Poradnik Przedsiębiorcy

Naprawienie szkody spowodowanej przez pracownika a koszt podatkowy pracodawcy

Przedsiębiorca zatrudniający pracowników musi liczyć się z możliwością spowodowania przez nich szkody. Jeżeli została ona spowodowana w ramach wykonywania obowiązków pracowniczych, to zobligowanym do jej naprawienia jest pracodawca. W związku z tym pojawia się pytanie, czy wydatek poniesiony na naprawienie szkody spowodowanej przez pracownika może dla pracodawcy stanowić koszt podatkowy?

Zasady ponoszenia odpowiedzialności za szkodę

W celu ustalenia reguł przypisywania odpowiedzialności oraz określania, kto jest zobowiązany do naprawienia szkody wyrządzonej w zakresie obowiązków pracowniczych, sięgnąć należy do treści Kodeksu pracy. 

W pierwszej kolejności wskazać należy, że w myśl art. 114 kp pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną. Dodatkowo kodeks ten wskazuje pewne okoliczności, kiedy odpowiedzialność pracownika jest wyłączona. Otóż w świetle art. 117 kp pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia. Pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, a w szczególności nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka.

Warto także mieć na uwadze, że swoim działaniem pracownik może wyrządzić szkodę nie tylko swojemu pracodawcy, lecz także osobom trzecim (klientom lub kontrahentom). Jak możemy przeczytać w art. 120 kp, w razie wyrządzenia przez pracownika przy wykonywaniu przez niego obowiązków pracowniczych szkody osobie trzeciej, zobowiązany do naprawienia szkody jest wyłącznie pracodawca. Wobec pracodawcy, który naprawił szkodę wyrządzoną osobie trzeciej, pracownik ponosi odpowiedzialność przewidzianą w przepisach Kodeksu pracy.Przepisy Kodeksu pracy wprost stanowią, że w przypadku działania w zakresie obowiązków pracowniczych i wyrządzenia przez pracownika szkody osobie trzeciej zobowiązanym do jej naprawienia jest pracodawca.

Wydatek na naprawienie szkody spowodowanej przez pracownika w kosztach podatkowych

Naprawienie szkody przez pracodawcę, tak jak i każdy inny wydatek, należy analizować z perspektywy ogólnej definicji kosztów podatkowych. W tym zakresie musi odnieść się do treści art. 22 ust. 1 ustawy PIT (odpowiednio art. 15 ust. 1 ustawy CIT), gdzie wskazano, że kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Jeżeli zatem pracodawca wykaże, że wydatek na naprawienie szkody wykazuje bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością, a jego poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętego przychodu bądź zachowanie źródła przychodu, to będzie uznawany za podatkowy koszt uzyskania przychodu. 

W kontekście powyższego należy podkreślić, że naprawienie przez pracodawcę szkody wyrządzonej przez pracownika stanowi racjonalny oraz gospodarczo uzasadniony wydatek, który pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ponadto powstanie szkody, którą następnie należy zrekompensować osobie trzeciej, nie jest w tym przypadku wynikiem niedbalstwa czy też umyślnego działania pracodawcy, a to przepis prawa wprost przenosi na niego obowiązek naprawienia szkody.Naprawienie szkody spowodowanej przez pracownika wykazuje związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą, dlatego też pracodawca może tego rodzaju wydatek zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodu.Powyższa zasada obowiązywać będzie zarówno w sytuacji, gdy pracownik swoim działaniem wyrządził szkodę samemu pracodawcy, jak i wtedy gdy czyn pracownika wywoła szkodę u podmiotu trzeciego.

Organy podatkowe na ogół nie kwestionują prawa do zaliczania w koszty podatkowe wydatku na naprawienie szkody spowodowanej przez pracownika. W zakresie szkody powstałej u samego pracodawcy wskazać można na treść interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 26 stycznia 2009 r., nr IBPB/I/1/415-863/08/AP:

„W przypadku gdy pracodawca poniósł stratę w środkach pieniężnych na skutek ich przywłaszczenia – kradzieży dokonanej przez pracownika pracodawca ma możliwość dochodzenia naprawienia wyrządzonej szkody na zasadach określonych w dziale V (art. 114-127) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). W przypadku rezygnacji z tej możliwości nie przysługuje mu prawo zaliczenia poniesionej straty do kosztów uzyskania przychodów.

Zauważyć należy, iż straty w majątku obrotowym, w tym dotyczące pieniędzy mogą stanowić element kosztowy w prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym każdy przypadek obciążania kosztów stratami powinien być rozpatrywany indywidualnie. Dlatego też, jeżeli strata nie powstała w wyniku niedbalstwa albo braku nadzoru nad pracownikiem, wnioskodawczyni podjęła dochodzenie roszczenia od pracownika przed terminem jego przedawnienia w świetle przepisów prawa cywilnego i dysponuje dokumentami stwierdzającymi bezskuteczność jego dochodzenia, to może zaliczyć powstałą stratę w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej”.

Odnośnie do możliwości ujęcia w kosztach podatkowych wydatku na naprawienie szkody wywołanej przez pracownika osobie trzeciej można sięgnąć do treści interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 22 grudnia 2016 r., nr 2461-IBPB-1-2.4510.1010.2016.1.AK:

„Uszkodzenie bramy nastąpiło w czasie manewru cofania wózkiem akumulatorowym załadowanym umytym materiałem szalunkowym. Spółka została obciążona kosztem naprawy bramy w wysokości 2.600 EUR.

Wskazany powyższej koszt naprawy bramy nie znajduje się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 16 u.p.d.o.p. Zatem analizując ww. wydatek pod kątem możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów należy zbadać czy spełnia on przesłanki pozytywne wynikające z treści art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.

W opinii tut. Organu koszt naprawy bramy, którym Spółka została obciążona będzie związany z prowadzoną działalnością gospodarczą i będzie służył osiągnięciu przychodu względnie zabezpieczeniu źródła przychodów, a zatem będzie mogły być uznany za koszt uzyskania przychodu”.Pracodawca może do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć wydatek na naprawienie szkody, którą pracownik wyrządził w jego majątku lub w majątku osoby trzeciej.