Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga dbałości o terminowe wywiązywanie się z obowiązków wobec urzędu skarbowego, ZUS-u czy z obowiązków sprawozdawczych, co wpływa na reputację firmy. Trzeba mieć na uwadze, że nieterminowe sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego może mieć poważne konsekwencje prawne, finansowe oraz reputacyjne. Wyjaśniamy, z jakimi konsekwencjami może wiązać się niedotrzymanie terminu sporządzenia i podpisania rocznego sprawozdania finansowego.
Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego
Roczne sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone na podstawie prawidłowo prowadzonych i terminowo zamkniętych ksiąg rachunkowych. Księgi rachunkowe zamyka się m.in. na dzień kończący rok obrotowy – wynika tak z art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Powinno to nastąpić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia. W tym też terminie kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego i przedstawia je właściwym organom zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Dodatkowo roczne sprawozdanie finansowe większych jednostek wymaga przed zatwierdzeniem zbadania przez biegłego rewidenta działającego w imieniu podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych.
Zatwierdzenia sprawozdania finansowego dokonuje właściwy dla danej jednostki organ zatwierdzający, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutu, umowy lub na mocy prawa własności jest do tego uprawniony. Przykładowo w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością organem zatwierdzającym roczne sprawozdanie finansowe jest zwyczajne zgromadzenie wspólników.
Sprawozdanie finansowe należy sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, a zatwierdzić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od tego dnia. Po zatwierdzeniu sprawozdania należy je złożyć drogą elektroniczną do właściwego rejestru sądowego.
Kary finansowe i odpowiedzialność karna za nieterminowe sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego
Za nieprzestrzeganie przepisów wynikających z ustawy o rachunkowości grożą sankcje, co wynika z art. 77-79 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie. Dodatkowo na mocy art. 79 pkt 4, kto wbrew przepisom ustawy nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Za nieterminowe sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego, w tym za jego niepodpisanie, grozi zatem grzywna. W niektórych przypadkach nieterminowe złożenie sprawozdania może prowadzić nawet do odpowiedzialności karnej, szczególnie jeśli związane jest to z próbą ukrycia prawdziwego stanu finansowego spółki. W skrajnych przypadkach, gdy nieterminowe składanie sprawozdań finansowych jest częścią szerszych naruszeń, np. fałszowania ksiąg rachunkowych, mogą zostać zastosowane przepisy kodeksu karnego. Aby uniknąć negatywnych konsekwencji, ważne jest, aby zarząd i osoby odpowiedzialne w jednostce za księgowość przestrzegały terminów składania sprawozdań finansowych i wykazywały dbałość, aby sporządzano je zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Piotr Nowak (wiceminister finansów) w odpowiedzi na wystąpienie Adama Abramowicza (rzecznika małych i średnich przedsiębiorstw), by rozważyli odstąpienie od karania przedsiębiorców, którzy spóźniają się ze składaniem e-sprawozdań finansowych, wyjaśnił, że przepisy karne zawarte w szczególności w art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości mają charakter ustawowy i nie jest możliwe zawieszenie ich stosowania decyzją ministra finansów, natomiast w przypadku ewentualnego wszczęcia postępowania karnego kwalifikacja niezachowania wymaganej elektronicznej postaci sprawozdania czy też braku wymaganych podpisów niektórych członków zarządu wymaga każdorazowej, indywidualnej analizy, w tym zbadania wszelkich okoliczności popełnienia czynu, w tym uwzględnienia tych łagodzących, ale też umyślności działania czy jego zaniechania.
Jakie jeszcze skutki ma niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie?
Warto także pamiętać, że niedotrzymanie terminu sporządzenia sprawozdania finansowego ma wpływ na podział zysku firmy czy wypłatę dywidendy. W przypadku większych jednostek zobligowanych do zbadania sprawozdania przez biegłego rewidenta opóźnienie w sporządzeniu sprawozdania ma wpływ na termin przeprowadzenia audytu.
Mogą wystąpić także trudności w otrzymaniu kredytu, pożyczki czy zawarcia umowy leasingu. Zdarza się, że w zawartej umowie, np. z bankiem, wymagane jest przekazanie rocznego sprawozdania finansowego w określonym terminie, a niedopełnienie tego obowiązku skutkuje np. podwyższeniem oprocentowania na skutek wzrostu ryzyka.
Skutki reputacyjne nieterminowego złożenia sprawozdania
Prowadząc działalność gospodarczą, trzeba mieć na uwadze, że dbanie o reputację firmy to nie tylko kwestie związane z podstawową działalnością operacyjną jednostki, a więc dobra jakość sprzedawanych towarów czy usług, dotrzymywanie terminów, profesjonalna obsługa klienta itd. To proces ciągły i wymagający, ale jego efekty mogą przynieść długofalowe korzyści i sukces na rynku. Niezłożenie rocznego sprawozdania finansowego w odpowiednim terminie może przyczynić się w szczególności do:
- utraty zaufania inwestorów – inwestorzy oczekują bowiem przejrzystości i terminowości w dostarczaniu informacji finansowych, a nieterminowe sporządzenie sprawozdania finansowego może obniżyć ich zaufanie do spółki;
- negatywnej opinii partnerów biznesowych – kontrahenci, z którymi współpracuje spółka, mogą negatywnie zareagować na opóźnienia w publikacji sprawozdań finansowych, co wpływa na wizerunek firmy na rynku;
- większa ostrożność kontrahentów – we współpracy ze spółką, której sprawozdania finansowe są nieterminowe, może przyczynić się do obniżenia osiąganych w kolejnych latach przychodów;
- utrata potencjalnych nowych partnerów biznesowych – jednym ze sposobów weryfikacji potencjalnych kontrahentów, z którymi firmy rozważają nawiązanie współpracy, jest terminowość realizacji obowiązków sprawozdawczych.
