Dystrybutory wody są powszechnie używane w firmach, aby zapewnić pracownikom i klientom dostęp do świeżej, czystej wody pitnej. Dostarczają filtrowaną wodę, co sprzyja zdrowiu pracowników, a także chroni środowisko, naturalne ograniczając zużycie plastikowych butelek. Dzierżawa dystrybutora wody może przynieść firmie wiele korzyści, jednak przed zawarciem umowy dzierżawy należy dokładnie zapoznać się z jej warunkami, aby uniknąć nieoczekiwanych kosztów lub zobowiązań. Ważne są szczegóły dotyczące serwisu, konserwacji i ewentualnych kar za jej wcześniejsze rozwiązanie. Wyjaśniamy, w jaki sposób rozliczyć wydatki związane z dzierżawą dystrybutora wody w księgach rachunkowych.
Dzierżawa dystrybutora wody i zakup wody a koszty uzyskania przychodów
Zgodnie z art. 112 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 roku w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody inne napoje. Ich ilość, rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy.
Fragment uzasadnienia interpretacji indywidualnej (sygn. PBI/4270i-1/MS/07) z 15 listopada 2007 roku: „Powyższe przepisy nie precyzują, jaka woda jest wodą zdatną do picia ani też, jakie to są napoje. Dlatego też definicję wody zdatnej do picia spełnia również: »niegazowana woda źródlana podawana z dystrybutora z podajnikiem«”.
Zapewnienie pracownikom dostępu do wody pitnej jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z prawa pracy, zatem zarówno wydatki związane z dzierżawą dystrybutora wody, jak i zakup butli do niego jako realizacja tego obowiązku stanowią koszt uzyskania przychodów w działalności gospodarczej pracodawcy. W celu zaliczenia wydatku na dzierżawę dystrybutora wody i zakup wody w ciężar kosztów podatkowych poniesiony koszt powinien zostać odpowiednio udokumentowany na podstawie faktury VAT wystawionej przez sprzedawcę.
Opłata za dzierżawę dystrybutora wody w księgach rachunkowych
Rozliczenie wydatków związanych z dzierżawą dystrybutora wody w księgach rachunkowych wymaga odpowiedniego zaklasyfikowania tych kosztów. Mogą one być uwzględniane jako koszty operacyjne w księgach rachunkowych jednostki. Opłata za dzierżawę dystrybutora wody zaliczana jest w ciężar usług obcych i ewidencjonowana na koncie 402 „Usługi obce”.
Woda do dystrybutora w wymiennych butlach – ewidencja w KH
Zakup wody do dystrybutora ujmuje w księgach rachunkowych na różnych kontach w zależności od tego, dla kogo przeznaczona jest woda. Jeżeli została zakupiona z przeznaczeniem dla pracowników, to wydatek księguje się na koncie 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, jako wydatek na świadczenia pracownicze ponoszony przez pracodawcę na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz Kodeksu pracy.
W przypadku natomiast, gdy woda do dystrybutora została zakupiona z przeznaczeniem:
- dla klientów albo
- zarówno dla pracowników, jak i klientów, przy czym niemożliwe jest wyodrębnienie części kosztów wody zużywanej wyłącznie przez pracowników
– to zakup wody ewidencjonuje się przy wykorzystaniu konta 401 „Zużycie materiałów i energii”.
Dzierżawa dystrybutora wody, zakup wody i kaucja zwrotna – przykład ujęcia w księgach
W ramach działalności gospodarczej spółki często decydują się na dzierżawę dystrybutora wody od dostawcy oraz regularny zakup wody w butlach. Ponadto firma może zostać zobligowana także do wpłaty kaucji zwrotnej za każdą butlę, która zostanie zwrócona po jej opróżnieniu. W związku z tym w księgach rachunkowych spółki konieczne jest odpowiednie ujęcie zarówno kosztów dzierżawy, zakupu wody, jak i wpłaconej kaucji. Przedstawiamy sposób ujęcia tych operacji w księgach rachunkowych firmy.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi agencję reklamową i jest czynnym podatnikiem VAT. W celu ograniczenia kosztów związanych z zakupem wody butelkowanej dla pracowników zdecydowała się na dzierżawę dystrybutora wody, co wiąże się z niższymi kosztami miesięcznymi w porównaniu do zakupu wody butelkowanej oraz chroni środowisko naturalne. Decyzja o dzierżawie została podjęta po przeprowadzeniu analizy kosztów, potrzeb firmy oraz warunków oferowanych przez dostawcę. Pobrano jednorazową kaucję w wysokości 70 zł (kaucja podlega całkowitemu zwrotowi po rozwiązaniu umowy na dzierżawę dystrybutora i nie podlega opodatkowaniu VAT) i spółka co miesiąc będzie otrzymywać faktury VAT dokumentujące zakup wody w butlach do dystrybutora oraz opłatę za dzierżawę dystrybutora służącego podawaniu wody. Faktura za lipiec obejmuje:
- 1. czynsz miesięczny za dzierżawę dystrybutora wody:
- 15 zł netto,
- 3,45 zł VAT,
- 18,45 zł brutto;
- 2. wodę do dystrybutora
- 120 zł netto;
- 27,60 zł VAT;
- 147,60 zł brutto.
W jaki sposób należy zewidencjonować kaucję zwrotną oraz fakturę za lipiec dotyczącą opłaty za dzierżawę dystrybutora i zakup wody?
Pobraną kaucję zwrotną podlegającą całkowitemu zwrotowi po rozwiązaniu umowy, niepodlegającą opodatkowaniu VAT, ewidencjonuje się w następujący sposób:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Konto imienne kontrahenta – kaucje) kwota 70 zł;
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący” / 100 „Kasa” kwota 70 zł.
Otrzymaną fakturę VAT dokumentującą czynsz za dzierżawę dystrybutora i zakup wody przeznaczonej dla pracowników należy ująć w księgach rachunkowych następująco:
- Wn konto 402 „Usługi obce” kwota 15 zł (kwota netto czynszu miesięcznego za dzierżawę dystrybutora wody);
- Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” kwota 120 zł (kwota netto na zakup wody do dystrybutora);
- Wn konto 221 „VAT naliczony i jego rozliczenie” kwota 31,05 zł (kwota VAT podlegającego odliczeniu);
- Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” kwota 166,05 zł (kwota brutto zobowiązania wobec dostawcy).
