótce zostanie zastąpiona przez ustawę Prawo przedsiębiorców). Państwo jest jednak zobowiązane do tego, by to skontrolować. W związku z tym przeprowadza się kontrole - w celu sprawdzenia, czy wykonywana działalność gospodarcza jest zgodna z obowiązującym prawem, nie stwarza zagrożenia życia lub zdrowia, niebezpieczeństwa powstania szkód majątkowych w znacznych rozmiarach czy naruszenia środowiska.

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej określa również ogólne zasady prowadzenia kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy. Przepisy te zawierają m.in. obowiązki i uprawnienia przedsiębiorcy oraz kontrolujących, określają czas i częstotliwość trwania kontroli w firmie.

Książka kontroli w przedsiębiorstwie - czy jest obowiązkowa?

Na mocy art. 81 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przedsiębiorcy mają obowiązek prowadzenia tzw. książki kontroli oraz upoważnień i protokołów kontroli. Książka kontroli powinna być prowadzona i przechowywana w siedzibie firmy i może mieć formę zbioru dokumentów.

Książka kontroli w przedsiębiorstwie może być prowadzona także w formie elektronicznej. Przedsiębiorca, który decyduje się na taką formę, powinien wpisywać oraz aktualizować dane zawarte w książce. Dodatkowo domniemywa się, że dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w formie elektronicznej znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.

Uwaga!

Książka kontroli w przedsiębiorstwie służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności.

Wpisy w książce kontroli w firmie

Sama książka kontroli w przedsiębiorstwie nie posiada określonego wzoru, ustawodawca określił jednak, jakie wpisy dokonuje w niej instytucja przeprowadzająca kontrolę, a jakie sam przedsiębiorca.

Wpisy organu kontrolującego obejmują:

  • oznaczenie organu kontroli;

  • oznaczenie upoważnienia do kontroli;

  • zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli;

  • daty podjęcia i zakończenia kontroli;

  • zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych;

  • uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli;

  • uzasadnienie wszczęcia kontroli, o której mowa w art. 79a ust. 2;

  • uzasadnienie zastosowanych wyjątków, o których mowa w art. 79, 80, 82 i 83;

  • uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli, o którym mowa w art. 83 ust. 3 i 3a;

  • uzasadnienie czasu trwania przerwy, o której mowa w art. 83a ust. 3.

Przedsiębiorca z kolei jest zobowiązany dokonywać w książce kontroli wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.

Obowiązek okazania książki kontroli w przypadku kontroli

W przypadku wszczęcia kontroli, przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu:

  • książkę kontroli albo

  • kopie odpowiednich jej fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczone przez siebie za zgodność z wpisem w książce kontroli.

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej przewiduje jednak zwolnienie przedsiębiorcy z jej okazania w przypadku, gdy okazanie książki kontroli jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innej instytucji kontrolującej. W takim przypadku książka kontroli w przedsiębiorstwie powinna zostać okazana przez przedsiębiorcę w siedzibie organu kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez organ kontroli.

Co grozi za brak książki kontroli w przedsiebiorstwie?

Sankcje za brak książki kontroli w przedsiębiorstwie określa Kodeks karny skarbowy. Na mocy art. 83 ust. 1 Kto osobie uprawnionej do przeprowadzenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej lub czynności audytowych udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowej, w szczególności kto wbrew żądaniu tej osoby nie okazuje księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę lub inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznymi, ukrywa lub usuwa, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych

Uwaga!

Stawkę dzienną ustala się na bazie obowiązującego w danym roku minimalnego wynagrodzenia za pracę. Stawka dzienna nie może być niższa od jednej trzydziestej części minimalnego wynagrodzenia ani też przekraczać jej (czyli tej 1/30) czterystukrotności.