Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorcy otrzymują lub wystawiają noty obciążeniowe. Pytanie pojawia się w sytuacji gdy chcą ująć taki dokument w KPiR. Przepisy określają dokładnie na podstawie jakich dokumentów można ujmować przychody lub wydatki w ewidencjach. Sprawdźmy, czy nota obciążeniowa jest jednym z nich!
Dowód księgowy a nota obciążeniowa
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów jasno określa jakiego typu dokumenty można uznać za dowody księgowe.
Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe wymienione w § 12 ust. 3 rozporządzenia:
1. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2. Inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
W § 13 zostały wskazane inne dokumenty które uważa się za dowody księgowe, takie jak:
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
- dowody przesunięć;
- dowody opłat pocztowych i bankowych;
- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.
Niektóre wydatki zgodnie z § 14 rozporządzenia można dokumentować dowodami wewnętrznymi.
Nota obciążeniowa nie została wymieniona w powyższym katalogu, a więc zasadniczo nie może stanowić ona podstawy zapisu w księdze przychodów i rozchodów. Jednak jak wynika z indywidualnej interpretacji Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (IBPBI/1/415-1115/10/ZK) możliwe jest aby nota stanowiła dowód księgowy o ile posiada dane wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia:
“(...) Zatem podstawą wpisu przedmiotowych wydatków w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów winny być inne dokumenty, o których mowa w § 13 pkt 5 ww. rozporządzenia, jeżeli zawierają dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia. Jeżeli zatem nota obciążeniowa, o której mowa we wniosku zawiera ww. dane, a Wnioskodawca nie jest w stanie uzyskać na udokumentowanie przedmiotowych kosztów innych dowodów (np. faktur, refaktur, itp.) to nota ta może stanowić podstawę do ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.(...)”.
Księgowanie noty obciążeniowej w systemie wFirma.pl
W celu zaksięgowania otrzymanej noty obciążeniowej należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) w przypadku czynnych podatników VAT bądź WYDATEK, jeśli użytkownik nie jestem podatnikiem VAT. W oknie, które się pojawi, należy wprowadzić dane kontrahenta, datę wystawienia noty, termin płatności oraz numer noty. Następnie jako rodzaj wydatku trzeba wybrać zgodnie z tym co nota dokumentuje.
