Wezwanie z urzędu skarbowego wielu podatnikom kojarzy się ze szczegółową kontrolą i dotkliwymi konsekwencjami. Tymczasem nie każde pismo z urzędu oznacza kontrolę podatkową. Gdy organ podatkowy zauważy w deklaracji błąd, spóźnienie albo niejasność, może to wyjaśnić w ramach mniej sformalizowanych czynności sprawdzających – bez wszczynania kontroli.
Czynności sprawdzające – co to jest?
Dla wielu osób nie ma w zasadzie różnicy między czynnościami sprawdzającymi a kontrolnymi – często traktowane są one jako synonimy. Jednak dla celów praktyki podatkowej oba te pojęcia należy rozróżnić, stanowią bowiem odrębne narzędzia, z których mogą korzystać urzędy skarbowe. Wymusza to również sama Ordynacja podatkowa, która zawiera dwa osobne działy – jeden poświęcony czynnościom sprawdzającym (dział V) i drugi omawiający kontrolę podatkową (dział VI).
Zgodnie z art. 272 Ordynacji podatkowej czynności sprawdzające, których dokonują organy podatkowe pierwszej instancji, mają na celu przede wszystkim:
- sprawdzenie terminowości składania deklaracji oraz wpłacania podatków, w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów,
- stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji,
- ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami,
- weryfikację wydatków i przychodów podatnika w zakresie niezbędnym do ujawnienia przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,
- weryfikację danych i dokumentów przedstawionych przy rejestracji podatkowej.
Przepis wymienia też cele szczególne – m.in. sprawdzenie warunków opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek (estoński CIT) czy weryfikację zgłoszeń rejestracyjnych w podatku akcyzowym.
W związku z powyższym w przypadku błędów w deklaracji podatkowej, złożenia lub opłacenia jej po terminie, urząd skarbowy może wezwać podatnika do wyjaśnienia zaistniałej sytuacji. Co ważne, w ramach czynności sprawdzających przedsiębiorca powinien poprawić ewentualne niedociągnięcia i uregulować zaległości.
1) koryguje deklarację, dokonując stosownych poprawek lub uzupełnień, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego, nadpłaty, zwrotu podatku, podatku naliczonego albo nadwyżki podatku naliczonego nad należnym w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług do odliczenia w następnych okresach rozliczeniowych lub wysokości straty w wyniku tej korekty nie przekracza kwoty 10 000 zł;
2) zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość.
Od 1 października 2026 r. limit korekty dokonywanej przez organ wzrósł z 5000 zł do 10 000 zł. Po takiej korekcie organ doręcza podatnikowi informację o jej przyczynie i skutkach (albo o braku zmian) wraz z pouczeniem o prawie do sprzeciwu. Podatnik może wnieść sprzeciw do organu, który dokonał korekty, w terminie 14 dni od dnia doręczenia tej informacji. Wniesienie sprzeciwu anuluje korektę. Jeżeli sprzeciwu nie wniesie, korekta wywołuje takie skutki, jak korekta złożona przez samego podatnika.
Jak wynika z powyższych rozważań, nie ma podstaw, by czynności sprawdzające traktować jako zagrażające. Ich celem jest bowiem wyłącznie formalne sprawdzenie, czy podatnik prawidłowo wykonuje niektóre obowiązki. W trakcie czynności sprawdzających organ podatkowy może jednak nabrać wątpliwości odnośnie tego, czy podatnik stosuje się do prawa podatkowego. W takiej sytuacji, po zakończeniu czynności sprawdzających, ma on prawo przeprowadzić kontrolę podatkową.
Czynności sprawdzające od strony formalnej
Prawo do przeprowadzenia czynności sprawdzających mają organy podatkowe pierwszej instancji, czyli:
- naczelnik urzędu skarbowego,
- naczelnik urzędu celno-skarbowego,
- wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa – m.in. w podatkach od nieruchomości, od środków transportowych, rolnym, leśnym oraz w opłatach lokalnych.
Dyrektor izby administracji skarbowej jest organem pierwszej instancji tylko wtedy, gdy wynika to z odrębnych przepisów. W zakresie unijnej wymiany informacji o VAT czynności sprawdzających dokonuje Szef Krajowej Administracji Skarbowej lub organ upoważniony przez ministra finansów.
Przyczyną podjęcia czynności sprawdzających – zgodnie z tym, co zostało wyjaśnione wyżej – mogą być drobne błędy formalne w deklaracjach, niedotrzymanie terminu złożenia określonych formularzy czy też uregulowania zobowiązań podatkowych, a także wniosek o zwrot podatku lub skorzystanie z ulg wykazanych w deklaracji.
Przebieg takich czynności nie jest szczegółowo uregulowany, nawet w przepisach Ordynacji podatkowej. Zazwyczaj zaczyna się od wezwania podatnika do złożenia wyjaśnień, wraz z przedstawieniem dodatkowych dokumentów dotyczących niejasnych kwestii – np. faktur. W trakcie trwania czynności sprawdzających podatnik może zostać wezwany do korekty błędnie podanych informacji (jeżeli urząd skarbowy samodzielnie nie skoryguje takiego błędu).
Przepisy nie przewidują zakończenia czynności sprawdzających decyzją ani odrębnym dokumentem. Z czynności mających istotne znaczenie, np. z oględzin, organ sporządza protokół, który dołącza do akt. W czynnościach sprawdzających nie wydaje się decyzji, od której przysługiwałoby odwołanie. Podatnik ma jednak inne środki ochrony – sprzeciw wobec korekty deklaracji dokonanej przez organ oraz zażalenie na postanowienie o przedłużeniu terminu zwrotu podatku.
Podsumowując – czynności sprawdzające to najmniej sformalizowany sposób, w jaki organ podatkowy weryfikuje deklaracje i terminowość rozliczeń. Na wezwanie warto odpowiedzieć w wyznaczonym terminie, a jeśli błąd rzeczywiście wystąpił – złożyć korektę deklaracji. Gdy wątpliwości się nie wyjaśnią, organ może wszcząć kontrolę podatkową albo postępowanie podatkowe.
