Inwentaryzacja należności na koniec roku obrotowego jest jednym z obowiązków jednostek prowadzących księgi rachunkowe. Wyjaśniamy, w jaki sposób przeprowadzić inwentaryzację należności, a także co zrobić w razie stwierdzenia nieprawidłowości.
Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację należności?
Inwentaryzacja należności i zobowiązań powinna zostać przeprowadzona na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 10 ustawy o rachunkowości przez dzień bilansowy należy rozumieć dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe. Jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dniem bilansowym jest 31 grudnia.
W jaki sposób przeprowadzić inwentaryzację należności?
Należności i zobowiązania inwentaryzuje się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów i pasywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
„Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic”.
Inwentaryzacje można rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku – wówczas termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane. Trzeba pamiętać, że w celu ustalenia stanu należności na dzień bilansowy należy dopisać lub odpisać od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda zwiększeń i zmniejszeń, jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
„Termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym”.
Potwierdzenie sald w praktyce
Podmiot będący wierzycielem powinien zainicjować uzgodnienie salda należności, a po stronie kontrahenta będącego dłużnikiem pozostaje obowiązek potwierdzenia zgodności kwoty wymaganej zapłaty przedstawionej przez wierzyciela lub wskazanie niezgodności. W praktyce inwentaryzacja należności polega na przesłaniu przez jednostkę będącą wierzycielem do dłużnika pisma, czyli potwierdzenia salda w 2 egzemplarzach. Pismo to powinno zawierać wykaz niezapłaconych należności i prośbę o potwierdzenie przez odesłanie do jednostki 1 egzemplarza pisma podpisanego przez osobę upoważnioną przez kontrahenta. W przypadku stwierdzenia przez dłużnika różnic w wysokości salda należności lub jego składowych specyfikuje je on na egzemplarzu, który zwrotnie przesyła do jednostki. Potwierdzenie salda następuje zatem na skutek dodania stosownej adnotacji przez dłużnika, podpisania przez niego pisma, a następnie odesłania go do wierzyciela.
Trzeba mieć na uwadze, że potwierdzenie salda dotyczy nie tylko należności głównej, ale także odsetek. W ramach potwierdzenia sald dokonywane jest potwierdzenie z kontrahentem kwoty wymaganej zapłaty, na którą składa się należność główna oraz naliczone na dzień uzgodnienia:
- odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie);
- kary umowne;
- zasądzone koszty postępowania sądowego.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, korzystając z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, potwierdzenia sald należności dokonuje wcześniej, a więc na inny dzień niż dzień bilansowy. W 2023 roku planowane jest dokonanie potwierdzenia sald na 4 grudnia 2023 roku. Część kontrahentów nie reguluje należności terminowo, w związku z czym spółka do kwoty należności głównej zamierza doliczyć także odsetki za zwłokę naliczone do 4 grudnia. Czy jeżeli na dzień bilansowy zostaną naliczone dodatkowe odsetki za okres pomiędzy 5 a 31 grudnia 2023 roku, to spółka powinna dokonać ponownego potwierdzenia salda?
Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości (art. 26 ust. 3 pkt 1) dopuszczalne jest wcześniejsze potwierdzenie sald. Termin i częstotliwość inwentaryzacji należności uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku. Planowane dokonanie potwierdzenia sald należności przez spółkę na 4 grudnia 2023 roku mieści się w terminie wskazanym przez ustawodawcę. Naliczenie przez spółkę odsetek za zwłokę za okres od dnia potwierdzenia sald należności do dnia bilansowego nie skutkuje nałożeniem na spółkę obowiązku ponownego potwierdzenia sald.
Uzgodnienia z kontrahentem wymagają także zerowe salda należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem. Nie ma przeciwwskazań, aby potwierdzenie sald należności nastąpiło drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail), o ile taka forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została uzgodniona przez kontrahentów, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.
Kiedy dopuszczalna jest inwentaryzacja należności poprzez porównanie ich stanu z dokumentami źródłowymi?
Należności, które z uzasadnionych przyczyn nie mogą zostać zinwentaryzowane drogą potwierdzenia sald, inwentaryzowane są poprzez porównanie ich stanu z odpowiednimi dokumentami źródłowymi.
Jednostka nie inwentaryzuje drogą potwierdzenia sald następujących należności:
- należności publicznoprawnych;
- należności spornych i wątpliwych;
- należności od osób nieprowadzących ksiąg m.in. od kontrahentów prowadzących działalność gospodarczą, ale nieprowadzących ksiąg rachunkowych czy od pracowników (zaliczki, pożyczki itp.).
Należności takie jednostka inwentaryzuje drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.
„Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników”.
Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. milczącego potwierdzenia salda. Nie należy zatem zamieszczać na wezwaniu do potwierdzenia wysokości salda informacji, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta w terminie wskazanym w wezwaniu zostanie uznany za potwierdzenie kwoty należności wskazanej w wezwaniu. Jeżeli jednostka nie otrzyma od kontrahenta potwierdzenia salda, oznacza, że saldo rozrachunków nie zostało potwierdzone. W przypadku braku odpowiedzi od kontrahenta na wezwanie do potwierdzenia wysokości salda we wskazanym przez jednostkę terminie, jeżeli jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, przeprowadza inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
Inwentaryzacja należności – ewidencja w księgach rachunkowych
Jednostki prowadzące księgi rachunkowe powinny mieć na uwadze, że w przypadku należności i zobowiązań nie występują różnice inwentaryzacyjne. Jeżeli zatem w wyniku dokonanego uzgodnienia sald należności i zobowiązań z kontrahentami wystąpią różnice pomiędzy kwotami figurującymi w księgach rachunkowych jednostki a kwotami wskazanymi przez kontrahenta, to wszelkie niezgodności powinny zostać wyjaśnione, ustalając przyczyny ich powstania i sposób ich rozliczenia. Następnie w razie stwierdzenia nieprawidłowości w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego inwentaryzacja dotyczy, należy dodać odpowiednie zapisy korygujące.
