0 0
dni
0 0
godz
0 0
min
0 0
sek

Jak potwierdzać obecność w pracy i czy lista obecności jest obowiązkowa?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Jednym z podstawowych elementów stosunku pracy jest pozostawanie do dyspozycji pracodawcy pod względem miejsca i czasu. W praktyce oznacza to, że pracownik musi świadczyć swoje obowiązki w konkretnym miejscu i ustalonych godzinach. W jaki sposób jednak zatrudniony powinien potwierdzić swoją obecność w pracy?

Obecność w pracy

Pojawienie się w wyznaczonym miejscu pracy warunkuje prawo do pozostawania w zatrudnieniu oraz otrzymywania umówionego wynagrodzenia. Pracownik pozostaje w tym zakresie uzależniony od woli pracodawcy i zawartej umowy o pracę. Miejsce pracy nie musi być siedzibą firmy, może mieć charakter ruchomy, co często jest widoczne w przypadku osób odbywających liczne delegacje (np. przedstawiciele handlowi lub kierowcy zawodowi).

Obecność w pracy oznacza wypełnianie postanowień umownych przez pracownika. W przypadku, gdy nie pojawi się on w wyznaczonym miejscu bez usprawiedliwienia, pracodawca może zwolnić go nawet w trybie dyscyplinarnym. Oczywiście zwolnienie lekarskie lub przebywanie na urlopie, który został ustalony z przełożonym, w pełni uzasadniają nieobecność w pracy i nie mogą być podstawą do zwolnienia.

Potwierdzanie obecności w pracy

Mimo że obecność w pracy jest podstawowym obowiązkiem pracownika, to jednak jej regulacja prawna jest bardzo ogólna. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy to od pracodawcy zależy, jaka forma potwierdzania obecności będzie stosowana w jego firmie. Teoretycznie możliwe jest, aby w tym zakresie nie stosowano żadnych zasad i strony stosunku pracy miały do siebie wzajemne zaufanie, że pracownik pojawia się po prostu codziennie.

Potwierdzanie obecności w pracy następuje najczęściej poprzez podpisywanie listy przez zatrudnionego. Może ona przybierać tradycyjną formę pisemną, jak również postać czytników elektronicznych kart, które pracownik odbija wraz z wejściem do i wyjściem z zakładu pracy. Dopuszczalne jest też stosowanie form ustnych – pracownik np. zgłasza swoją obecność kierownikowi lub innemu pracownikowi odpowiedzialnemu za ewidencjonowanie czasu pracy innych zatrudnionych osób. Ustne potwierdzanie obecności w pracy jest jednak dosyć ryzykowne, ponieważ w przypadku ewentualnych konfliktów pracownik będzie miał problem z wykazaniem, że danego dnia rzeczywiście pojawił się w firmie.

Sposób, w jaki będzie dochodziło do potwierdzania obecności w pracy, zależy wyłącznie od pracodawcy i ustalonych zasad w firmie. Pracownik nie może wybrać sobie alternatywnej formy potwierdzania swojej obecności bez względu na przyczynę takiego stanu rzeczy, chyba że uzyska na to wyraźną zgodę przełożonego. Pracodawca nie jest związany wnioskami pracowników o odstąpienie od sprawdzania ich obecności w pracy lub też w zakresie zmiany obowiązującej formy potwierdzania obecności.

Przykład 1.

W firmie X obowiązuje potwierdzanie obecności w pracy poprzez własnoręczne podpisywanie listy przez każdego zatrudnionego. Pan Jan jest pracownikiem od 4 miesięcy i bardzo często zapomina o podpisywaniu listy obecności, ponieważ w jego poprzedniej pracy nie obowiązywały takie zasady. W związku z tym obawia się zwolnienia z powodu, więc postanowił, że będzie to za niego robiła koleżanka z tego samego działu. Pomysł pana Jana nie został jednak zgłoszony pracodawcy. W tym przypadku podpisywanie listy obecności za mężczyznę przez inną pracownicę jest niedopuszczalne.

Przykład 2.

