Ewidencja odsetek od pożyczki na zakup środka trwałego stanowi istotny element księgowości, który wymaga odpowiedniego ujęcia w księgach rachunkowych. W artykule omówimy, jak zaewidencjonować odsetki od pożyczki na zakup środka trwałego w księgach handlowych. W zależności od momentu, w którym środek trwały jest użytkowany, zasady księgowania mogą się różnić. Jak zatem księgować odsetki zarówno przed, jak i po przyjęciu środka trwałego do użytkowania?
Odsetki od pożyczki na zakup środka trwałego naliczone przed przyjęciem środka trwałego do użytkowania
Wszystkie wydatki związane z zakupem i wytworzeniem środka trwałego, jak również wszelkie koszty dotyczące przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji i modernizacji, które prowadzą do jego ulepszenia, ewidencjonuje się na koncie 080 „Środki trwałe w budowie”. Odrębne konta analityczne powinny być prowadzone dla każdego obiektu, dzięki czemu możliwe jest ustalenie kosztu wytworzenia czy ceny nabycia środka trwałego po przyjęciu go do używania. W analogiczny sposób w ewidencji księgowej jednostki ujmowane są odsetki naliczone za okres przed przyjęciem środka trwałego do użytkowania i przed wprowadzeniem go do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Odsetki i prowizje od pożyczek lub kredytów zaciągniętych na finansowanie zakupu lub budowy środka trwałego naliczone do czasu przyjęcia go do używania wpływają bowiem na wartość początkową środka trwałego. Bez znaczenia pozostaje to, czy na dzień przyjęcia składnika majątku do użytkowania i wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych odsetki te zostały zapłacone, czy też nie, co wynika z przepisów ustawy o rachunkowości. Zgodnie bowiem z art. 6 ust. 1 tej ustawy w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
W konsekwencji odsetki od pożyczki zaciągniętej na sfinansowanie zakupu lub budowy środka trwałego, naliczone do czasu przyjęcia tego środka trwałego do użytkowania, w księgach rachunkowych ewidencjonuje się na koncie 080 „Środki trwałe w budowie”.
Zapis może przebiegać następująco:
- Wn konto 080 „Środki trwałe w budowie”,
- Ma konto 134 „Kredyty bankowe” lub konto 240 „Pozostałe rozrachunki”.
Przykład 1.
W marcu 2024 roku spółka z o.o. zajmująca się produkcją sprzętu elektronicznego rozpoczęła budowę nowego centrum badawczo-rozwojowego, które ma służyć do testowania i rozwijania nowych technologii. Na ten cel spółka zaciągnęła pożyczkę w banku, którą podpisała 15 marca 2024 roku. Budowa jest w toku, a wszelkie poniesione wydatki na zakup materiałów i usług związanych z budową są na bieżąco ewidencjonowane na koncie 080 „Środki trwałe w budowie”. Od pożyczki zaciągniętej na sfinansowanie budowy centrum badawczego co miesiąc są naliczane i płacone odsetki. Spółka zastanawia się, w jaki sposób powinna ujmować te odsetki w księgach rachunkowych. Odsetki od pożyczki zaciągniętej w celu sfinansowania budowy nowego centrum badawczo-rozwojowego, które ma służyć w prowadzonej przez spółkę działalności gospodarczej do testowania i rozwijania nowych technologii, naliczone do czasu przyjęcia budynku do używania i wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, spółka powinna ewidencjonować na koncie 080 „Środki trwałe w budowie” następującym zapisem:
- Wn konto 080 „Środki trwałe w budowie”,
- Ma konto 134 „Kredyty bankowe” lub konto 240 „Pozostałe rozrachunki”.
Należy zaznaczyć, że bez znaczenia pozostaje, czy odsetki od zobowiązań związanych z finansowaniem budowy środka trwałego zostały już uregulowane przez spółkę, czy pozostają niezapłacone.
Odsetki od pożyczki na zakup środka trwałego naliczone po przyjęciu środka trwałego do użytkowania
Odsetki od pożyczki w związku z finansowaniem zakupu lub budowy środka trwałego, naliczone po przyjęciu składnika majątku do użytkowania i wprowadzeniu do go ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych odnoszone są na wynik finansowy jednostki. Ewidencjonuje się je z wykorzystaniem konta 751 „Koszty finansowe”.
Zapis może przebiegać następująco:
- Wn konto 751 „Koszty finansowe”,
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.
Przykład 2.
Spółka z o.o. prowadząca działalność w branży przetwórstwa spożywczego dokonała zakupu nowoczesnej maszyny do pakowania produktów spożywczych. Maszyna ta, zakupiona 10 września 2024 roku, była niezbędna do automatyzacji procesów pakowania i zwiększenia wydajności produkcji. Zakup został sfinansowany z pożyczki zaciągniętej w banku. Spółka odebrała maszynę osobiście w dniu zakupu i ponieważ urządzenie było od razu zdatne do użytku w działalności, tego samego dnia wprowadziła ją do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych na podstawie dowodu OT. Pierwsze odsetki od pożyczki zostały pobrane w październiku 2024 roku, miesiąc po wprowadzeniu maszyny do ewidencji środków trwałych. W jaki sposób spółka powinna ująć w księgach odsetki od pożyczki związanej z finansowaniem zakupu środka trwałego, który jest już w ewidencji?
Jeżeli maszyna do pakowania produktów spożywczych została wprowadzona do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a odsetki od pożyczki na sfinansowanie zakupu tego środka trwałego naliczono i zapłacono w okresie, gdy środek trwały był już użytkowany przez spółkę do prowadzonej działalności gospodarczej, to spółka odnosi je w ciężar kosztów finansowych. Odsetki naliczone za okres po oddaniu środka trwałego do używania odnoszone są bowiem na wynik jednostki. Ewidencja przebiega wówczas następująco:
- Wn konto 751 „Koszty finansowe”,
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.
