Poradnik Przedsiębiorcy

Zasady przechowywania dokumentacji księgowej w PKPiR

Osoby prowadzące PKPiR muszą przestrzegać ściśle określonych zasad jej prowadzenia, które zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dokumenty księgowe powinny być ułożone i przechowywane w sposób zgodny z obowiązującym schematem. Jakie są zasady przechowywania dokumentacji księgowej? Odpowiedź w artykule!

Kto prowadzi PKPiR?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest formą uproszczonej księgowości stosowaną przez małych podatników, którzy:
1. wybrali jedną z następujących form opodatkowania:

  • skala podatkowa (zasady ogólne),
  • podatek liniowy;

2. utracili prawo do opodatkowania:

  • kartą podatkową,
  • ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Art. 5a pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Mały podatnik to podatnik, u którego wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z kwotą należnego podatku od towarów i usług) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1.200.000 euro, a w przypadku przedsiębiorstwa w spadku również przychodu ze sprzedaży u zmarłego przedsiębiorcy; przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1.000 zł.
PKPiR jest najpowszechniejszą formą prowadzenia księgowości w Polsce.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów do prowadzenia PKPiR zobowiązane są osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ust. 1 i 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dotyczy również osób:

  1. wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów;
  2. prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg;
  3. duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

PKPiR prowadzą także rolnicy posiadający gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujący działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli łączny przychód z tej działalności gospodarczej nie przekracza 10 000 zł w roku podatkowym.Każdy przedsiębiorca rozliczający się w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów zobowiązany jest do jej prowadzenia w sposób rzetelny i niewadliwy, czyli zapisy w księdze powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty, a samą księgę należy prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do jej wzoru.

Zasady przechowywania dokumentacji księgowej w PKPIR

Po zaksięgowaniu danego miesiąca czy kwartału należy wydrukować PKPiR i jeszcze raz przejrzeć wszystkie zgromadzone dokumenty (faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe, polisy, potwierdzenia dokonania płatności itp.) oraz uzupełnić ewentualne braki.

Dokumenty księgowe stanowiące podstawę zapisów w PKPiR układamy zgodnie z zapisami w księdze, te o najniższym numerze, odpowiadające najwcześniejszym zdarzeniom gospodarczym, powinny znajdować się na dole. Każdy dokument stanowiący podstawę księgowania powinien zostać opatrzony numerem, który został mu przyporządkowany w PKPiR (w kolumnie 1). Wskazane jest łamanie numeru dokumentu odpowiadającemu zapisowi w księdze przez miesiąc i rok (1/01/2018, 2/02.2018 itd.). Numer należy zapisać w sposób trwały, czyli używając np. długopisu lub pióra.Wybór sposobu numerowania dokumentów zewidencjonowanych w PKPiR (miesięcznie lub rocznie) należy do przedsiębiorcy, jednak numery muszą być nadawane po kolei i nie mogą się powtarzać.Następnie konieczne będzie wydrukowanie pozostałych ewidencji:

  • rejestrów sprzedaży i zakupów,
  • ewidencji środków trwałych,
  • ewidencji wyposażenia,

Wszystkie te dokumenty powinny zostać umieszczone na górze. Po wydrukowaniu rejestrów warto jeszcze raz dokładnie sprawdzić każdy punkt w nich zawarty (numer, datę, dane kontrahenta, kwoty, przyporządkowanie kosztu do odpowiedniej kolumny w KPiR).

Przypomnijmy, że prawidłowo sporządzona księga przychodów i rozchodów składa się z 17 kolumn, w których zamieszcza się ściśle określone informacje.

Na zakończenie drukujemy i dołączamy do dokumentacji wysłaną deklarację VAT z danego okresu rozliczeniowego oraz Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) deklaracji i pliku JPK. Warto wydrukować również i przechowywać wraz z pozostałymi dokumentami wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy za bieżący miesiąc lub kwartał.

Po sprawdzeniu, ponumerowaniu i ułożeniu dokumentów PKPiR należy zbroszurować.

Gdzie przechowywać dokumenty księgowe?

Trzeba również mieć na uwadze, że przedsiębiorca odpowiada za zabezpieczenie dokumentacji księgowej przed ewentualnym zniszczeniem czy utratą. Miejsce przechowywania dokumentów powinno być zatem bezpieczne pod każdym względem.

Osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze zgłaszają miejsce przechowywania dokumentacji księgowej na druku CEIDG-1. Przedsiębiorcy mogą trzymać ewidencje, faktury i pozostałe dokumenty w miejscu wykonywania działalności gospodarczej, siedzibie lub w biurze rachunkowym obsługującym firmę.

Jak długo należy przechowywać dokumenty?

Przedsiębiorcy powinni przechowywać dokumenty księgowe (KPiR, faktury, ewidencje itp.) przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Po tym czasie przedawnia się bowiem zobowiązanie podatkowe, co określone zostało w art. 70 ust. 1 ordynacji podatkowej.

Prawidłowa dokumentacja jak i zasady przechowywania dokumentacji księgowej są niezwykle ważnym elementem prowadzenia księgowości, ponieważ potwierdza wszystkie dokonane transakcje i pozostałe zdarzenia gospodarcze w razie ewentualnej kontroli