W codziennej działalności jednostek gospodarczych może dochodzić do nieprzewidzianych zdarzeń, takich jak niesłuszne pobranie opłaty przez bank. Choć jest to sytuacja wyjątkowa, jej wystąpienie wymaga odpowiedniego ujęcia w księgach rachunkowych do czasu wyjaśnienia reklamacji. Właściwe prowadzenie ewidencji tego typu zdarzeń jest kluczowe dla zachowania rzetelności ksiąg rachunkowych oraz transparentności rozliczeń z bankiem. Jak więc należy postępować, gdy jednostka staje przed problemem niesłusznie pobranej opłaty? Niezasadnie pobrana opłata przez bank, a także jej ujęcie w księgach handlowych omawiamy w niniejszym artykule.
Naliczone przez bank opłaty w księgach rachunkowych
Opłaty naliczone przez bank np. za prowadzenie rachunku, korzystanie z karty debetowej, wypłaty z bankomatów, przelewy krajowe czy zagraniczne księguje się w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej, a dokładnie przy wykorzystaniu konta 402 „Usługi obce” jako usługi świadczone przez inne jednostki. Podstawę do ujęcia opłat bankowych w księgach rachunkowych jednostki stanowi wyciąg bankowy zawierający wykaz operacji zrealizowanych za pośrednictwem rachunku bankowego, w tym naliczone przez bank opłaty wynikające z zawartej umowy.
Ewidencja opłat naliczonych przez bank wygląda następująco:
- Wn konto 402 „Usługi obce” (w analityce „Opłaty bankowe”),
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący.
Naliczone przez bank opłaty bankowe związane z prowadzeniem firmowego rachunku bankowego jednostki zalicza się do kosztów okresu, którego dotyczą te opłaty. Jest to zgodne z zasadą memoriału i współmierności określonych w art. 6 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tymi przepisami w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Natomiast dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Czy jednak konto 402 „Usługi obce” jest właściwe także do ewidencji niesłusznie pobranych przez bank opłat?
Niezasadnie pobrana opłata przez bank - ewidencja w księgach rachunkowych
Niezasadnie pobrana opłata przez bank wpływa na stan rachunku bieżącego i wymaga prawidłowego jej ujęcia w księgach rachunkowych do czasu wyjaśnienia reklamacji. Do ewidencji w księgach rachunkowych niesłusznie pobranej opłaty przez bank do czasu wyjaśnienia reklamacji jednostka może wykorzystać konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” (w analityce „Rozrachunki z bankiem – reklamacje”). Na takim koncie utworzonym w celu ewidencji pomyłek na wyciągach bankowych jednostki, może zostać zewidencjonowana do czasu wyjaśnienia reklamacji np. opłata pobrana przez bank za korzystanie z karty debetowej w razie niespełnienia warunków określonych w umowie w sytuacji, gdy jednostka spełniła te warunki w danym miesiącu, w związku z czym opłata została niezasadnie pobrana przez bank. Jednostka, składając reklamację do banku, ujmuje wówczas niesłusznie pobraną opłatę na koncie 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” (w analityce „Rozrachunki z bankiem – reklamacje”) następującym zapisem:
- Wn 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” (w analityce „Rozrachunki z bankiem – reklamacje”),
- Ma 130 „Rachunek bieżący”.
Powyższe zasady ewidencji pozwalają na rzetelne odzwierciedlenie stanu rozrachunków z bankiem oraz zapewniają przejrzystość w księgach rachunkowych do czasu ostatecznego wyjaśnienia reklamacji.
Niezasadnie pobrana opłata przez bank - pozytywne i negatywne rozpatrzenie reklamacji przez bank
Reklamacja zgłoszona przez jednostkę do banku w związku z niezasadnie pobraną opłatą przez bank może zostać rozpatrzona zarówno pozytywnie, jak i negatywnie. W przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia reklamacji i zwrotu niesłusznie pobranej opłaty operację tę należy ująć w księgach rachunkowych zapisem odwrotnym do pierwotnego, który odzwierciedlał pobranie środków przez bank.
Zwrot niesłusznie pobranej opłaty przez bank w związku z pozytywnym rozpatrzeniem reklamacji złożonej przez jednostkę ewidencjonuje się zapisem:
- Wn 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” (w analityce „Rozrachunki z bankiem – reklamacje”),
- Ma 130 „Rachunek bieżący”.
Natomiast, jeśli reklamacja zostanie odrzucona, a opłata uznana za zasadną, jej wartość powinna zostać zaksięgowana jako koszt podstawowej działalności operacyjnej jednostki, odpowiednio obciążając konto kosztów związanych z usługami bankowymi.
Odrzucenie reklamacji przez bank, z której wynika, że opłata bankowa została zasadnie pobrana, ewidencjonujemy w księgach rachunkowych jednostki zapisem:
- Wn konto 402 „Usługi obce” (w analityce „Opłaty bankowe”),
- Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” (w analityce: „Rozrachunki z bankiem – reklamacje”).
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „TechSolutions” prowadzi rachunek bieżący w banku ABC. 8 lutego 2025 roku bank niesłusznie naliczył opłatę w wysokości 300 zł za dodatkowe usługi, które nie były zamówione ani uzgodnione przez spółkę. Spółka zgłosiła reklamację 19 lutego 2025 roku, domagając się zwrotu pobranej kwoty. 25 lutego 2025 roku bank pozytywnie rozpatrzył reklamację jednostki i dokonał zwrotu niesłusznie pobranej opłaty.
Niezasadnie pobrana opłata przez bank powinna zostać poprawnie zaksięgowania do czasu wyjaśnienia sprawy przez bank.
Ewidencja księgowa niesłusznie pobranej opłaty bankowej:
- Pobranie niesłusznie opłaty przez bank zgłoszonej do reklamacji (podstawą ujęcia w księgach rachunkowych jest wyciąg bankowy):
- Wn 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” (w analityce „Rozrachunki z bankiem – reklamacje”),
- Ma 130 „Rachunek bieżący”.
Zapis ten odzwierciedla zmniejszenie stanu środków na rachunku bieżącym oraz powstanie należności od banku z tytułu reklamowanej opłaty.
- Zwrot niesłusznie pobranej opłaty przez bank w związku z pozytywnym rozpatrzeniem reklamacji (podstawą ujęcia w księgach rachunkowych jest wyciąg bankowy):
- Wn konto 130 „Rachunek bieżący”,
- Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” (analitycznie: Rozrachunki z bankiem – reklamacje).
Zapis ten przywraca pierwotny stan środków na rachunku bieżącym po pozytywnym rozpatrzeniu reklamacji przez bank.
