Wielokrotnie spotykamy się z sytuacją, w której przedsiębiorcy odnajdują faktury kosztowe, dotyczące zamkniętego okresu rozliczeniowego. Jak w tej sytuacji należy postąpić? Czy możliwe jest księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów? Sprawdźmy!
Terminy księgowania faktur kosztowych w VAT
Prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków poniesionych w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu posiadają czynni podatnicy VAT. Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług, mogą oni dokonać odliczenia podatku VAT w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy, bądź zgodnie z art. 86. ust. 11 w jednym z trzech następnych okresach rozliczeniowych (w przypadku rozliczania VAT miesięczne) lub w jednym z dwóch okresach rozliczeniowych (w przypadku rozliczania VAT kwartalnie). W przypadku przedsiębiorcy, który rozlicza podatek VAT miesięcznie, trzy kolejne okresy rozliczeniowe oznaczają trzy kolejne miesiące. Natomiast podatnik rozliczający podatek VAT kwartalnie, ma możliwość odliczenia podatku w kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy lub w jednym z dwóch następujących po sobie kwartałach.
Przykład 1.
Podatnik rozliczający podatek VAT miesięcznie odnalazł 30 grudnia roku fakturę dokumentującą wydatek z lipca. Czy podatnik ten ma możliwość odliczenia podatku VAT od tej faktury?
Przedsiębiorca może odliczyć podatek VAT od tej faktury w lipcu, bądź w jednym z trzech następujących po sobie okresach rozliczeniowych, tj. sierpniu, wrześniu lub październiku.
Przykład 2.
Podatnik rozliczający VAT miesięcznie odnalazł 5 kwietnia fakturę dokumentującą wydatek ze stycznia. Czy podatnik ten ma możliwość odliczenia podatku VAT od tej faktury?
Przedsiębiorca może odliczyć podatek VAT od tej faktury w styczniu, bądź w jednym z trzech następujących po sobie okresach rozliczeniowych, tj. lutym, marcu lub kwietniu.
Przykład 3.
Podatnik rozliczający podatek VAT kwartalnie odnalazł 30 września fakturę dokumentującą wydatek z kwietnia. Czy podatnik ten ma możliwość odliczenia podatku VAT od tej faktury?
Przedsiębiorca może odliczyć podatek VAT od tej faktury w II kwartale, bądź w jednym z dwóch następujących po sobie okresach rozliczeniowych, tj. III lub IV kwartale.
Odnaleziona faktura a podatek dochodowy
Koszty uzyskania przychodu dzielimy na koszty bezpośrednie oraz pośrednie. Koszty bezpośrednie to takie, które mają bezpośredni związek z uzyskaniem przychodu w prowadzonej działalności (np. zakup materiałów podstawowych, towarów handlowych). Natomiast koszty pośrednie to takie, które nie są bezpośrednio związane z przychodem (np. czynsz najmu biura, media). Księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów wymaga określenia, jaką metodą rozliczania kosztów przyjęliśmy. Wyodrębniamy dwie metody:
kasową (inaczej zwaną uproszczoną);
memoriałową.
W przypadku metody kasowej, nie ma potrzeby dzielenia kosztów na pośrednie oraz bezpośrednie. Wszystkie wydatki należy księgować w dacie ich poniesienia, czyli w dacie wystawienia dokumentu zakupu.
Metoda memoriałowa jest bardziej skomplikowana. Tutaj, ważny jest podział kosztów uzyskania przychodów na koszty pośrednie i bezpośrednie.
Koszty pośrednie dotyczące jednego roku podatkowego w metodzie memoriałowej ujmujemy analogicznie, jak w metodzie kasowej, tj. w całości, w dacie wystawienia faktury. Jeżeli koszty te dotyczą okresu na przełomie roku podatkowego, należy je proporcjonalnie podzielić i przyporządkować do okresów, których dotyczą. W praktyce oznacza to, że koszty bezpośrednie ujmujemy proporcjonalnie w roku, w którym podatnik osiągnął odpowiadające im przychody.
Przykład 4.
Przedsiębiorca stosuje metodę kasową rozliczania kosztów. W listopadzie 2022 roku odnalazł fakturę kosztową ze stycznia tego samego roku. Czy wciąż może ją ująć w kosztach uzyskania przychodu?
Podatnik może zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu w roku, w którym została dana faktura wystawiona. Zatem wciąż możliwe jest ujęcie faktury w KPiR w 2022 roku.
Przykład 5.
Przedsiębiorca stosuje metodę memoriałową rozliczania kosztów. Otrzymał on fakturę za najem samochodu dostawczego wystawioną 30 grudnia 2022 r., obejmującą okres od grudnia 2022 r. do marca 2023 r., w wysokości 3 525 zł. W jaki sposób powinna zostać zaksięgowana faktura w KPiR, jeżeli formą ujmowania kosztów przez przedsiębiorcę jest metoda memoriałowa?
Metoda memoriałowa sprawia, iż poniesiony koszt dotyczący dłuższego okresu i tym samym przełomu roku księgowany jest proporcjonalnie do długości okresu w danym roku podatkowym, dlatego faktura za najem samochodu dostawczego powinna zostać ujęta:
w roku 2022 w kwocie: ¼ * 2 800 = 700 zł
w roku 2023 w kwocie: ¾ * 2 800 = 2 100 zł.
Księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów w wFirma.pl
W przypadku odnalezienia faktury, po zamknięciu okresu, którego dotyczyła, księgowanie faktur zakupu z poprzednich okresów następuje poprzez przejście do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/ FAKTURA (bez VAT), gdzie należy wybrać właściwy rodzaj wydatku oraz uzupełnić pola:
- Data wystawienia faktury - faktyczna data kiedy faktura została wystawiona,
- Data księgowania do KPiR - 1 dzień bieżącego miesiąca (w ramach roku podatkowego w którym faktura została wystawiona),
- Data księgowania do VAT - 1 dzień miesiąca w którym chcemy odliczyć VAT (z uwzględnieniem zasad ograniczających prawo do odliczenia VAT).
