Coraz więcej przedsiębiorców w prowadzonej działalności wykorzystuje podpis elektroniczny. Jest to jedno z nowoczesnych narzędzi dających możliwość identyfikacji stron dokonujących wymiany dokumentów elektronicznych (których obecnie wysyła się coraz więcej). Przez wzgląd na fakt, iż taka forma podpisywania e-dokumentów została oceniona jako bardzo bezpieczna, nawet urzędy skarbowe i ZUS umożliwiają podatnikom, którzy posiadają podpis elektroniczny, przesyłanie przez Internet różnego rodzaju formularzy opatrzonych takim certyfikatem.
Podpis elektroniczny przez pryzmat przepisów
Zasady wydawania i stosowania podpisów elektronicznych zostały uregulowane w Ustawie z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (dalej: ustawa). Jest to podstawowy akt prawny zawierający podstawowe definicje i zasady wykorzystywania m.in. podpisu elektronicznego oraz bezpiecznego podpisu elektronicznego (o tym w dalszej części artykułu).
W kontekście używania podpisu elektronicznego dla celów przesyłania deklaracji podatkowych istotne są również rozporządzenia wykonawcze, w tym:
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2012 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji;
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2013 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone.
Różnice między podpisem elektronicznym a bezpiecznym podpisem elektronicznym
W polskich przepisach wyróżnia się dwa rodzaje stosowanych e-podpisów:
- zwykły podpis elektroniczny,
- bezpieczny podpis elektroniczny.
Ich definicji należy szukać we wspomnianej ustawie, a dokładnie w jej art. 3.
Art. 3 ustawy 1) podpis elektroniczny – dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny; 2) bezpieczny podpis elektroniczny – podpis elektroniczny, który: a) jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, b) jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego, c) jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna. |
Bardzo ważne jest ich rozróżnienie. Bezpieczna wersja podpisu elektronicznego jest bowiem potwierdzona certyfikatem kwalifikowanym, przez co daje dużo szersze możliwości użycia - np. do opatrywania dokumentów oficjalnych. Głównym polskim urzędem certyfikacji dla infrastruktury bezpiecznego podpisu elektronicznego jest Narodowe Centrum Certyfikacji.
Porady online
Prowadzisz firmę i masz pytania?
Skorzystaj z porad ekspertów Poradnika Przedsiębiorcy
Jaką moc prawną ma podpis elektroniczny?
Dokument opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym (zgodnym z ustawą) w sensie prawnym ma taką samą moc jak dokument podpisany własnoręcznie. Oznacza to, iż deklaracja zasygnowana bezpiecznym e-podpisem traktowana jest jak formularz w wersji papierowej opatrzony własnoręcznym podpisem podatnika.
Kiedy stosuje się podpis elektroniczny?
Przedsiębiorca, oprócz bieżącej korespondencji z kontrahentami, bezpieczny podpis elektroniczny może wykorzystać do:
- złożenia e-deklaracji podatkowych,
- złożenia e-deklaracji ZUS,
- podpisania faktur elektronicznych,
- podpisania różnego rodzaju umów,
- składania pism, podań oraz innych formularzy rejestracyjnych np. do jednostek takich jak: KRS, CEIDG, sądy, urząd patentowy etc.,
- złożenia oferty w przetargu.
Gdzie zwrócić się po bezpieczny podpis elektroniczny?
Tak jak podpis elektroniczny w wersji uboższej można pozyskać nawet bez ponoszenia opłat, tak w przypadku bezpiecznego zawsze mówimy o płatnym nabyciu. Obecnie przedsiębiorcy zamierzający kupić bogatszą wersję e-podpisu powinni zgłosić się do jednego z czterech wykwalifikowanych w tym zakresie podmiotów:
- Krajowej Izby Rozliczeniowej (Szafir),
- Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych (Sigillum),
- Unizeto Technologies (CENTRUM),
- Enigma S.O.O. (PEM-HEART).
Praktyczne wykorzystanie e-podpisu
Jak wygląda praktyczne zastosowanie e-podpisu? W pierwszej kolejności należy dokonać jego zakupu. Odbywa się to przez podpisanie umowy i uzyskanie certyfikatu, który należy odebrać osobiście w celu potwierdzenia prawidłowości danych. Następnie przedsiębiorca otrzyma dodatkowe narzędzia, które będą wykorzystywane do składania podpisów na e-dokumentach:
- kartę kryptograficzną (z zapisanym na niej prywatnym kluczem) z czytnikiem lub tokenem,
- oprogramowanie umożliwiające nawiązanie współpracy karty z komputerem poprzez czytnik lub token.
Sygnowanie polega na wydaniu komputerowi polecenia złożenia podpisu elektronicznego, w efekcie czego następuje obliczenie tzw. skrótu podpisywanego dokumentu. Co ważne, jest on określany indywidualnie dla każdego pisma. W kolejnym kroku następuje szyfrowanie kluczem prywatnym (wykorzystywane jest w tym celu otrzymane oprogramowanie) i dokument podpisany bezpiecznym e-podpisem zostaje przesłany do adresata.
Czy zawsze potrzebny jest podpis elektroniczny?
Okazuje się jednak, iż obecnie ZUS i urzędy skarbowe (oraz szereg innych instytucji) umożliwiają podatnikom składanie formularzy w postaci elektronicznej bez konieczności posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Przykładowo przy składaniu popularnych deklaracji podatkowych jak np. PIT-36, PIT-37 czy VAT-7 przedsiębiorcy w celu weryfikacji elektronicznej wysyłki mogą wykorzystać dane o kwocie przychodu z deklaracji podatku dochodowego składanej w roku poprzednim. Oznacza to, iż e-deklaracje w roku 2014 będą weryfikowane na podstawie kwoty przychodu z deklaracji rocznej za 2012 rok.
Uwaga! Podatnicy, którzy nie mieli obowiązku składania takiego formularza, w celu weryfikacji podają kwotę “0”. |
Zakład Ubezpieczeń Społecznych również umożliwił składanie formularzy elektronicznie bez sygnowania ich przy pomocy bezpiecznego e-podpisu. Wymagane jest jednak założenie profilu zaufanego na platformie e-puap oraz odbycie jednej wizyty w wybranej placówce w celu potwierdzenia tożsamości osoby, której profil przyznano.
Podsumowując rozważania na temat e-podpisu w działalności, przez wzgląd na wysoki koszt nabycia takiego certyfikatu, warto dokładnie przeanalizować, w jakim celu miałby być używany oraz czy nie jest możliwa elektroniczna wymiana dokumentów bez niego.