Pan Michał pracuje w firmie, w której obowiązkowe jest codzienne podpisywanie listy obecności. Mężczyzna często zapomina o tym obowiązku, więc zwrócił się z wnioskiem do pracodawcy, aby mógł zgłaszać swoją obecność w firmie ustnie do kierownika swojego działu, a ten następnie odnotuje fakt obecności na liście. Pracodawca wyraził na to zgodę w formie pisemnej – pan Michał nie musi więc podpisywać osobiście listy obecności, jednak powinien on zgłaszać fakt pojawienia się w firmie swojemu kierownikowi.

Zasady potwierdzania obecności w pracy powinny wynikać wprost z regulaminu pracy lub zawartej umowy o pracę. Teoretycznie dopuszczalne jest, aby w danej firmie stosowano zwyczajowe potwierdzanie obecności, tj. bez żadnego pisemnego regulaminu zawierającego odpowiednie postanowienia w tym zakresie. Pomysł ustnego regulowania potwierdzania obecności w pracy nie jest jednak dobry, ponieważ w przypadku sporów pomiędzy pracownikami a pracodawcą będzie trudno udowodnić, w jaki sposób owa obecność miała być prawidłowo potwierdzona.

Lista obecności

Tak naprawdę lista obecności w pracy nie jest obowiązkowa. To, czy pojawi się ona w danej firmie, zależy wyłącznie od pracodawcy, żaden przepis prawa pracy nie nakłada bowiem obowiązku jej stosowania.

Jak wspominaliśmy wcześniej, lista obecności może przybrać zwykłą formę papierową oraz elektroniczną. Wpisywanie kodów na specjalnym urządzeniu lub odbijanie kart pracowniczych przez zatrudnionych również może polegać na podpisywaniu listy obecności – w tym przypadku następuje to oczywiście w formie elektronicznej.

Lista ta jest jedną z form ewidencjonowania czasu pracy. Mimo że sama nie jest obowiązkowa to prowadzenie wspomnianej ewidencji już tak. W przypadku gdy pracodawca nie ewidencjonuje czasu pracy swoich podwładnych, naraża się na zarzut naruszania obowiązujących przepisów prawa pracy, a co za tym idzie także i odpowiedzialność np. względem Państwowej Inspekcji Pracy.

Co powinno znaleźć się w liście obecności? Jest to stosunkowo prosty dokument, który składa się z:

  • pola na wpisanie imienia i nazwiska danego pracownika,
  • pola do umieszczenia podpisu pracownika,
  • pola wskazującego na konkretny dzień pracy.

Pamiętajmy, że na liście obecności może znaleźć się informacja, iż dany pracownik nie pojawił się w firmie we wskazanych dniach. Może to wynikać np. z powodu choroby lub przebywania na urlopie. Przyczyna nieobecności nie powinna być podawana na liście obecności, ponieważ stanowiłoby to naruszenie zasad wynikających z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Inni zatrudnieni nie powinni więc wiedzieć, dlaczego ktoś nie pojawił się w firmie i nie wykonywał swoich obowiązków. Gdyby taka sytuacja nastąpiła, to nieobecny pracownik będzie miał roszczenie względem swojego pracodawcy z tytułu naruszenia jego danych osobowych oraz prawa do prywatności, co w konsekwencji może nawet oznaczać wystosowanie żądania zapłaty odpowiedniego odszkodowania.

Kara za brak potwierdzania obecności w pracy

Okazuje się, że niepotwierdzanie obecności w firmie zgodnie z ustalonymi zasadami może wiązać się z odpowiedzialnością porządkową po stronie pracownika. Zgodnie bowiem z treścią art. 108 §1 kp za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:

W przypadku notorycznie powtarzających się naruszeń zasad potwierdzania obecności w pracy pracodawca może zdecydować nawet o zwolnieniu danej osoby. W tym zakresie dochodzi bowiem do powtarzalnego naruszania podstawowych obowiązków pracowniczych przez zatrudnionego, co grozi zwolnieniem dyscyplinarnym.

Podsumowanie

Zasady potwierdzania obecności w pracy są ustalane w firmie przez pracodawcę. Lista obecności jest jedną z form ewidencjonowania czasu pracy pracowników. Choć nie jest obowiązkowa, to jednak pracodawca musi w jakiś sposób sprawdzać obecność swoich pracowników w firmie. W przypadku nieprzestrzegania obowiązujących zasad potwierdzania obecności w pracy pracownik naraża się na odpowiedzialność porządkową, a w skrajnych przypadkach także na utratę zatrudnienia.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów