Poradnik Przedsiębiorcy

Kara umowna - zastrzeganie i egzekwowanie

Poniższy artykuł poświęcony będzie problematyce jaką jest kara umowna. Z zasady swobody umów wynika, że do każdej umowy można zastosować tę instytucję – jednak czy w każdej sytuacji jest to dowolne? W jaki sposób należy ją określić? Wskażemy liczne przykłady kar umownych, które mogą zostać zastosowane w umowach między przedsiębiorcami, umowach z udziałem konsumentów, jak również w umowach pomiędzy osobami fizycznymi.

Czym jest kara umowna?

Zgodnie z art. 483 ustawy – Kodeks cywilny w umowie możliwe jest zastrzeżenie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy. Ta suma to kara umowna.

Nie jest ona obligatoryjnym elementem żadnej umowy, jednak można ją wprowadzić zgodnie z zasadą swobody umów. Jej celem jest wzmocnienie skuteczności więzi, która powstała między stronami, poprzez skłonienie strony zobowiązanej do ścisłego wypełnienia zobowiązania.

Kara umowna stanowi swojego rodzaju gwarancję spełnienia świadczenia przez dłużnika. Pełni funkcję kompensacyjną, symplifikacyjną, stymulacyjną oraz represyjną.

Istotne jest to, że kara umowna może zabezpieczać wyłącznie zobowiązanie niepieniężne. Rozwiązanie to ma na celu zapobieganie obchodzenia, poprzez zastrzeganie kary umownej przy zobowiązaniach pieniężnych, zakazu ustalania odsetek powyżej poziomu tzw. odsetek maksymalnych.

W ten sposób można zabezpieczyć na przykład:

  • nieterminowe wydanie przedmiotu umowy o dzieło;

  • nieterminowy zwrot przedmiotu najmu;

  • niedostarczenie instrukcji, gwarancji lub innych dokumentów przy umowie sprzedaży.

Nie można zastrzec, że stronie, która ma uzyskać wynagrodzenie lub cenę, przysługuje kara umowna za nieterminową zapłatę – w takiej sytuacji zabezpiecza się to odsetkami umownymi, a nie karą umowną.

Kara umowna - jak ja określić?

Karę umowną można zastrzec:

  • poprzez określenie podstaw do jej wysokości;

  • kwotowo.

Przykład 1.

Zastrzega się, na rzecz zamawiającego, karę umowną w wysokości 0,005% wartości wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1 umowy za każdy dzień opóźnienia w dostarczeniu przedmiotu umowy, który to termin wynika z § 8 umowy.

Formułując w ten sposób karę umowną, nie można tego robić w sposób nieprzemyślany, odrealniony – należy zweryfikować, jaka jest wartość zamówienia i czy kara umowna zastrzeżona w ten sposób nie będzie nadmiernie wygórowana lub też rażąco niska. Określenie wartości zamówienia na kwotę, na przykład 5000 zł oraz kary umownej w wysokości 500 zł za każdy dzień opóźnienia z pewnością będzie uznane za rażąco wygórowaną.

Przykład 2.

Zastrzega się, na rzecz zamawiającego, karę umowną w wysokości 100 zł za każdy dzień opóźnienia w dostarczeniu przedmiotu umowy, który to termin wynika z § 8 umowy.

Jest to sposób kwotowy określenia kary umownej. Jest on na pewno dużo bardziej oczywisty, nie powinien nastręczać większych wątpliwości. Tu również należy pamiętać, aby kara umowna nie była rażąco wygórowana.

Możliwe jest określenie w treści umowy, czy kary umowne mogą być kumulowane – mogą one być bowiem zastrzegane przy różnych okolicznościach związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy i na rzecz każdej ze stron.

Przykład 3.

Kary umowne, zastrzeżone na rzecz przyjmującego zamówienie oraz zamawiającego, mogą być kumulowane.

Warto dodać, że w sytuacji, gdy wartość przedmiotu zamówienia wynosi 5000 zł, zastrzeżone kary mogą w efekcie opóźnień w wydaniu zamówienia/dzieła przekroczyć wartość zamówienia. Aby wyeliminować taką sytuację, bardzo dobrą praktyką jest wskazanie w umowie wysokości maksymalnej kar umownych.

Przykład 4.

Zastrzeżone kary umowne nie mogą łącznie przekroczyć 40% wartości wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1 umowy.

Przykład 5.

Zastrzeżone kary umowne nie mogą łącznie przekroczyć kwoty 10 000 zł (w sytuacji, gdy zamówienie wynosi kwotę 30 000 zł).

