Ministerstwo Finansów ogłosiło istotną zmianę w harmonogramie wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), ponieważ rok 2026 upłynie bez nakładania kar za błędy i niedopatrzenia. Choć obowiązek korzystania z systemu wejdzie w życie już za niespełna dziewięć miesięcy dla największych przedsiębiorstw, firmy i biura rachunkowe mogą odetchnąć z ulgą, ponieważ pierwszy rok będzie czasem przejściowym.
Obowiązek już od lutego 2026, ale bez sankcji
Zgodnie z zapowiedziami resortu finansów, od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur przez KSeF obejmie firmy z rocznym przychodem przekraczającym 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców.
Czasu coraz mniej
Eksperci nie mają wątpliwości, że harmonogram wdrożenia jest bardzo ambitny. Struktura logiczna KSeF 2.0 ma zostać opublikowana w czerwcu, zakończenie procesu legislacyjnego planowane jest na lipiec, a pierwsze testy API mają ruszyć dopiero we wrześniu. Dla firm testowa aplikacja dostępna będzie prawdopodobnie dopiero pod koniec listopada.
2026 rok rokiem edukacji i testów - nie będzie kar
W świetle napiętego harmonogramu Ministerstwo Finansów zdecydowało się na istotny gest wobec firm, ponieważ w 2026 roku błędy w działaniu systemu nie będą skutkowały karami. Ten czas ma służyć edukacji, testowaniu systemu i przystosowaniu procesów. To dobra wiadomość szczególnie dla biur rachunkowych, które będą musiały nie tylko opanować nowe procedury, ale także wspierać swoich klientów w przejściu na KSeF.
Kary dopiero od 2027 roku
Od stycznia 2027 roku przewidywane są sankcje za konkretne uchybienia:
- wystawianie faktur w programie niespełniającym wymogów KSeF,
- brak zgodności ze schematem faktury oraz
- opóźnione przesyłanie dokumentów do systemu.
Wystawienie faktury poza KSeF będzie traktowane jako poważne naruszenie przepisów.
Nowe funkcje i uproszczenia dla firm
Oprócz wprowadzenia roku przejściowego, Ministerstwo przewidziało kilka korzystnych zmian. Jedną z nich jest możliwość dołączania załączników do faktur, szczególnie ważną dla firm z branż energetycznej czy telekomunikacyjnej. Zniesiono również obowiązek umieszczania numeru KSeF w tytułach przelewów bankowych, a niektóre faktury, np. VAT RR czy te dla osób fizycznych nieprowadzących działalności, wyłączono z obowiązku przesyłania do KSeF.
Co można zrobić już teraz?
Choć kary jeszcze nie grożą, firmy nie powinny zwlekać z przygotowaniami. Oto kluczowe działania:
- Weryfikacja oprogramowania – czy system fakturujący obsłuży KSeF 2.0?
- Kontakt z dostawcą oprogramowania – poznanie harmonogramu aktualizacji.
- Ewentualna migracja systemu – jeśli obecne narzędzia nie spełniają wymogów.
- Działania edukacyjne – webinary, mailingi i konsultacje, które przygotują przedsiębiorców na nadchodzące zmiany.
KSeF bez kar - podsumowanie
Brak kar nie oznacza, że wdrożenie można odkładać. Przeciwnie, jest to idealny moment, aby krok po kroku przygotować się do nowej rzeczywistości. KSeF to nie tylko nowe obowiązki, ale i szansa na modernizację procesów księgowych. Najlepiej poradzą sobie ci, którzy już teraz zaplanują zmiany, zbudują dobre procedury i zadbają o ułożoną współpracę z klientami.
Polecamy:
