Ustawa o rachunkowości dopuszcza sytuacje, w których można nie zamykać ksiąg rachunkowych. Jedną z takich sytuacji jest zawieszenie działalności gospodarczej. Sprawozdanie finansowe a zawieszenie działalności, kiedy zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej zwalnia z obowiązku zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego? Wyjaśniamy w artykule.
Sprawozdanie finansowe a zawieszenie działalności – prawa i obowiązki zawieszonej działalności
Swoboda prowadzenia działalności gospodarczej przejawia się nie tylko w możliwości rozpoczynania jej prowadzenia, ale również w dopuszczalności czasowego zaprzestania i zakończenia wykonywania działalności w dowolnym momencie.
Stosownie do art. 25 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się jednak z pewnymi zobowiązaniami, które – nawet jeżeli zostały podjęte przed dniem zawieszenia działalności gospodarczej – mogą mieć swoje konsekwencje i wymagać działania przedsiębiorcy w trakcie zawieszenia wykonywania tej działalności. Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej to nie to samo co jej likwidacja, a to oznacza, że podatnik dokonujący zawieszenia firmy ma prawo podejmować pewne czynności i ma również obowiązki.
Natomiast na mocy art. 25 ust. 2 tej ustawy w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca:
- może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywanie zawartych wcześniej umów;
- może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
- może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
- ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
- wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;
- może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
- może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą;
- może powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa w Ustawie z dnia 5 lipca 2018 roku o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw.
W przedstawionym powyżej katalogu praw i obowiązków przedsiębiorcy, który zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej, znajdują się zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym.
Sprawozdanie finansowe a zawieszenie działalności - kiedy zawieszenie działalności zwalnia z obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego?
Zgodnie z art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości można nie zamykać ksiąg rachunkowych za rok obrotowy, w którym działalność jednostki przez cały czas pozostawała zawieszona, chyba że jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych lub występują inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym. Zwolnienie z obowiązku zamykania ksiąg rachunkowych zawarte w tym przepisie nie może być stosowane przez emitentów papierów wartościowych zamierzających ubiegać się o dopuszczenie lub ubiegających się o dopuszczenie do obrotu na rynku regulowanym w państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz emitentów papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na tym rynku.
Z możliwości niezamykania ksiąg rachunkowych, a więc w szczególności niesporządzania sprawozdania finansowego za dany rok może zatem skorzystać jednostka spełniająca łącznie następujące warunki:
- działalność jednostki pozostawała zawieszona przez cały rok obrachunkowy,
- jednostka nie dokonuje odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,
- nie wystąpiły żadne inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym.
Przez zdarzenie wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym rozumiane jest zdarzenie powodujące konieczność dokonania zapisów w księgach rachunkowych, a więc np. dokonywanie odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, dokonywanie opłat za energię elektryczną, czynsz, gaz, za prowadzenie rachunku bankowego, uiszczanie podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych czy osiąganie przychodów w postaci odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym, czy wpływ zapłaty za sprzedaż zrealizowaną przed zawieszeniem działalności gospodarczej. Oznacza to, że jeżeli w danym roku obrotowym wystąpi przynajmniej jedno zdarzenie wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, to nawet jeżeli działalność gospodarcza jednostki pozostaje zawieszona przez cały rok, jednostka ma obowiązek zamknąć księgi rachunkowe i sporządzić sprawozdanie finansowe za dany rok.
Sprawozdanie finansowe a zawieszenie działalności na niepełny rok
Jednym z warunków skorzystania z możliwości niezamykania ksiąg rachunkowych jest to, że zawieszenie działalności jednostki obejmuje cały rok obrachunkowy. Jeżeli zatem rok obrotowy jednostki odpowiada rokowi kalendarzowemu, to aby nie sporządzać sprawozdania finansowego za 2023 rok, działalność gospodarcza musi być zawieszona przez cały 2023 rok. W sytuacji, gdy działalność została zawieszona w trakcie 2023 roku, jednostka ma obowiązek zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego za 2023 rok, nawet wtedy, gdy przez cały rok nie wystąpiło żadne zdarzenie wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zawiesiła wykonywanie działalności gospodarczej 1 września 2022 roku do 31 sierpnia 2023 roku. W okresie od 1 do 31 lipca 2023 roku nastąpiło wznowienie działalności, jednak ostatecznie spółka nie zdecydowała się na jej kontynuowanie w 2023 roku i od 1 sierpnia 2023 dokonała ponownego zawieszenia działalności. Działalność nie została wznowiona do końca 2023 roku i w ciągu całego 2023 roku (również w trakcie wznowienia działalności w lipcu) w spółce nie wystąpiły żadne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, w szczególności spółka nie dokonywała odpisów amortyzacyjnych ani umorzeniowych, nie otrzymała żadnych wpłat na rachunek bankowy ani w formie gotówkowej, nie osiągnęła żadnych przychodów w postaci odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym i wreszcie nie dokonywała żadnych zakupów ani nie ponosiła żadnych opłat za czynsz, media, prowadzenie rachunku bankowego czy z tytułu podatków. Czy formalne wznowienie działalności w lipcu 2023 roku sprawia, że spółka ma obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe za 2023 rok, pomimo że w całym roku nie wystąpiły żadne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym?
Aby móc skorzystać z prawa do niezamykania ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy przysługującego na mocy art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości, muszą łącznie zostać spełnione dwa warunki: działalność jednostki przez cały rok obrotowy musi pozostawać zawieszona oraz nie mogą wystąpić żadne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością dokonała formalnego wznowienia działalności na 1 miesiąc 2023 roku, a zatem pierwszy warunek nie został spełniony. Oznacza to, że bez względu na to, czy w spółce wystąpiły zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, czy nie, spółka jest zobligowana do zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania za 2023 rok.
Sprawozdanie finansowe a zawieszenie działalności a zwyczajne zgromadzenie wspólników w przypadku niezamykania ksiąg rachunkowych
Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.
Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników stosownie do art. 231 ust. 2 ustawy Kodeks spółek handlowych powinno być:
- rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
- powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 § 2 sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;
- udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Jednostki, które decydują się na zawieszenie działalności gospodarczej i spełniają warunki określone w art. 231 ust. 6 ustawy ksh, mogą skorzystać ze zwolnienia z przeprowadzenia zwyczajnego zgromadzenia wspólników, konieczne jest jednak podjęcie uchwały wspólników, która tak postanowi. Zgodnie z tym przepisem za rok obrotowy, w którym działalność spółki przez cały czas pozostawała zawieszona i nie doszło do zamknięcia ksiąg rachunkowych na koniec tego roku obrotowego, zwyczajne zgromadzenie wspólników może się nie odbyć na podstawie uchwały wspólników. W takim przypadku przedmiotem obrad następnego zwyczajnego zgromadzenia wspólników są również sprawy, o których mowa w § 2, dotyczące roku obrotowego, w którym działalność spółki pozostawała zawieszona.
