Procedura SME w praktyce a zwolnienie dla polskiego podatnika z VAT w innym państwie UE

Polscy podatnicy spełniający ustawowe warunki mogą skorzystać z podmiotowego zwolnienia z VAT z tytułu dokonywanej sprzedaży na terytorium RP. Zwolnienie to przysługuje polskiemu podatnikowi, jeżeli wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku VAT, nie przekroczyła w poprzednim roku i nie przekroczy w bieżącym roku podatkowym kwoty limitu 200 000 zł. W 2025 roku polscy podatnicy mogą skorzystać z nowego zwolnienia z VAT, a mianowicie ze zwolnienia z opodatkowania VAT sprzedaży towarów lub usług do krajów UE innych niż Polska, czyli kraj siedziby firmy. Jak działa procedura SME w praktyce i czy obowiązuje we wszystkich krajach UE? Odpowiedzi znajdziesz w naszym artykule!

Zwolnienie podmiotowe z VAT w krajach UE innych niż kraj UE siedziby podatnika

Dyrektywa Rady UE 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 roku zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw oraz rozporządzenie (UE) nr 904/2010 w odniesieniu do współpracy administracyjnej i wymiany informacji do celów monitorowania i prawidłowego stosowania procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw (zwana dalej dyrektywą 2020/285) pozwoliła od stycznia 2025 roku państwom UE wprowadzić dobrowolnie procedurę SME.

Polega ona na korzystaniu ze zwolnienia podmiotowego z VAT w kraju UE, w którym podatnik nie ma siedziby działalności gospodarczej. Jak dotąd nie wszystkie państwa UE zdecydowały o wprowadzeniu tego zwolnienia. Polska wprowadziła od 2025 roku procedurę zwolnienia z VAT SME w art. 113a (zagraniczny podatnik UE) oraz w art. 113b (polski podatnik) Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT).

Do tej pory możliwość ta była dostępna w każdym państwie UE tylko dla tamtejszych krajowych podatników.

Powyżej wspomniany art. 113a ustawy o VAT mówi podatniku z UE, który nie ma siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP (ma siedzibę w innym kraju UE niż Polska) i chce skorzystać ze zwolnienia z VAT dla sprzedaży towarów lub usług w Polsce.

Natomiast art. 113b ustawy o VAT mówi o polskim podatniku (z UE) z siedzibą w Polsce, który nie ma siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju (lub krajów) UE, w którym chce korzystać ze zwolnienia z VAT dla sprzedaży towarów lub usług w tym kraju (krajach) UE.

Zwolnienie z VAT dla jednej i drugiej grupy podatników wymaga jednak spełnienia poniżej przedstawionych warunków.

Nie każdy kraj UE stosuje procedurę SME 

Trzeba wspomnieć, że powyższa dyrektywa wskazuje na dobrowolność implementacji nowych przepisów w zakresie stosowania procedury SME u poszczególnych krajów członkowskich UE.

Oznacza to, że niektóre państwa UE mogą w ogóle nie wprowadzić przepisów umożliwiających podatnikom z siedzibą w innych krajach UE korzystanie ze zwolnienia w ramach procedury SME.

Procedura SME - zasady i progi

Na stronach Komisji Europejskiej można odnaleźć krajowe przepisy dotyczące zwolnienia z podatku VAT w kontekście korzystania z procedury zwolnienia z VAT SME.

Powyższa dyrektywa wspomina, że państwa UE mogą samodzielnie kształtować wewnętrzne regulacje dotyczące zwolnienia z VAT obowiązującego w ich kraju. Jest to także uwidocznione na stronach Komisji Europejskiej. Kraje UE przykładowo mogą indywidualnie określić:

1. towary lub usługi, których sprzedaż wymaga od razu rejestracji do VAT (w danym kraju UE), już od pierwszej sprzedaży;
2. transakcje wyłączone z możliwości korzystania ze zwolnienia z VAT w ramach SME;
3. próg krajowy zwolnienia podmiotowego z VAT, którego przekroczenie wymaga od razu rejestracji do VAT w danym kraju UE;
4. zwolnienie z wykonywania określonych obowiązków (czynności) formalnych;
5. obowiązki, jakie musi wykonać podatnik w przypadku przekroczenia krajowego limitu zwolnienia z VAT;
6. okresu karencji w sytuacji powrotu do zwolnienia z VAT;
7. wyłączenia w zakresie stosowania procedury SME;
8. uproszczenia dla zagranicznych podatników stosujących SME.

Przykładowo Niemcy nie stosują okresu przejściowego w przypadku przekroczenia limitu obrotu 100 000 EUR, natomiast Czechy jak najbardziej stosują okres przejściowy w przypadku przekroczenia ww. limitu.

Austria stosuje okres przejściowy w przypadku przekroczenia krajowego rocznego progu w bieżącym roku kalendarzowym. Jeżeli próg krajowy zostanie przekroczony o nie więcej niż 10%, wyłączenie ma zastosowanie do końca roku kalendarzowego (zob. baza danych TEDB).

