Coraz częściej pracodawcy chcący skorzystać z różnych form wsparcia zobowiązani są do wskazania stanu zatrudnienia pracowników w danej firmie. Jak wygląda ustalenie stanu zatrudnienia?
Metody obliczania stanu zatrudnienia
Występują różne metody obliczania stanu zatrudnienia.
W praktyce często stan zatrudnienia ustala się poprzez obliczenie liczby etatów w danym miesiącu na podstawie średniej arytmetycznej z każdego dziennego stanu zatrudnienia w danym miesiącu. Jest to metoda średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu, którą przede wszystkim stosuje się w przypadku dużej płynności kadr lub w razie częstego udzielania urlopów bezpłatnych.
W wypadku tej metody należy zsumować stan zatrudnienia z każdego dnia w miesiącu w przeliczeniu na etaty, a uzyskany wynik podzielić przez liczbę dni w danym miesiącu. Przy obliczaniu stanu zatrudnienia należy uwzględniać dni, które są wolne od pracy, przyjmując stan zatrudnienia z poprzedniego dnia roboczego lub następnego, w wypadku kiedy miesiąc rozpoczyna się takim dniem. Stany zatrudnienia muszą być rzeczywiste, wobec czego, gdy zatrudnienie pracownika ustaje w piątek, np. ze względu śmierć pracownika, to nie należy go uwzględniać w stanach zatrudnienia w sobotę i niedzielę.
Stan zatrudnienia wyliczać należy z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosując zaokrąglenie w dół zgodnie z zasadami matematyki, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 0 do 4 albo w górę, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 5 do 9.
Przykład 1.
Zsumowana liczba etatów w czerwcu u pracodawcy wyniosła 1120, miesiąc liczy 30 dni. Dlatego też liczbę 1120 dzielimy na 30 i otrzymujemy wynik 37,3333. Zatem stan zatrudnienia w świetle powyższych reguł wyniesie 37.
Inną metodą, jaka może zostać zastosowana przy ustalaniu stanu zatrudnienia, jest metoda uproszczona, która znajdzie zastosowanie przy stabilnej sytuacji kadrowej.
W wypadku tej metody należy ustalić stan zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca, a następnie zsumować te dwa stany dzienne i podzielić je przez dwa.
Przykład 2.
Zatrudnienie w pierwszym dniu miesiąca wynosiło 41 etatów, zaś w ostatnim 45. Zatem łącznie było to 86 etatów, co podzielone na dwa daje 43 etaty.
Kolejną metodą jest metoda średniej chronologicznej, która również znajdzie zastosowanie w przypadku stabilnej sytuacji kadrowej
W przypadku stosowania tej metody należy ustalić stan zatrudnienia w pierwszym, piętnastym i ostatnim dniu miesiąca, dane z każdego z pierwszego i ostatniego dnia dzielimy na pół, zaś dane z piętnastego dnia pozostawiamy w dotychczasowej wysokości, a następnie sumujemy wszystkie otrzymane wyniki, które po zsumowaniu dzielimy na dwa.
Przykład 3.
Zatrudnienie w pierwszym dniu miesiąca wynosiło 41 etatów, w piętnastym – 41 etatów, zaś w ostatnim – 45. Po przeliczeniu tą metodą w firmie w danym miesiącu były 42 etaty.
W zależności od tego, na jakie potrzeby pracodawca ustala stan zatrudnienia, reguły przedstawiają się następująco.
Ustalenie stanu zatrudnienia – liczby ubezpieczonych na potrzeby ubezpieczenia chorobowego
Ustalenie stanu liczby ubezpieczonych w celu stwierdzenia, czy pracodawca jako płatnik składek na 30 listopada danego roku kalendarzowego zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 ubezpieczonych lub mniej, od czego zależy to, czy zasiłki w kolejnym roku kalendarzowym wypłaci ZUS, odbywa się w następujący sposób. Do stanu zatrudnienia wlicza się pracowników, w tym także uczniów, chałupników, czyli osoby wykonujące pracę nakładczą podlegające ubezpieczeniu chorobowemu, osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz osoby z nimi współpracujące, jeśli podlegają ubezpieczeniu chorobowemu, oraz osoby prowadzące działalność pozarolniczą i osoby z nimi współpracujące podlegające ubezpieczeniu chorobowemu.
W tym wypadku do wyliczenia liczby ubezpieczonych nie bierze się pod uwagę osób przebywających na urlopie bezpłatnym, osób przebywających na urlopie wychowawczym, duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu
Ustalenie stanu zatrudnienia na potrzeby zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
Ponadto ustalenie stanu zatrudnienia ma znaczenie także w wypadku pracodawcy spoza sfery budżetowej, który tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w przypadku, gdy na 1 stycznia danego roku stan zatrudnienia wynosi nie mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
W tej sytuacji do stanu zatrudnienia wlicza się: pracowników, czyli osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, zaś nie uwzględnia się:
- pracowników młodocianych,
- pracowników tymczasowych,
- osób, które nie są pracownikami, w tym m.in. osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, np. zlecenia.
Ustalenie stanu zatrudnienia na potrzeby wpłat do PFRON
Pracodawca, który w danym miesiącu zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, obowiązany jest dokonywać miesięcznych wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON).
W powyższym wypadku przy ustalaniu liczby pracowników nie wlicza się:
- osób niebędących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego;
- osób niebędących osobami niepełnosprawnymi przebywających na urlopie rodzicielskim;
- osób niebędących osobami niepełnosprawnymi przebywających na urlopach wychowawczych;
- osób niebędących osobami niepełnosprawnymi nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej;
- osób niebędących osobami niepełnosprawnymi będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy;
- osób niebędących osobami niepełnosprawnymi nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego;
- osób niebędących osobami niepełnosprawnymi przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy;
- osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych.
Ustalenie stanu zatrudnienia na potrzeby ustawy o zwolnieniach grupowych
Pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników, zobowiązany jest stosować przepisy ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników – tzw. ustawa o zwolnieniach grupowych. W tej sytuacji istotna jest liczba pracowników, a nie pełnych etatów. Aby zastosować instrumenty przewidziane we wskazanej ustawie, stan zatrudnienia obejmujący minimum 20 osób należy wykazać na dzień wręczenia wypowiedzeń umów o pracę lub gdy zwolnienia są rozłożone w czasie na dzień wręczenia pierwszego wypowiedzenia pracownikowi.
W tym przypadku do stanu zatrudnienia nie zaliczymy:
- osób, które zatrudnione są na podstawie umów cywilnoprawnych, np. zlecenia;
- pracowników mianowanych;
- osób wykonujących pracę nakładczą;
- pracowników tymczasowych.
Ustalając stan zatrudnienia na potrzeby ustawy o zwolnieniach grupowych, uwzględnia się wyłącznie osoby pozostające w stosunku pracy na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę.
Ustalenie stanu zatrudnienia na potrzeby GUS
Pracodawca na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego ustala również stan przeciętnego zatrudnienie, które stanowi sumę przeciętnego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach podzieloną przez ich liczbę, czyli 12. Przeciętną liczbę zatrudnionych wykazuje się po przeliczeniu osób niepełnozatrudnionych na pełne etaty.
Przy obliczaniu w tym wypadku przeciętnego stanu zatrudnienia nie uwzględnia się osób, które powyżej 14 dni nieprzerwanie w danym miesiącu przebywały na urlopach bezpłatnych, wychowawczych, otrzymywały zasiłki chorobowe, macierzyńskie, opiekuńcze, z wyjątkiem osób, które łączą urlop rodzicielski z pracą w niepełnym wymiarze u pracodawcy udzielającego tego urlopu.
Przy czym zalicza się:
- osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru lub mianowania;
- osoby zatrudnione przy pracach interwencyjnych i robotach publicznych, finansowanych z Funduszu Pracy;
- osoby młodociane pracujące na podstawie umowy o pracę, a nie w celu przygotowania zawodowego;
- osoby przebywające za granicą na podstawie delegacji służbowej;
- osoby pracujące w zakładach pracy w formie zorganizowanych grup roboczych, tj. uczestników Ochotniczych Hufców Pracy z wyjątkiem odbywających naukę zawodu, skazanych.
Ustalanie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych
Należy też wspomnieć o ustalaniu wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, który jest przeciętnym miesięczny udziałem procentowym osób niepełnosprawnych w zatrudnieniu ogółem, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, czyli etat.
Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych może ulec obniżeniu w wypadku zatrudnienia osoby niepełnosprawnej ze stwierdzonymi schorzeniami szczególnie utrudniającymi wykonywanie pracy, tj. chorobą Parkinsona, stwardnieniem rozsianym, paraplegią, tetraplegią, hemiplegią, epilepsją, nosicielstwem wirusa HIV, chorobą AIDS, znacznym upośledzeniem widzenia (ślepotą) oraz niedowidzeniem, głuchotą i głuchoniemotą, upośledzeniem umysłowym, przewlekłymi chorobami psychicznymi, miastenią oraz późnymi powikłaniami cukrzycy.
Występowanie schorzenia szczególnego może być dokumentowane:
- orzeczeniem potwierdzającym niepełnosprawność;
- zaświadczeniem lekarza specjalisty.
Orzeczenie o stopniu niepełnosprawności zawierające symbol przyczyny niepełnosprawności 02-P – choroba psychiczna nie potwierdza występowania schorzenia szczególnego, jakim jest przewlekła choroba psychiczna. Występowanie tego schorzenia szczególnego należy potwierdzić zaświadczeniem lekarza specjalisty.
Wyjątek stanowią orzeczenia, które jednoznacznie potwierdzają wystąpienie schorzeń szczególnych ze wskazanym symbolem niepełnosprawności, tj.:
- 01-U – upośledzenie umysłowe,
- 04-O – znaczne upośledzenie widzenia-ślepota oraz niedowidzenie,
- 06-E – epilepsja.
