Poradnik Przedsiębiorcy

Na czym polega odpowiedzialność biura rachunkowego?

Klienci powierzający księgowość biurom rachunkowym mają nadzieję, że nie będą dłużej martwić się rozliczaniem podatków lub innych należności. Może się jednak zdarzyć, że to właśnie oni zapłacą za ewentualne błędy popełnione przez biuro rachunkowe. Sprawdźmy, na czym polega odpowiedzialność biura rachunkowego?

Za co odpowiada klient?

Pomoc biur rachunkowych w zakresie rozliczeń jest dziś nieoceniona, zwłaszcza w dobie pandemii, gdy spora część pracodawców została zmuszona do pracy w trybie zdalnym. Choć informatyzacja biur rachunkowych postępuje z roku na rok, obecna sytuacja znacznie przyspieszyła ten proces. Ich działalność w formie online pozwala przedsiębiorcom zaoszczędzić mnóstwo cennego czasu.

Zanim jednak skorzystamy z usług biura rachunkowego, należy zorientować się, kto będzie odpowiedzialny za konsekwencje ewentualnych błędów lub niedopatrzeń. Problemy z prowadzeniem księgowości, niedotrzymywaniem terminów lub niewłaściwe naliczenia podatkowe mogą być spowodowane zarówno przez nierozwagę osób pracujących w biurze, jak i zaniechania klientów, np. w terminowym dostarczeniu dokumentów.

Każdy klient musi mieć świadomość, że to właśnie on ponosi odpowiedzialność za niemal wszystkie działania biura rachunkowego, z którym podjął współpracę.
Mogłoby się przez to wydawać, że biuro rachunkowe jest poza wszelkimi podejrzeniami, lecz to nie do końca prawda – jeśli przedsiębiorca wykaże nieścisłości w prowadzonej przez biuro księgowości, może zażądać od niego odszkodowania.

Często jednak to właśnie klienci są odpowiedzialni za ewentualne zaniedbania, zwykle poprzez niedotrzymywanie ustalonych terminów, i to oni muszą liczyć się z konsekwencjami tego typu zaniechań. Podobnie, jeśli klient nie przekaże kompletnych dokumentów lub dostarczy do biura rachunkowego dane nierzetelne, to on, a nie pracownicy biura, ponosi za to winę a wiec odpowiedzialność biura rachunkowego jest w tym przypadku ograniczona.

Co można zrobić, aby zabezpieczyć się przed takimi wypadkami na przyszłość? Pomocne będzie sformułowanie odpowiedniej umowy z biurem rachunkowym – część odpowiedzialności lub cały jej zakres można wówczas przenieść na biuro, a tym samym – wszelkie dodatkowe koszty klient będzie mógł wyegzekwować właśnie od biura rachunkowego, które popełniło błąd. Jest to bardzo istotna kwestia, która może w przyszłości pomóc zaoszczędzić wielu zbędnych trosk.

Za co odpowiada biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe jest zleceniobiorcą, który wypełnia obowiązki nałożone mu przez zleceniodawcę, czyli klienta. W ich skład wchodzi m.in.

  • działalność z zakresu prawa podatkowego, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych,

  • prowadzenie statystyk,

  • sporządzanie sprawozdań finansowych,

  • gromadzenie i archiwizacja dowodów księgowych,

  • obsługa kadrowo-płacowa,

  • doradztwo finansowe,

  • reprezentowanie klienta przed organami skarbowymi,

  • przygotowywanie wniosków kredytowych,

  • doradztwo z zakresu prawa podatkowego,

  • rozliczenia i raporty dla ZUS.

Do zakresu odpowiedzialności biura rachunkowego należy również zapewnienie klientowi dostępu do wszelkich dokumentów sporządzanych przez księgowość. Nie może ono zarazem dopuścić do sytuacji, w której dane klienta zostałyby ujawnione wbrew jego woli lub wyciekły z systemu.

Co wpływa na koszty usługi księgowej?

Dobre biuro rachunkowe musi nadążać za trendami na rynku oraz stale zmieniającym się zakresem prawa. W tym celu niezbędne jest zatrudnienie specjalistów z danego zakresu, którzy są wizytówką biura. Należy mieć się jednak na baczności, gdy widzimy biuro rachunkowe, które twierdzi, że zna się na każdym aspekcie z wybranej kategorii.

Nie każdy księgowy będzie znał się na prawie podatkowym lub gospodarczym, tak samo biuro rachunkowe nie jest w stanie rozwiązać każdego problemu klienta. Czerwona lampka powinna zapalić się z tyłu głowy przedsiębiorcy, gdy ceny za oferowane przez biuro usługi i pomoc ich specjalistów są bardzo niskie – musimy wiedzieć, że wyższa cena, choć nie zachęca, zwykle gwarantuje dobrą i szeroką wiedzę na dany temat.

Jeśli dane zagadnienie lub problem wykraczają poza zakres wiedzy specjalistów i świadczonych przez biuro usług, powinno ono skierować klienta do innych specjalistów lub organu z danej dziedziny, który pomoże mu efektywniej rozwiązać konkretną kwestię. Gdy biuro rachunkowe zna się na wszystkim, a przy tym wycenia się bardzo nisko, można założyć, że nie jest godne zaufania.

Odpowiedzialność biura rachunkowego i klienta

Źle prowadzona przez biuro rachunkowe księgowość może czasem pociągnąć za sobą odpowiedzialność karną. Dzieje się tak, gdy mamy do czynienia z uznaniem danego aspektu za wykroczenie skarbowe bądź przestępstwo. Kara grozi wówczas, rzecz jasna, nie klientowi biura, lecz księgowemu bądź właścicielowi danego oddziału. Nie można jednak nałożyć kary na osobę, której nie da się jednoznacznie przypisać winy za popełniony czyn.

Odpowiedzialność biura rachunkowego dotyczy również sposobu prowadzenia przez nie ksiąg - w sposób nierzetelny - oraz niszczenie lub podrabianie dokumentów. W skrajnych przypadkach biuro może zostać ukarane nawet za nieprowadzenie księgowości.

Większość odpowiedzialności za zaniechania biura rachunkowego spada na przedsiębiorcę, lecz są sytuacje, w których może, a wręcz powinien on dochodzić swoich praw. Mimo że nie wszystko zależy od przedsiębiorcy, chcąc oszczędzić sobie w przyszłości problemów, powinni zacząć od rewizji swojego postępowania, a zarazem dopiąć wszystkie szczegóły jeszcze przed rozpoczęciem współpracy z biurem rachunkowym.