Poradnik Przedsiębiorcy

Odliczanie straty a przechowywanie dokumentacji księgowej

Przedsiębiorca, który w zeznaniu rocznym wykazuje stratę z działalności gospodarczej, ma prawo do odliczenia straty od uzyskanego dochodu w latach kolejnych. Jak jednak wpływa to na termin, w którym przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji księgowej?

Odliczanie straty z lat ubiegłych

O stracie możemy mówić w przypadku, gdy w zeznaniu rocznym koszty podatkowe przewyższają przychody - powodów takiego stanu rzeczy jest tak wiele, jak wiele jest firm. W takim wypadku oczywiście należność na rzecz urzędu skarbowego z tytułu podatku dochodowego nie wystąpi. Podatnik ma natomiast prawo do odliczenia wykazanej straty w ciągu kolejnych 5 lat podatkowych z zachowaniem zasady, że w jednym roku podatkowym odliczona strata nie może być większa niż 50% strat wykazanych w ciągu 5 poprzednich lat podatkowych.

Stratę można odliczyć też od dochodu pochodzącego z tego samego źródła, co strata - więc dla przykładu stratę uzyskaną w działalności gospodarczej można odliczyć w ciągu 5 kolejnych lat podatkowych od dochodów powstałych właśnie w działalności gospodarczej. Więcej na ten temat można przeczytać w artykule: Odliczenie straty z lat ubiegłych od zaliczek PIT.

Standardowy okres przechowywania dokumentacji księgowej

Jeżeli chodzi o terminy, w których podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumentację związaną z szeroko rozumianą księgowością, to są one określone w Ordynacji podatkowej:

Art. 70

  1. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Art. 86

  1. Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Okres przedawnienia zobowiązania podatkowego w przypadku podatku dochodowego mija po upływie 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, więc wymieniony w Ordynacji podatkowej okres przechowywania oblicza się, biorąc pod uwagę koniec roku następującego po roku obrotowym, którego dane dokumenty dotyczą.

Przykład 1.

Rok, którego dotyczą dokumenty księgowe: 2015

Rok, w którym minie termin płatności zapłaty podatku: 2016

Więc dokumenty za 2015 rok należy przechowywać do końca 2021 roku.

Przykład 2.

Rok, którego dotyczą dokumenty księgowe: 2016

Rok, w którym minie termin płatności zapłaty podatku: 2017

Więc dokumenty za 2015 rok należy przechowywać do końca 2022 roku.

Odliczanie straty a okres przechowywania dokumentacji księgowej

W przypadku, gdy w zeznaniu rocznym wykazana była strata, a podatnik odlicza ją od dochodów w zeznaniach rocznych w następnych latach, przepisy nie określają, czy dokumentacja podatkowa za rok, w którym była wykazana strata, powinna być dłużej przechowywana niż w standardowych sytuacjach. W tej kwestii pomocne będzie orzecznictwo organów podatkowych i sądów administracyjnych.

Organy podatkowe są zdania, że jeżeli w danej deklaracji rocznej odliczona została strata z roku wcześniejszego, to dokumentację podatkową należy przechowywać do czasu przedawnienia się zobowiązania podatkowego wynikającego z zeznania rocznego, w którym strata była odliczana, a nie od zeznania rocznego, w którym była wykazana.

Stanowisko to jest podtrzymywane jest przez organy podatkowe w wielu wydawanych interpretacjach indywidualnych oraz wyrokach sądów administracyjnych.

W wyroku WSA w Gliwicach z dnia 16 października 2013 roku, sygn. akt I SA/Gl 292/13, przyjęto następujące stanowisko:

(...)Strata podatkowa nie jest bowiem zobowiązaniem podatkowym; ani o charakterze podstawowym (zasadniczym), ani akcesoryjnym.

Sąd stwierdza, że chybiony jest także - postawiony w skardze - zarzut interpretacji ad absurdum. W żadnym przypadku nie można tak kwalifikować interpretacji umożliwiającej organom podatkowym skontrolowanie wszystkich elementów wpływających na wysokość zobowiązania podatkowego, które nie uległo przedawnieniu. Za sprzeczne z zasadami logicznego rozumowania należy uznać wyłączenie niektórych z tych elementów spod kontroli. Strata podatkowa wpływająca na stan zobowiązania przedawnionego nie podlega weryfikacji. Jeżeli jednak - z woli podatnika - zostanie elementem innego stanu faktycznego wpływającego na wysokość zobowiązania podatkowego, które nie uległo przedawnieniu, podlega weryfikacji (w zakresie tego nieprzedawnionego zobowiązania) na zasadach ogólnych. To podatnik decyduje o powiązaniu straty za dany rok z innym stosunkiem prawnopodatkowym. Konsekwencją takiej decyzji jest obowiązek przechowywania ksiąg dokumentujących powstanie straty, do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym pomniejszono dochód o poniesioną wcześniej stratę.[pogr. autor] (...)

Podobne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej nr IBPB-1-2/4510-150/15/AnK z dnia 25 sierpnia 2015 roku:

(...)Strata podatkowa jest elementem kalkulacyjnym podatku w następujących po sobie kolejnych pięciu latach podatkowych w których jest odliczana a nie zobowiązaniem podatkowym za dany rok w którym wystąpiła, nie można więc mówić o jej przedawnieniu.

Podsumowując należy stwierdzić, że zgodnie z opisanym stanem faktycznym Spółka za lata podatkowe, w których wykazała stratę, ma obowiązek przechowywać księgi i dokumenty podatkowe do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca tego roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za rok w którym po raz ostatni została odliczona strata [pogr. autor] i do tego czasu Spółka zobowiązana jest do przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów za lata, w których odliczana strata wystąpiła, jak również za lata za które stratę odliczała.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy, że termin przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów z lat, w których poniosła stratę podatkową mija po upływie 5-ciu lat, licząc od roku, w którym złożyła deklarację CIT-8 wykazującą stratę podatkową – jest nieprawidłowe. (…).

Jak widać, organy podatkowe przedstawiają jednolite stanowisko w tej sprawie - ale co to oznacza dla podatników? Może zdarzyć się sytuacja, w której podatnik, odliczając stratę w piątym roku (ostatnim z możliwych do odliczenia straty), będzie musiał przechowywać dokumentację podatkową za rok, w którym wykazał stratę, aż przez 10 kolejnych lat podatkowych.