W Polsce roczny limit zwolnienia z VAT to 200 000 zł. W przypadku innych wybranych krajów przedstawia się to następująco:

• w Niemczech – 25 000 EUR,
• w Austrii – 55 000 EUR,
• w Słowenii – 60 000 EUR,
• w Estonii – 40 000 EUR.

Kolejna sprawa – w większości krajów UE transakcje wyłączone ze zwolnienia z VAT w ramach SME to:

• sporadyczne transakcje, takie jak dostawa budynku lub części budynku przed pierwszym zasiedleniem lub dostawa terenu budowlanego;
• transgraniczne dostawy nowych środków transportu z jednego państwa członkowskiego do drugiego.

Dlatego zanim polski podatnik zdecyduje o rejestracji do zwolnienia z VAT w ramach SME, musi się zapoznać z indywidualnymi zasadami tego zwolnienia. Wiele informacji na ten temat dostępnych jest na stronach Komisji Europejskiej.

Polski podatnik będzie korzystać ze zwolnienia z VAT w innym kraju UE w ramach SME

Zgodnie z art. 113b ust. 1 i 2 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT) polski podatnik prowadzący działalność gospodarczą z siedzibą na terytorium RP może skorzystać z procedury zwolnienia SME, jeżeli:

1. ma siedzibę działalności gospodarczej na terytorium RP (nie ma siedziby działalności w kraju UE korzystania ze zwolnienia z VAT w ramach SME), oraz
2. roczny obrót na terytorium UE z wyłączeniem kwoty podatku VAT nie przekroczył w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 100 000 euro (cały obrót na terytorium UE z wykluczeniem transakcji niewliczanych do tego limitu), oraz
3. kraj UE, do którego polski podatnik chce sprzedawać towary lub usługi, przystąpił (wprowadził) do zaimplementowania regulacji korzystania ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME, oraz
4. spełnia warunki zwolnienia z VAT (SME) w kraju UE, do którego chce sprzedawać towary lub usługi (warunki te mogą się różnić od warunków ustalonych dla zagranicznych podatników korzystających ze zwolnienia z VAT w Polsce).

Na limit obrotu w całej UE wynoszącego 100 000 EUR składają się:

• krajowy limit zwolnienia z VAT w Polsce – 200 000 zł;
• krajowe limity zwolnienia z VAT we wszystkich krajach UE, do których będzie kierowana sprzedaż towarów lub usług korzystająca ze zwolnienia z VAT w ramach SME.

Warto podkreślić jeszcze jedną rzecz. Ze zwolnienia z VAT w innym państwie UE w ramach SME mogą skorzystać zarówno polscy czynni podatnicy VAT, jak i zwolnieni z VAT w Polsce.

Ponadto zgodnie z art. 288 ww. dyrektywy do rocznego limitu 100 000 EUR zalicza się poniższe kwoty (z wyłączeniem podatku VAT):

1. wartość dostaw towarów i świadczenia usług w zakresie, w jakim byłyby one opodatkowane, gdyby zostały dokonane przez podatnika nieobjętego zwolnieniem z VAT w ramach procedury SME;
2. wartość wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów w przypadku (zwolnionych z VAT, tzn. spełniających warunki dla zastosowania stawki 0% – art. 138 ww. dyrektywy);
3. wartość transakcji zwolnionych, z prawem do odliczenia VAT zapłaconego na poprzednim etapie (art. 105a ww. dyrektywy);
4. wartość transakcji zwolnionych dotyczących m.in. eksportu towarów, transportu międzynarodowego, dostaw towarów i usług w ramach stosunków dyplomatycznych i konsularnych, dostaw złota do banków centralnych, usług świadczonych przez pośredników;
5. wartość transakcji związanych z nieruchomościami, transakcji finansowych, o których mowa w art. 135 ust. 1 lit. a)–g) ww. dyrektywy, m.in. usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych, usług udzielania kredytów i pośrednictwa kredytowego, pośrednictwa, zarządzania funduszami, dostaw budynków i ich części, dzierżawy i innych, chyba że transakcje te mają charakter transakcji pomocniczych.

Natomiast w rocznym limicie wartości sprzedaży 100 000 EUR polski podatnik nie uwzględni sprzedaży materialnych lub niematerialnych dóbr inwestycyjnych będących jego własnością.

Przykład 1.

Polski podatnik zwolniony z VAT prowadzący działalność z siedzibą w Polsce uzyskał w okresie od stycznia do czerwca 2025 roku sprzedaż krajową w kwocie 230 000 zł (ok. 53 905 EUR). Poza tą sprzedażą osiągnął w ww. okresie przychód ze sprzedaży w Estonii na sumę 41 000 EUR. Przekroczył on zarówno w Polsce, jak i w Estonii limity sprzedaży i utracił możliwość zwolnienia z VAT w Polsce i w Estonii. Jednakże nie przekroczył jeszcze rocznego limitu sprzedaży do całej UE w kwocie 100 000 EUR. Natomiast będzie mógł wciąż sprzedawać do innych niż Polska i Estonia państw UE, ponieważ nie przekroczył rocznego limitu 100 000 EUR – pozostało mu jeszcze 5095 EUR limitu wartości sprzedaży.

