Co raz częściej zdarza się, że otrzymujemy faktury nie tylko w wersji papierowej, ale także w formie elektronicznej, przesłane za pośrednictwem e-maila. Wówczas pojawia się pytanie czy odliczenie podatku VAT z faktur otrzymanych e-mailem jest postępowaniem prawidłowym?
E-faktura jako dokument księgowy
Kwestie związane z e-fakturami reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku. Generalnie podatnik ma prawo do pomniejszenia podatku należnego o VAT naliczony z faktur przesłanych e-mailem o ile uprzednio taka forma dostarczania faktur została zaakceptowana przez odbiorcę faktury. Wówczas nie ma żadnych przeciwwskazań do tego, aby odliczyć podatek VAT w okresie, w którym otrzymano fakturę drogą elektroniczną lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.
W tym miejscu istotny jest § 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, który mówi, że aby faktury mogły być przesyłane w formie elektronicznej musi zostać zapewniona ich autentyczność pochodzenia i integralność ich treści. Autentyczność pochodzenia faktury rozumie się przez pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
- bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
- elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