Zgodnie z treścią uchwały SN z 6 listopada 2003 roku (III CZP 61/03, OSNC 2004/5, poz. 69), wykazanie, że wierzyciel nie poniósł szkody, nie zwalnia dłużnika z obowiązku zapłaty kary umownej. Nie jest ona zatem uzależniona od poniesionej ewentualnie szkody, wierzyciel nie musi wykazywać ani jej istnienia, ani jej wysokości.

Kara umowna a odszkodowanie

W sytuacji, gdy w umowie zastrzegana jest kara umowna, co do zasady nie jest możliwe dochodzenie odszkodowania, które przenosi wysokość zastrzeżonej kary umownej.

Niemniej w umowie można wskazać, że żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej jest dopuszczalne.

Przykład 6.

Strony mogą dochodzić odszkodowania przenoszącego zastrzeżonej kary umownej, na zasadach ogólnych.

Jak zostało wskazane, przy zastrzeżonej karze umownej nie ma potrzeby udowadniania szkody, czy tego, że zastrzeżona kara umowna się należy. Wierzyciel powinien jedynie udowodnić istnienie i treść stosunku zobowiązaniowego. Nie ma jednak żadnego obowiązku dowodzenia wysokości szkody, a co najwyżej osoba, od której żąda się tej kary, może udowadniać, że zastrzeżona kara jest rażąco wygórowana.

W przypadku odszkodowania wierzyciel, który występuje o zapłatę odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej, jest obowiązany udowodnić poniesioną szkodę.

Przykład 7.

Pani Barbara zalała mieszkanie swojej sąsiadce, pani Joannie. Panie umówiły się, że pani Barbara w terminie do 15 maja 2021 roku osuszy mieszkanie, odmaluje ściany oraz naprawi płytki w łazience. Za każdy dzień opóźnienia umówiono się na karę umowną w kwocie 100 zł za każdy dzień opóźnienia, przy czym kary umowne nie przekroczą kwoty 2000 zł, zatem maksymalne opóźnienie to 20 dni. Wskazano, że pani Joanna będzie mogła żądać odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej. Po tym czasie pani Barbara nadal nie wykonała zobowiązania, nawet nie przystąpiła do prac. W takiej sytuacji pani Joanna może wezwać sąsiadkę do zapłaty, a następnie wnieść pozew do sądu, udowadniając poniesioną szkodę – udowodnić wysokość kosztów osuszania, malowania, naprawy płytek.

Jak jest egzekwowana kara umowna?

Zastrzeganie kar umownych to jedna kwestia, natomiast drugą jest odzyskanie pieniędzy, które zostały wskazane jako kara umowna.

W pierwszej kolejności należy próbować polubownego odzyskania kwoty stanowiącej karę umowną poprzez porozumienie się, nieformalne, ze zobowiązanym do zapłaty kary umownej.

Jeśli jednak dłużnik odmówi zapłaty, konieczne jest formalne wezwanie go do  niej z wyznaczeniem jej terminu. Nie powinien on być zbyt długi, jednak adekwatny do żądanej kwoty. Jeśli kara umowna wynosi, na przykład, kilkaset tysięcy złotych, oczywistym jest, że termin 3-dniowy będzie nieadekwatny.

Jeżeli jednak w wyznaczonym terminie zobowiązany do zapłaty nie uiści kary umownej, nie spróbuje się porozumieć, niezbędne jest złożenie pozwu do sądu. Warto w tym celu sięgnąć do zawartej umowy, aby zweryfikować, czy strony zastrzegły sąd wyłącznie właściwy do rozpoznania sprawy – w takiej sytuacji pozew może zostać skierowany tylko do takiego sądu. Należy też, ewentualnie, mieć na uwadze, czy w umowie nie zastrzeżono, że dla rozpoznania sporów właściwy będzie sąd arbitrażowy. Jeżeli tak, pozew może być skierowany tylko do konkretnego sądu arbitrażowego. Skierowanie go do sądu powszechnego będzie skutkowało odrzuceniem pozwu na zarzut pozwanego.

W pozwie, zarówno skierowanym do sądu arbitrażowego, jak i powszechnego, należy wskazać, z czego wynika żądanie – opisać zawartą umowę, zastrzeżoną karę umowną, z czego wynika obowiązek jej zapłaty w konkretnym przypadku. Pożądane jest dołączenie do pozwu tej umowy, wezwania do zapłaty, dowodu doręczenia wezwania do zapłaty zobowiązanemu i jego ewentualnej odpowiedzi, jeżeli takiej udzielił.