Poradnik Przedsiębiorcy

Księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów z przykładami

Wielokrotnie spotykamy się z sytuacją, w której przedsiębiorcy odnajdują faktury kosztowe, dotyczące zamkniętego okresu rozliczeniowego. Jak w tej sytuacji należy postąpić? Czy możliwe jest księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów? Sprawdźmy!

Terminy księgowania faktur kosztowych w VAT

Prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków poniesionych w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu posiadają czynni podatnicy VAT. Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług, mogą oni dokonać odliczenia podatku VAT w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy, bądź zgodnie z art. 86. ust. 11 w jednym z dwóch następnych okresach rozliczeniowych. W przypadku przedsiębiorcy, który rozlicza podatek VAT miesięcznie, dwa kolejne okresy rozliczeniowe oznaczają dwa kolejne miesiące. Natomiast podatnik rozliczający podatek VAT kwartalnie, ma możliwość odliczenia podatku w kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy lub w jednym z dwóch następujących po sobie kwartałach.

Zgodnie z art. 10b ustawy o VAT nie należy odliczać podatku VAT przed otrzymaniem faktury bądź dokumentu celnego.

Przykład 1.

Podatnik rozliczający podatek VAT miesięcznie odnalazł 30 grudnia 2020 roku fakturę dokumentującą wydatek z września 2020. Czy podatnik ten ma możliwość odliczenia podatku VAT od tej faktury?

Przedsiębiorca może odliczyć podatek VAT od tej faktury we wrześniu, bądź w jednym z dwóch następujących po sobie okresach rozliczeniowych, tj. październiku lub listopadzie 2020 roku.

Pakiet udogodnień dla podatników tzw. Slim VAT od 2021 roku wydłuża okres prawa do odliczenia VAT w przypadku rozliczania podatku w okresach miesięcznych z dwóch do trzech kolejnych miesięcy. Podatnicy rozliczający VAT za okresy kwartalne nadal będą mogli odliczyć VAT z faktury maksymalnie w drugim kwartale następującym po kwartale otrzymania faktury.

Przykład 2. 

Podatnik rozliczający VAT miesięcznie odnalazł 5 kwietnia 2021 roku fakturę dokumentującą wydatek ze stycznia 2021. Czy podatnik ten ma możliwość odliczenia podatku VAT od tej faktury?

Przedsiębiorca może odliczyć podatek VAT od tej faktury w styczniu, bądź w jednym z trzech następujących po sobie okresach rozliczeniowych, tj. lutym, marcu lub kwietniu 2021 roku.

Przykład 3.

Podatnik rozliczający podatek VAT kwartalnie odnalazł 30 grudnia 2020 roku fakturę dokumentującą wydatek z września 2020. Czy podatnik ten ma możliwość odliczenia podatku VAT od tej faktury?

Przedsiębiorca może odliczyć podatek VAT od tej faktury w III kwartale 2020 roku, bądź w jednym z dwóch następujących po sobie okresach rozliczeniowych, tj. IV kwartale 2020 roku lub I kwartale 2021 roku.

Odnaleziona faktura a podatek dochodowy

Koszty uzyskania przychodu dzielimy na koszty bezpośrednie oraz pośrednie. Koszty bezpośrednie to takie, które mają bezpośredni związek z uzyskaniem przychodu w prowadzonej działalności (np. zakup materiałów podstawowych, towarów handlowych). Natomiast koszty pośrednie to takie, które nie są bezpośrednio związane z przychodem (np. czynsz najmu biura, media). Księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów wymaga określenia, jaką metodą rozliczania kosztów przyjęliśmy. Wyodrębniamy dwie metody:

  • kasową-uproszczoną

  • memoriałową.

W przypadku metody kasowej, nie ma potrzeby dzielenia kosztów na pośrednie oraz bezpośrednie. Wszystkie wydatki należy księgować w dacie ich poniesienia, czyli w dacie wystawienia dokumentu zakupu.

Metoda memoriałowa jest bardziej skomplikowana. Tutaj, ważny jest podział kosztów uzyskania przychodów na koszty pośrednie i bezpośrednie.

Koszty pośrednie dotyczące jednego roku podatkowego w metodzie memoriałowej ujmujemy analogicznie, jak w metodzie kasowej, t.j. w całości, w dacie wystawienia faktury. Jeżeli koszty te dotyczą okresu na przełomie roku podatkowego, należy je proporcjonalnie podzielić i przyporządkować do okresów, których dotyczą. W praktyce oznacza to, że koszty bezpośrednie ujmujemy proporcjonalnie w roku, w którym podatnik osiągnął odpowiadające im przychody.

Przykład 4.

Przedsiębiorca stosuje metodę kasową rozliczania kosztów. W listopadzie 2020 roku odnalazł fakturę kosztową ze stycznia tego samego roku. Czy wciąż może ją ująć w kosztach uzyskania przychodu?

Podatnik może zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu w roku, w którym została dana faktura wystawiona. Zatem wciąż możliwe jest ujęcie faktury w KPiR w 2020 roku.

Księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów w wfirma.pl

W przypadku odnalezienia faktury, po zamknięciu okresu, którego dotyczyła, księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów następuje poprzez przejście do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/ FAKTURA (bez VAT), gdzie należy wybrać właściwy rodzaj wydatku oraz uzupełnić pola:

  • Data wystawienia faktury - faktyczna data kiedy faktura została wystawiona,
  • Data księgowania do KPiR - 1 dzień bieżącego miesiąca (w ramach roku podatkowego w którym faktura została wystawiona),
  • Data księgowania do VAT - 1 dzień miesiąca w którym chcemy odliczyć VAT (z uwzględnieniem zasad ograniczających prawo do odliczenia VAT).

Księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów w systemie wfirma.pl