Poradnik Przedsiębiorcy

Notatka prasowa - jak ciekawie ją napisać?

Pisanie  notatek prasowych, które trafią do różnych redakcji i dziennikarzy, jest jednym z podstawowych zadań osoby odpowiedzialnej w firmie za media relations. Notatka prasowa będzie dotyczyć różnych wydarzeń związanych z życiem firmy i ważne, aby zostały one przedstawione w niej w interesującej formie. Od notatki prasowej zależy bowiem w dużej mierze, czy media poświęcą choć odrobinę czasu i miejsca na poinformowanie o tym, co działo się w twojej firmie. Przedstawimy krótko, jakie są zasady pisania notatek prasowych i na co zwracać uwagę przy ich tworzeniu.

Notatka prasowa - chleb powszedni PR-owca

Z definicji notatka prasowa to krótka informacja o jakimś wydarzeniu. W notatkach należy wystrzegać się wyszukanego języka, bogatych opisów, subiektywnych opinii czy komentarzy autora - jednym z jej podstawowych zadań jest informowanie i właśnie na warstwie informacyjnej należy skupić się najintensywniej. W pracy osoby odpowiedzialnej w firmie za kontakty z mediami pisanie notek prasowych to właściwie chleb powszedni. Są one rozsyłane do redakcji i pojedynczych dziennikarzy - to właśnie od notki prasowej zależy, czy dane medium zainteresuje się tym, co wydarzyło się w twojej firmie i poświęci temu nieco miejsca na swoich łamach lub w czasie antenowym.

Obecnie powszechniej w mediach można obserwować pewne zjawisko dotyczące notek prasowych. Wcześniej była ona w pewien sposób inspiracją dla dziennikarza, który starał się pogłębić wiedzę w niej zawartą, dotrzeć do innych informacji. Dziś jest niezwykle częste, zwłaszcza w mediach internetowych, że notatki prasowe są w całości przeklejane jako treści artykułów, bez dodatkowych informacji czy komentarzy ze strony dziennikarza. Mając na względzie takie zjawisko, tym bardziej warto zwrócić uwagę na jakość notatek prasowych wychodzących z twojej firmy - właśnie one mogą stać się reprezentacją twojego biznesu w mediach. PR-owiec staje się zatem dziennikarzem, a notatka prasowa - artykułem.

Notatka prasowa - czego może dotyczyć?

Notka prasowa może przedstawiać różne wydarzenia, które mają miejsce w twojej firmie lub w których twoja firma bierze udział. Może to być np. informacja o zwycięstwie w prestiżowym przetargu, wdrożeniu innowacyjnych rozwiązań, podjęciu współpracy ze znaczącym partnerem, zorganizowaniu dni otwartych dla młodzieży, ale także wiadomość o udziale przedstawicieli firmy w konferencji branżowej, obecności firmy na krajowych targach itp. Notatka prasowa to jednak nie tylko informacje o wydarzeniach, które już się odbyły. To także zapowiedzi tego, co będzie się działo - można wspomnieć o przygotowaniach firmy do targów branżowych, zapowiedzieć możliwość zwiedzenia działu produkcji w firmie itp.

O czym należy wiedzieć, przygotowując notkę prasową?

Czasami można spotkać się w świecie dziennikarskim z opinią, że im krótszy tekst, tym trudniej go napisać. Notatka - właśnie jako niedługi tekst - wymaga kondensacji informacji i zarazem przyjęcia atrakcyjnej formy, która zachęci media do jej publikacji. Poniżej przedstawimy ci najważniejsze zasady, których musisz przestrzegać tworząc notatkę prasową.

  1. Zasada odwróconej piramidy. Jak w większości tekstów prasowych, tak i w notatce należy przestrzegać zasady odwróconej piramidy - najważniejsze informacje powinny znaleźć się na początku tekstu, zaś wątki poboczne - na końcu. Rozpocznij od chwytliwego, interesującego tytułu. W leadzie przekaż najistotniejsze informacje, napisz, czego przede wszystkim dotyczy notatka. W pierwszych akapitach poinformuj co się wydarzyło (lub będzie się działo), kiedy i gdzie. To miejsce na podstawowe informacje o wydarzeniu. W dalszej kolejności zamieść wypowiedź osoby, którą z różnych względów uznasz za ważną - może to być szef firmy, osoba odpowiedzialna za organizację wydarzenia lub ekspert branżowy. Następnie możesz zamieścić bardziej szczegółowy opis wydarzenia, dodatkowe wypowiedzi, kontekst wydarzenia, jego przewidywane skutki itp.
  2. Selekcjonuj informacje. Wybierz do notatki tylko takie informacje, które twoim zdaniem okażą się dla dziennikarza najważniejsze. Unikaj zbyt rozbudowanych opisów, trzymaj się zasady “minimum słów - maksimum treści”. Pamiętaj o tym, aby informacje były aktualne i co najważniejsze - prawdziwe. Nie zamieszczaj w notatce prasowej niesprawdzonych danych.
  3. Zachowaj obiektywność. Staraj się omijać pełne emfazy opisy “najlepszej firmy na rynku, niekwestionowanego lidera swojej branży w całej galaktyce” itp. Skup się na konkretnych danych. Pomyśl, jak możesz uwiarygodnić to, o czym piszesz - czy będą to konkretne liczby, czy może wypowiedzi ekspertów? Unikaj promocji - notatka to tekst prasowy, a nie komunikat reklamowy.
  4. Zadbaj o odpowiednią formę. Pamiętaj, że notatka powinna mieć określoną długość - można spotkać opinie, że nie może ona przekraczać długością dwóch stron A4, jednak o ile to możliwe, postaraj się zmieścić ją na jednej. Jeśli notatka jest dłuższa, stosuj interesujące i zachęcające do dalszej lektury śródtytuły. Postaraj się o to, aby tekst był przejrzysty graficznie, nie przesadzaj też z wielkimi literami i wykrzyknikami.
  5. Zwracaj uwagę na błędy. Choć wydaje się to truizmem, sprawdź notatkę jeszcze raz przed jej wysłaniem, aby wychwycić ewentualne błędy.
  6. Dodawaj multimedia. Dołącz do swojej notatki zdjęcia z wydarzenia, materiały wideo, pliki audio z wypowiedziami osób na temat wydarzenia itp. Media bardzo chętnie przyjmują takie materiały i dołączają do publikowanych notatek. To oczywistość, jednak zadbaj o wysoką jakość dodawanych do notatki multimediów.
  7. Pozostaw namiary. W mailu, do którego dołączasz  notatkę lub w samej notatce, zamieść kontakt do siebie lub/i innej osoby, na wypadek, gdyby dziennikarze chcieli uzyskać więcej informacji o konkretnym wydarzeniu.

Przedstawiliśmy najważniejsze zasady, których trzeba przestrzegać przy tworzeniu notatek prasowych. Dzięki temu, będziesz mógł stworzyć tekst przyjazny dziennikarzom, a z drugiej strony profesjonalny i nadający się bez poprawek do publikacji. Dbaj o wysoką jakość swoich notatek prasowych - są one jednym z kluczowych elementów twoich działań PR-owych.