Poradnik Przedsiębiorcy

Umowa zlecenie w KPiR

Umowa zlecenie może stanowić podstawę współpracy przedsiębiorcy z osobą trzecią, jeżeli dotyczyć będzie ona czynności wykonywanych w ramach działalności gospodarczej. Zgodnie z przepisami ustawy o PIT wydatkami, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, są opłacone wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie - to raczej nie powinno budzić wątpliwości. W tej kwestii istotne jest jednak to, aby prawidłowo udokumentować związane z tym czynności.

Umowa zlecenie - co to dokładnie jest?

Przez umowę zlecenie, którą szczegółowo omawia Kodeks cywilny (art. 734-751) rozumie się sytuację, w której przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Umowa zlecenie posiada charakter odpłatny - wynagrodzenie otrzymuje osoba zatrudniona po wykonaniu zlecenia, chyba że z ustaleń lub przepisów szczegółowych wynika inaczej. Jego wartość powinna zostać określona w sporządzonej umowie, a podstawę do wypłaty należnej kwoty stanowi wystawiony rachunek za wykonanie usługi zgodnie z postanowieniami.

Umowa zlecenie w kosztach podatkowych

Przedsiębiorca zatrudniający osobę na umowę zlecenie na potrzeby czynności związanych z prowadzoną działalnością może zaliczyć do kosztów podatkowych wypłacone z tego tytułu wynagrodzenia. Jednak w tym przypadku liczy się moment poniesienia tego wydatku, gdyż jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 55 ww. ustawy, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9. Zatem omawiane wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenie będzie można zaliczyć do kosztów podatkowych zleceniodawcy w momencie jego faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji zleceniobiorcy.

Umowa zlecenie w KPiR - jakie dokumenty są potrzebne?

Żeby możliwe było zaliczenie wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie do kosztów uzyskania przychodu, przedsiębiorca musi zadbać o właściwe udokumentowanie danego zdarzenia. Wymaganym dowodem potwierdzającym poniesienie kosztu jest wystawiony przez zleceniobiorcę rachunek za wykonanie postanowień umowy. Jednak zgodnie z przytoczonymi przepisami ustawy sam rachunek może nie być wystarczającym dowodem, ponieważ aby wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenie stało się kosztem, musi zostać wypłacone bądź postawione do dyspozycji zleceniobiorcy.

Właściwym uznawanym dowodem dokonania wypłaty świadczenia będzie zatem adnotacja, wraz z datą i podpisem samego zleceniobiorcy na rachunku, że daną kwotę przyjął lub załączenie potwierdzenia przelewu bankowego.

Ujęcie umowy zlecenie w KPiR

Wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie powinno się ewidencjonować w kolumnie 12 KPiR - “Wynagrodzenia w gotówce i naturze” w kwocie brutto. Istotne, aby zapisu dokonywać w dacie wypłaty wynagrodzenia bądź postawienia do dyspozycji zleceniobiorcy. Natomiast składki społeczne w części finansowanej przez zleceniodawcę należy ująć w kolumnie 13 KPiR - “Pozostałe wydatki” - również pod datą ich rzeczywistej zapłaty.