Prowadzenie działalności gospodarczej zawsze wiąże się z koniecznością dopełnienia różnych obowiązków natury księgowej. Forma danej działalności może wpłynąć na zakres takich zobowiązań oraz ich ilość – ustawodawca co jakiś czas zwiększa jednak liczbę spraw księgowych, którymi obarczani są przedsiębiorcy. Pomocne w tym zakresie może być biuro rachunkowe – czy może ono jednak zostać ukarane karą porządkową? W jakich sytuacjach nałożona może zostać kara porządkowa dla biura rachunkowego?
Kto prowadzi księgowość w firmie?
W Polsce nie istnieje obowiązek korzystania z pomocy prawnej lub pomocy wykwalifikowanych firm księgowych. Każdy przedsiębiorca może samodzielnie prowadzić swoje sprawy i realizować powinności względem państwa. Obowiązki firmowe nie sprowadzają się jednak tylko do odprowadzania podatków w ich należytej wielkości, ale także prawidłowego przygotowywania i wysyłania ważnych dokumentów kasowych. Jeśli przedsiębiorca nie ma wiedzy i doświadczenia w tym zakresie, to warto, aby skorzystał z pomocy księgowego lub biura rachunkowego.
Czym jest kara porządkowa?
Pojęcie kary porządkowej pojawia się nie tylko na gruncie prawa pracy (kara taka może zostać zastosowana względem pracownika, który narusza swoje obowiązki), ale także w przepisach podatkowych. Zgodnie z treścią art. 262 Ordynacji podatkowej strona, pełnomocnik strony, świadek lub biegły, którzy mimo prawidłowego wezwania organu podatkowego:
nie stawili się osobiście bez uzasadnionej przyczyny, mimo że byli do tego zobowiązani, lub
bezzasadnie odmówili lub nie dokonali w terminie wyznaczonym w wezwaniu złożenia wyjaśnień, zeznań, wydania opinii, okazania przedmiotu oględzin, przedłożenia tłumaczenia dokumentacji obcojęzycznej lub udziału w innej czynności, lub
bezzasadnie odmówili okazania lub nie przedstawili w wyznaczonym terminie dokumentów, których obowiązek posiadania wynika z przepisów prawa, ksiąg podatkowych, dowodów księgowych będących podstawą zapisów w tych księgach, lub
bez zezwolenia tego organu opuścili miejsce przeprowadzenia czynności przed jej zakończeniem
– mogą zostać ukarani karą porządkową o charakterze finansowym (w 2022 roku wynosi ona maksymalnie 3000 zł).
Jeżeli stroną jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, organ podatkowy może ukarać karą porządkową osobę, która według przepisów dotyczących ustroju danej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej jest jej ustawowym reprezentantem, członkiem organu uprawnionego do jej reprezentowania lub jest upoważniona do prowadzenia jej spraw. Przepis § 1 stosuje się odpowiednio.
Karę porządkową można zastosować także do:
osób trzecich, które bezzasadnie odmawiają okazania przedmiotu oględzin;
uczestników rozprawy, którzy poprzez swoje niewłaściwe zachowanie utrudniają jej przeprowadzenie;
osób, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowanie ksiąg podatkowych bądź dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach (biura rachunkowe), jeżeli osoby te bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych bądź dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach.
Kary porządkowej nie stosuje się, jednak jeżeli dokonanie czynności jest uzależnione od wyrażenia zgody przez stronę lub innego uczestnika postępowania, a zgoda taka nie została wyrażona.
Karę porządkową nakłada się w formie postanowienia, na które służy zażalenie. Termin płatności kary porządkowej wynosi 7 dni od dnia doręczenia stosownego postanowienia.
Organ podatkowy, który nałożył karę porządkową, może wniosek ukaranego – złożony w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia o nałożeniu kary porządkowej – uznać za usprawiedliwione niestawiennictwo lub niewykonanie innych obowiązków i uchylić postanowienie nakładające karę.
