Prowadzenie dokumentacji pracowniczej - co zawiera rozporządzenie?

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Zarówno przed zawarciem umowy o pracę, jak i w czasie jej trwania, często zachodzi potrzeba dokumentowania różnych okoliczności mających znaczenie dla nawiązania i przebiegu stosunku pracy. Z oczywistych względów za wiarygodne uznaje się przede wszystkim dokumenty oryginalne. Jednakże przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej ograniczają możliwość gromadzenia oryginałów przez pracodawcę.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej  - pojęcie dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację pracowniczą, czyli:

• akta osobowe pracowników, oraz
• dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Kolejnym istotnym obowiązkiem pracodawcy, określonym w art. 94 pkt 9b kp jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej  - co zawiera dokumentacja pracownicza?

Akta osobowe pracownika składają się z 5 części i obejmują:

• w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
• w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
• w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
• w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;
• w części E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (§ 3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Z kolei w skład dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wchodzą:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (§ 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej - oryginał czy kopia?

Jak stanowi § 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Aby zapewnić prawidłowe stosowanie tego przepisu, należy odróżnić od siebie 3 rodzaje dokumentów:

1. dokumenty będące własnością pracownika, zgromadzone przez niego zarówno przed nawiązaniem stosunku pracy, jak i po jego nawiązaniu – które nie są pismami (oświadczeniami) kierowanymi do pracodawcy, a jedynie są przedkładane pracodawcy;
2. pisma (oświadczenia) pracownika, kierowane do pracodawcy;
3. pisma (oświadczenia) pracodawcy, kierowane do pracownika.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej  - dokumenty pracownika niekierowane do pracodawcy

Do tej grupy należą m.in. dokumenty potwierdzające:

• wykształcenie (w tym świadectwa szkolne, dyplomy ukończenia studiów);
• kwalifikacje zawodowe (w tym zaświadczenia o udziale w kursach i szkoleniach, referencje);
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia (w tym świadectwa pracy).

Przepis § 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej odnosi się właśnie do dokumentów tego rodzaju. Pracodawca ma prawo wglądu do tych dokumentów, w granicach określonych w art. 221 kp, czyli w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne dla potrzeb zatrudnienia. Może również sporządzać ich odpisy lub kopie, a następnie poświadczać ich zgodność z przedłożonymi dokumentami. 

Przykład 1.

Nowo zatrudniony pracownik przedłożył pracodawcy oryginały świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia. Specjalista ds. kadr, posiadający od pracodawcy upoważnienie do poświadczania zgodności odpisów i kopii z przedkładanymi dokumentami, sporządził kserokopie wspomnianych świadectw pracy i umieścił na nich adnotacje o zgodności kopii z oryginałami, opatrując je datą i podpisem. Zgodnie z wymogiem § 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej oryginały dokumentów zostały zwrócone pracownikowi.

Przykład 2.

Pracownik przedłożył pracodawcy kserokopię dyplomu ukończenia szkoły wyższej. Specjalista ds. kadr poprosił w związku z tym pracownika o okazanie oryginału tego dokumentu, gdyż na podstawie samej kserokopii nie mógł potwierdzić, że jest ona zgodna z dokumentem oryginalnym. W przypadku sporządzenia kopii z kopii dokumentu poświadczyć można jedynie zgodność jednej kopii z drugą kopią. W związku z tym, że art. 221 § 5 kp stanowi, że pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych (w tym danych o wykształceniu) w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, specjalista ds. kadr uznał, że w omawianym przypadku, z uwagi na znaczenie informacji o wykształceniu pracownika, konieczne jest okazanie przez niego oryginału dyplomu. 

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej - pisma (oświadczenia) pracownika i pracodawcy kierowane do drugiej strony stosunku pracy

Wśród tego rodzaju dokumentów wymienić można w szczególności:

• umowę o pracę;
• zakres czynności (zakres obowiązków);
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy;
• potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu;
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się;
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
• dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego;
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem;
• dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
• umowę o zakazie konkurencji;
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej;
• dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy;
• oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę.

Aby pisma (oświadczenia) pracownika kierowane do pracodawcy w postaci papierowej były skuteczne, muszą być dokumentami oryginalnymi, tzn. mieć formę pisemną (zawierać autentyczny podpis pracownika, a nie jego kopię). Oryginały tego rodzaju dokumentów pracodawca może włączać do akt osobowych – nie musi sporządzać ich odpisów lub kopii, a oryginałów zwracać pracownikowi.

Z kolei powszechnie przyjętą praktyką jest, że pisma (oświadczenia) pracodawcy kierowane do pracownika są sporządzane w 2 egzemplarzach, z których każdy zostaje podpisany przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną. Jeden egzemplarz otrzymuje pracownik, a drugi zostaje włączony do akt osobowych. Nie ma wówczas potrzeby sporządzania odpisu lub kopii takiego dokumentu, która następnie podlegałaby poświadczeniu za zgodność z oryginałem.

Jak wynika z powyższego, w przypadku prowadzenia akt osobowych w postaci papierowej, pracodawca może gromadzić w nich dokumenty oryginalne w zakresie, w jakim są to pisma (oświadczenia) kierowane przez strony stosunku pracy wzajemnie do siebie. Nie jest natomiast dopuszczalne przechowywanie przez pracodawcę oryginałów dokumentów będących własnością pracownika, które nie są pismami (oświadczeniami) kierowanymi do pracodawcy, a jedynie są przedkładane pracodawcy (do wglądu). Dokumenty tego rodzaju pracodawca może jedynie kopiować, a następnie poświadczać zgodność kopii z oryginałem.