Pisanie notatek prasowych, które trafią do różnych redakcji i dziennikarzy, jest jednym z podstawowych zadań osoby odpowiedzialnej w firmie za media relations. Notatka prasowa będzie dotyczyć różnych wydarzeń związanych z życiem firmy i ważne, aby zostały one przedstawione w niej w interesującej formie. Od notatki prasowej zależy bowiem w dużej mierze, czy media poświęcą choć odrobinę czasu i miejsca na poinformowanie o tym, co działo się w twojej firmie. Przedstawimy krótko, jakie są zasady pisania notatek prasowych i na co zwracać uwagę przy ich tworzeniu.
Notatka prasowa - chleb powszedni PR-owca
Z definicji notatka prasowa to krótka informacja o jakimś wydarzeniu. W notatkach należy wystrzegać się wyszukanego języka, bogatych opisów, subiektywnych opinii czy komentarzy autora - jednym z jej podstawowych zadań jest informowanie i właśnie na warstwie informacyjnej należy skupić się najintensywniej. W pracy osoby odpowiedzialnej w firmie za kontakty z mediami pisanie notek prasowych to właściwie chleb powszedni. Są one rozsyłane do redakcji i pojedynczych dziennikarzy - to właśnie od notki prasowej zależy, czy dane medium zainteresuje się tym, co wydarzyło się w twojej firmie i poświęci temu nieco miejsca na swoich łamach lub w czasie antenowym.
Obecnie powszechniej w mediach można obserwować pewne zjawisko dotyczące notek prasowych. Wcześniej była ona w pewien sposób inspiracją dla dziennikarza, który starał się pogłębić wiedzę w niej zawartą, dotrzeć do innych informacji. Dziś jest niezwykle częste, zwłaszcza w mediach internetowych, że notatki prasowe są w całości przeklejane jako treści artykułów, bez dodatkowych informacji czy komentarzy ze strony dziennikarza. Mając na względzie takie zjawisko, tym bardziej warto zwrócić uwagę na jakość notatek prasowych wychodzących z twojej firmy - właśnie one mogą stać się reprezentacją twojego biznesu w mediach. PR-owiec staje się zatem dziennikarzem, a notatka prasowa - artykułem.
Notatka prasowa - czego może dotyczyć?
Notka prasowa może przedstawiać różne wydarzenia, które mają miejsce w twojej firmie lub w których twoja firma bierze udział. Może to być np. informacja o zwycięstwie w prestiżowym przetargu, wdrożeniu innowacyjnych rozwiązań, podjęciu współpracy ze znaczącym partnerem, zorganizowaniu dni otwartych dla młodzieży, ale także wiadomość o udziale przedstawicieli firmy w konferencji branżowej, obecności firmy na krajowych targach itp. Notatka prasowa to jednak nie tylko informacje o wydarzeniach, które już się odbyły. To także zapowiedzi tego, co będzie się działo - można wspomnieć o przygotowaniach firmy do targów branżowych, zapowiedzieć możliwość zwiedzenia działu produkcji w firmie itp.
O czym należy wiedzieć, przygotowując notkę prasową?
Czasami można spotkać się w świecie dziennikarskim z opinią, że im krótszy tekst, tym trudniej go napisać. Notatka - właśnie jako niedługi tekst - wymaga kondensacji informacji i zarazem przyjęcia atrakcyjnej formy, która zachęci media do jej publikacji. Poniżej przedstawimy ci najważniejsze zasady, których musisz przestrzegać tworząc notatkę prasową.
- Zasada odwróconej piramidy. Jak w większości tekstów prasowych, tak i w notatce należy przestrzegać zasady odwróconej piramidy - najważniejsze informacje powinny znaleźć się na początku tekstu, zaś wątki poboczne - na końcu. Rozpocznij od chwytliwego, interesującego tytułu. W leadzie przekaż najistotniejsze informacje, napisz, czego przede wszystkim dotyczy notatka. W pierwszych akapitach poinformuj co się wydarzyło (lub będzie się działo), kiedy i gdzie. To miejsce na podstawowe informacje o wydarzeniu. W dalszej kolejności zamieść wypowiedź osoby, którą z różnych względów uznasz za ważną - może to być szef firmy, osoba odpowiedzialna za organizację wydarzenia lub ekspert branżowy. Następnie możesz zamieścić bardziej szczegółowy opis wydarzenia, dodatkowe wypowiedzi, kontekst wydarzenia, jego przewidywane skutki itp.
- Selekcjonuj informacje. Wybierz do notatki tylko takie informacje, które twoim zdaniem okażą się dla dziennikarza najważniejsze. Unikaj zbyt rozbudowanych opisów, trzymaj się zasady “minimum słów - maksimum treści”. Pamiętaj o tym, aby informacje były aktualne i co najważniejsze - prawdziwe. Nie zamieszczaj w notatce prasowej niesprawdzonych danych.
- Zachowaj obiektywność. Staraj się omijać pełne emfazy opisy “najlepszej firmy na rynku, niekwestionowanego lidera swojej branży w całej galaktyce” itp. Skup się na konkretnych danych. Pomyśl, jak możesz uwiarygodnić to, o czym piszesz - czy będą to konkretne liczby, czy może wypowiedzi ekspertów? Unikaj promocji - notatka to tekst prasowy, a nie komunikat reklamowy.
- Zadbaj o odpowiednią formę. Pamiętaj, że notatka powinna mieć określoną długość - można spotkać opinie, że nie może ona przekraczać długością dwóch stron A4, jednak o ile to możliwe, postaraj się zmieścić ją na jednej. Jeśli notatka jest dłuższa, stosuj interesujące i zachęcające do dalszej lektury śródtytuły. Postaraj się o to, aby tekst był przejrzysty graficznie, nie przesadzaj też z wielkimi literami i wykrzyknikami.
- Zwracaj uwagę na błędy. Choć wydaje się to truizmem, sprawdź notatkę jeszcze raz przed jej wysłaniem, aby wychwycić ewentualne błędy.
- Dodawaj multimedia. Dołącz do swojej notatki zdjęcia z wydarzenia, materiały wideo, pliki audio z wypowiedziami osób na temat wydarzenia itp. Media bardzo chętnie przyjmują takie materiały i dołączają do publikowanych notatek. To oczywistość, jednak zadbaj o wysoką jakość dodawanych do notatki multimediów.
- Pozostaw namiary. W mailu, do którego dołączasz notatkę lub w samej notatce, zamieść kontakt do siebie lub/i innej osoby, na wypadek, gdyby dziennikarze chcieli uzyskać więcej informacji o konkretnym wydarzeniu.
Przedstawiliśmy najważniejsze zasady, których trzeba przestrzegać przy tworzeniu notatek prasowych. Dzięki temu, będziesz mógł stworzyć tekst przyjazny dziennikarzom, a z drugiej strony profesjonalny i nadający się bez poprawek do publikacji. Dbaj o wysoką jakość swoich notatek prasowych - są one jednym z kluczowych elementów twoich działań PR-owych.