Kara porządkowa dla biura rachunkowego
Kara porządkowa nakładana w ramach postępowania podatkowego może być nałożona nie tylko na podatnika (np. właściciela danej firmy), ale także współpracującego z nim księgowego lub biuro rachunkowe. Pamiętajmy jednak, że katalog kar porządkowych wymienionych w poprzednim akapicie ma charakter zamknięty, co oznacza, że nie można nałożyć takiej kary za coś, co nie zostało wymienione w przepisach Ordynacji podatkowej.
Z karą porządkową stosowaną wobec biura rachunkowego lub księgowego mamy do czynienia przede wszystkim wtedy, gdy takie podmioty nie udostępniają ksiąg rachunkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach bądź nie czynią tego w wyznaczonym przez organ kontrolny terminie.
Okazuje się jednak, że niedopełnienie obowiązku w trakcie postępowania kontrolnego nie zawsze będzie oznaczało możliwość ukarania. Jeśli taka sytuacja była skutkiem niezawinionego zachowania ukaranego podmiotu, może on wnioskować o uchylenie nałożonej kary. Zgodnie z obowiązującym orzecznictwem za usprawiedliwione należy traktować takie okoliczności, które w sposób niezależny od strony i w normalnych warunkach trudnych do przezwyciężenia uniemożliwiały jej zadośćuczynienie obowiązkom nałożonym przez organ podatkowy, nawet przy dołożeniu należytej staranności.
Przykład 1.
Biuro rachunkowe zostało zobowiązane przez organ podatkowy do przedstawienia w terminie 7 dni ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa X. W trakcie postępowania kontrolnego organ podatkowy powziął pewne wątpliwości co do prawdziwości złożonych zeznań podatkowych i chciał sprawdzić tę sprawę na podstawie dokumentacji księgowej firmy. Pracownicy biura rachunkowego przygotowali stosowne dokumenty i mieli je wysłać w terminie, jednak w dniu planowanej wysyłki całe biuro uległo pożarowi wywołanemu przez osoby trzecie. W tej sytuacji biuro nie wysłało dokumentów żądanych przez organ i zostało ukarane karą porządkową w wysokości 2500 zł. Biuro ma jednak możliwość uchylenia się od nałożonej kary, ponieważ niedopełnienie obowiązku nie wynikało w tym przypadku z zawinionych działań żadnego z pracowników tej firmy.
Przykład 2.
Podczas postępowania kontrolnego organ podatkowy zażądał od księgowego firmy Z przekazania ksiąg rachunkowych, które mają potwierdzić prawidłowość wypłacania wynagrodzeń pracowniczych i odprowadzanych zaliczek podatkowych. Organ wezwał księgowego, aby udostępnił on wskazane dokumenty w terminie 7 dni. Księgowy miał w tym czasie wyjechać z rodziną na urlop wypoczynkowy, więc stwierdził, że swój obowiązek wykona dopiero po powrocie z wakacji – 3 tygodnie po terminie zakreślonym przez organ podatkowy. W tej sytuacji organ podatkowy ukarał księgowego karą porządkową w wysokości 3000 zł – nie ma możliwości jej uchylenia, ponieważ nieprzekazanie żądanych dokumentów w terminie było zawinionym zachowaniem księgowego, którego nie da się obiektywnie usprawiedliwić.
Jak widać z powyższych przykładów, kara porządkowa wymierzana w trakcie postępowania kontrolnego prowadzonego przez organ podatkowy może być nałożona nie tylko bezpośrednio na podatnika, ale również osoby odpowiadające za rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych i dopełnianie wszelkich obowiązków podatkowych. Dotyczy to także biur rachunkowych, które współpracują z daną firmą od krótkiego czasu, przy czym ważne jest, aby zakres kontroli dotyczył już działań podejmowanych przez takich księgowych.
Podsumowując, biuro rachunkowe może być ukarane karą porządkową w trakcie prowadzonego postępowania podatkowego. Nakładającym karę jest organ podatkowy – może to uczynić tylko wtedy, gdy zajdą konkretne przesłanki przewidziane przez odpowiednie przepisy Ordynacji podatkowej. Kara porządkowa ma charakter finansowy i może zostać uchylona, jeśli ukarany wykaże, że do przewinienia doszło wskutek okoliczności, za które nie może ponosić winy.
