Rezygnacja z kasy fiskalnej przy zmianie zakresu sprzedaży wyłącznie na sprzedaż wysyłkową

Wybór odpowiednich rozwiązań ewidencyjnych wymaga znajomości przepisów oraz uwzględnienia specyfiki prowadzonej działalności. Warto przyjrzeć się sytuacjom, w których stosowanie kasy fiskalnej nie jest konieczne, oraz warunkom, jakie muszą zostać spełnione, by móc skorzystać z takich rozwiązań. Czy rezygnacja z kasy fiskalnej przy zmianie zakresu sprzedaży wyłącznie na sprzedaż wysyłkową jest możliwa? Jakie warunki należy spełnić?

Zwolnienie z kasy fiskalnej przy sprzedaży wysyłkowej

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, tak stanowi art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Mogą jednak zostać zwolnieni z obowiązku stosowania kasy fiskalnej, ale tylko w ściśle określonych sytuacjach przewidzianych w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Jedną z nich jest dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi).

Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż wysyłkową towarów mają możliwość skorzystania ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych na podstawie art. 2 ust. 1 w związku z pozycją 41 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Do czynności zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji należy bowiem sprzedaż dotycząca dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na jego rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Oznacza to, że przedsiębiorca prowadzący sprzedaż towarów na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych może korzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących w odniesieniu do dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

• dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem);
• z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Ponadto należy pamiętać, że korzystanie ze zwolnienia z kasy fiskalnej (niezależnie od rodzaju zwolnienia) jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przedsiębiorca nie wykonuje w ramach prowadzonej działalności gospodarczej żadnych czynności określonych w art. 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Czy możliwa jest rezygnacja z kasy fiskalnej przy zmianie zakresu sprzedaży wyłącznie na sprzedaż wysyłkową?

Zdarza się, że przedsiębiorcy, u których powstał obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, przestają prowadzić tego rodzaju sprzedaż. W przypadku, gdy przedsiębiorca zmienia zakres prowadzonej sprzedaży w działalności gospodarczej, przechodząc wyłącznie na sprzedaż wysyłkową towarów (rezygnując całkowicie ze sprzedaży towarów w trybie stacjonarnym), spełnienie wszystkich warunków uprawniających do korzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej dokonanych dostaw towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi) określonych w poz. 41 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących sprawia, że podatnik ma możliwość rezygnacji z kasy fiskalnej. Takie stanowisko potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej o sygn. 0111-KDIB3-2.4012.60.2022.1.MN z 21 marca 2022 roku oraz o sygn. 0111-KDIB3-2.4012.610.2023.2.KK z 16 stycznia 2024 roku. Z interpretacji tych wynika, że w przypadku prowadzenia wyłącznie sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania za pośrednictwem kasy rejestrującej (w szczególności na podstawie art. 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 lub 42 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących), podatnik może zrezygnować z ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej i ją wyrejestrować.

Fragment uzasadnienia interpretacji z 21 marca 2022 roku (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.60.2022.1.MN):

„Jak wskazano we wniosku, dostawa towarów odbywa się w systemie wysyłkowym (poczta lub przesyłka kurierska), Spółka całość zapłaty otrzymuje na swój rachunek bankowy, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana. Przy czym, co istotne towary, które są sprzedawane przez Spółkę, nie zostały wymienione w § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia.

Reasumując powyższe, Spółka ma prawo korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej sprzedaży towarów (innych niż wymienione w § 4 rozporządzenia) dokonywanej w systemie wysyłkowym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych w myśl § 2 ust. 1 w zw. z poz. 36 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. 

W konsekwencji należy zgodzić się z zajętym przez Wnioskodawcę stanowiskiem, w myśl którego może zrezygnować z posiadania kasy rejestrującej”.

Przykład 1.

Pani Michalina zajmuje się sprzedażą naczyń i przyborów kuchennych przez internet. Do końca 2024 roku prowadziła również sprzedaż swoich wyrobów w niewielkim sklepie we Wrocławiu, gdzie korzystała z kasy fiskalnej. Obecnie, po zamknięciu sklepu stacjonarnego, cała działalność skupia się na sprzedaży wysyłkowej. Pani Michalina zastanawia się, czy w związku z tym może zrezygnować z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy wykorzystaniu kasy fiskalnej.

Przy spełnieniu wszystkich warunków uprawniających do korzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej dokonanych dostaw towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi) określonych w poz. 41 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, Pani Michalina może zrezygnować z ewidencjonowania sprzedaży przy wykorzystaniu kasy rejestrującej. Rezygnacja z kasy jest możliwa przy jednoczesnym spełnieniu następujących warunków:

• pani Michalina otrzyma w całości zapłatę za dokonaną dostawę towarów w systemie wysyłkowym za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej;
• z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana.

Rezygnując z użytkowanej dotychczas kasy fiskalnej w związku z prowadzeniem sklepu stacjonarnego, pani Michalina musi pamiętać, że dokonanie jakiejkolwiek sprzedaży (niezależnie od kwoty transakcji) na rzecz osób fizycznych niespełniającej powyższych warunków sprawia, iż będzie musiała zarejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej. 

Rezygnacja z kasy fiskalnej przy zmianie zakresu sprzedaży – wymogi formalne

Dokonując rezygnacji z kasy fiskalnej w firmie po spełnieniu warunków do niej uprawniających, podatnik musi wykonać szereg czynności określonych w art. 31 lub 34 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Dotyczy to w szczególności sporządzenia i złożenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosku o wyrejestrowanie kasy wraz z odpowiednimi dokumentami.

W przypadku zakończenia używania kas on-line z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym podatnik:

1. wystawia raport fiskalny dobowy;
2. niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta, przejścia kasy w tryb tylko do odczytu dokonuje, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządza z tej czynności protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
3. składa protokół odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
4. sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.

W przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym podatnik:

1. wystawia raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
2. niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
3. składa protokół odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
4. sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.