Podczas przygotowywania się do zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy i do sporządzenia sprawozdania finansowego mogą pojawić się wątpliwości, jak powinna wyglądać prezentacja nadpłat w bilansie. Powstaje wówczas pytanie, czy możliwe jest wyksięgowanie drobnych nadpłat należności i zobowiązań.
Drobne nadpłaty należności – czy można je wyksięgować z ksiąg rachunkowych?
Należności na dzień bilansowy powinny zostać zinwentaryzowane i właściwie wycenione z uwzględnieniem zasady ostrożności. Co do zasady inwentaryzacja należności następuje drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń sald. Inwentaryzację należności można rozpocząć 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15. dnia następnego roku.
Należy mieć na uwadze, że drobne nadpłaty należności przed ich przedawnieniem nie mogą zostać wyksięgowane z ksiąg rachunkowych jednostki na podstawie decyzji kierownika jednostki. Nadpłaty należności stanowią bowiem zobowiązania jednostki wobec innych jednostek. Wyksięgowanie nadpłat należności w ciężar pozostałych przychodów operacyjnych pojawia się dopiero w momencie przedawnienia. Jeżeli drobna nadpłata należności jest przedawniona, to należy ją wyksięgować, nie spełnia bowiem warunków do uznania jej za zobowiązanie na gruncie przepisów ustawy o rachunkowości.
Nadpłaty należności mogą zostać zwrócone kontrahentom na ich rachunki bankowe, dzięki czemu konta rozrachunkowe zostaną uzgodnione, a w księgach rachunkowych na koniec roku obrotowego nie będą widnieć nadpłaty należności. Jeżeli jednostka nie zwróci drobnych nadpłat należności stanowiących jej zobowiązania, to tego typu nieprzedawnione nadpłaty należności muszą być utrzymywane na rozrachunkach do upływu terminu przedawnienia. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że z kolei drobne nieprzedawnione niedopłaty należności jednostka może wyksięgować na podstawie decyzji kierownika w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością przygotowuje się do zamknięcia roku obrotowego i sporządzenia sprawozdania finansowego. W księgach rachunkowych jednostki widnieją drobne nadpłaty należności od kontrahentów za wykonane przez spółkę usługi. Są to kwoty do kilkudziesięciu zł. Czy jednostka może wyksięgować te drobne nadpłaty z ksiąg rachunkowych na podstawie decyzji kierownika?
Nie jest dopuszczalne wyksięgowanie nadpłat należności z ksiąg rachunkowych jednostki przed ich przedawnieniem, ponieważ stanowią one jej zobowiązania. Oznacza to, że jeżeli w księgach rachunkowych widnieją nadpłaty należności, najprostszym rozwiązaniem jest zwrócenie ich na rachunki bankowe kontrahentów, dzięki czemu w księgach rachunkowych na koniec roku obrotowego nie będą widnieć nadpłaty. Ewentualne nadpłaty należności warto na bieżąco w trakcie roku obrotowego wyjaśniać z kontrahentami i zwracać je na ich rachunki bankowe lub w razie stałej współpracy z danym podmiotem w ramach uzgodnień pomniejszać przyszłe wpłaty od kontrahentów o nadpłacone uprzednio należności.
Prezentacja nadpłat w bilansie - należności
Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, nie później jednak niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tego zdarzenia – stanowi tak art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Natomiast na mocy art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 12 ust. 2, oraz na inny dzień bilansowy.
Jeżeli jednostka nie zwróci nadpłat należności kontrahentom i nadpłaty te są utrzymywane na kontach rozrachunkowych, to należy je odpowiednio ująć w bilansie sporządzanym za dany rok obrotowy. W przypadku gdy na koncie rozrachunkowym na dzień bilansowy widnieją salda zobowiązań wynikające z nadpłat należności, jednostka sporządzająca bilans według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości może zaprezentować takie nadpłaty w bilansie jako inne zobowiązania.
Drobne nadpłaty zobowiązań – czy można je wyksięgować z ksiąg rachunkowych?
Zobowiązania wobec kontrahentów jednostka inwentaryzuje w drodze porównania zapisów w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, w szczególności z dokumentami otrzymanymi od kontrahentów.
Nadpłaty na kontach rozrachunkowych mogą także dotyczyć zobowiązań jednostki, które wynikają z zapłaty zobowiązań wobec kontrahentów za zakupione towary czy usługi w kwocie wyższej niż wynikająca z faktury zakupu. Nadpłaty zobowiązań stanowią w istocie należności jednostki. Jeżeli zatem na koncie rozrachunkowym widnieją nadpłaty zobowiązań, jednostka powinna w pierwszej kolejności sprawdzić, czy faktury zostały prawidłowo zaksięgowane, a następnie wyjaśnić różnice pomiędzy otrzymanymi fakturami a dokonanymi płatnościami. Jeżeli powstałe nadpłaty zobowiązań wynikają z oczywistej omyłki w płatności i są to drobne, nieistotne kwoty, a jednostka nie zamierza wystąpić do kontrahentów o zwrot tych nadpłat, dopuszczalne jest wówczas ich wyksięgowanie w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Takie wyksięgowanie drobnych nadpłat zobowiązań powinno nastąpić na podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki o odstąpieniu od ich dochodzenia.
Przykład 2.
W księgach rachunkowych jednostki w wyniku błędów przy dokonywaniu płatności widnieją drobne nadpłaty zobowiązań wobec kontrahentów, od których jednostka nabywała towary lub usługi. Z uwagi na to, że są to drobne kwoty, jednostka nie zamierza występować do kontrahentów o ich zwrot. Czy możliwe jest wyksięgowanie tych nadpłat z ksiąg rachunkowych na podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki?
Tak, jeżeli jednostka nie zamierza występować do kontrahentów o zwrot nadpłat zobowiązań, a są to drobne nadpłaty, to może ona spisać je w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych na podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki o odstąpieniu od ich dochodzenia.
W przypadku gdy nadpłaty zobowiązań nie są drobnymi kwotami, jednostka może wystąpić do kontrahenta o zwrot nadpłaty. W razie ich przedawnienia w dacie przedawnienia należy dokonać ich wyksięgowania w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.
Prezentacja nadpłat w bilansie - zobowiązania
W przypadku gdy w księgach rachunkowych jednostki utrzymane zostały nadpłaty zobowiązań, a więc jednostka nie otrzymała ich zwrotu od kontrahentów ani nie nastąpiło ich wyksięgowanie z ksiąg rachunkowych na podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki na zasadach opisanych powyżej, konieczna jest odpowiednia prezentacja tych nadpłat w bilansie sporządzanym za dany rok obrotowy. Salda należności wynikające z nadpłat zobowiązań jednostka sporządzająca bilans według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości może zaprezentować w bilansie jako inne należności krótkoterminowe.