Przykład 2.

Polski podatnik zwolniony z VAT prowadzący działalność z siedzibą w Polsce uzyskał w okresie od stycznia do kwietnia 2025 roku sprzedaż krajową w kwocie 90 000 zł (ok. 21 093 EUR). Poza tą sprzedażą osiągnął w ww. okresie łączną sprzedaż do 5 państw UE w kwocie 95 000 EUR, przy czym w żadnym państwie nie przekroczył krajowego limitu zwolnienia z VAT. W takiej sytuacji polski podatnik przekroczył roczny limit zwolnienia z VAT 100 000 EUR, a więc nie będzie mógł korzystać ze zwolnienia z VAT w odniesieniu do sprzedaży w UE. Będzie mógł natomiast wciąż korzystać ze zwolnienia z VAT co do krajowej sprzedaży w Polsce. Podatnik, który przekroczy roczny limit sprzedaży 100 000 EUR, powinien też wziąć pod uwagę różne okresy karencji, które stosują kraje UE, a więc okresy powrotu do zwolnienia z VAT w ramach SME (niektóre kraje UE nie stosują okresu karencji).

Rejestracja do zwolnienia z VAT w ramach procedury SME

Polscy podatnicy prowadzący działalność gospodarczą z siedzibą w Polsce, którzy chcą skorzystać ze zwolnienia z VAT w ramach SME w innym kraju UE niż Polska:

1. przed złożeniem poniższego powiadomienia mają obowiązek przekazać zgłoszenie rejestracyjne VAT-R o zamiarze skorzystania ze zwolnienia z VAT w ramach SME w innym kraju UE niż Polska – dotyczy podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce,
2. muszą złożyć w formie elektronicznej powiadomienie o zamiarze skorzystania ze zwolnienia z VAT właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego (Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście),
3. następnie muszą oczekiwać na nadanie numeru identyfikacyjnego EX dla celów korzystania ze zwolnienia z VAT w ramach SME.

To, czy podatnik otrzyma informację o nadaniu indywidualnego numeru EX, czy potwierdzenie o stosowaniu dotychczasowego numeru, zależy od jego sytuacji.

W sytuacji, gdy warunki uprawniające do nadania lub potwierdzenia polskiego numeru identyfikacyjnego EX wymagają dodatkowej weryfikacji, Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście może przedłużyć termin do czasu zakończenia tej weryfikacji.

Faktura i ewidencja

Zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT podatnik zwolniony z VAT nie ma obowiązku wystawiania faktury sprzedaży w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku VAT na podstawie:

1. zwolnienia przedmiotowego,
2. zwolnienia podmiotowego.

Jeżeli mowa o polskim podatniku i wystawieniu faktury za sprzedaż zwolnioną z VAT w ramach procedury SME, musi on sprawdzić przepisy w kraju przeznaczenia tej sprzedaży, czy nie ma obowiązku wystawienia faktury także w tym wypadku. W wielu państwach UE tak jak w Polsce nie ma obowiązku wystawienia faktury przez podatnika dokonującego sprzedaży korzystającej ze zwolnienia w ramach SME.

Trzeba jednak zweryfikować, czy są jakieś przypadki szczególne, w których należy wystawić fakturę. W przypadku polskiej ustawy o VAT może mieć miejsce żądanie wystawienia faktury w ciągu 3 miesięcy od sprzedaży.

Natomiast polski podatnik zawsze może dobrowolnie wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż korzystającą ze zwolnienia z VAT w ramach SME. Musi w niej zawrzeć indywidualny numer identyfikacyjny zwolnienia z VAT nadany przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Nawet jeśli nie wystawia faktury, powinien podać odbiorcy ten numer. Numer ten umożliwi odbiorcy weryfikację jego ważności i zasadności zastosowania zwolnienia w przypadku danej transakcji.

Poza obowiązkiem wystawienia faktury polski podatnik będzie zobligowany do prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży na cele ustalenia wartości sprzedaży dla porównania jej do limitu zwolnienia z VAT (100 000 EUR). 

Obowiązek składania informacji kwartalnych rozliczających sprzedaż zwolnioną z VAT w innych krajach UE

Polski podatnik, który zarejestrował się do zwolnienia z VAT w ramach SME, ma obowiązek składać do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście:

1. informację kwartalną – w terminie miesiąca od końca kwartału, przy czym termin ten upływa również, gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy;
2. korektę informacji kwartalnej – niezwłocznie, w przypadku zmian w informacji kwartalnej.

Informacja kwartalna zawiera takie informacje jak:

• dane podatnika, 
• informacje o polskim numerze identyfikacyjnym EX, 
• dane o wysokości obrotów osiągniętych w każdym z państw członkowskich za dany kwartał,
• wartości sprzedaży na terytorium RP.

Należy przypomnieć, że wszelkie informacje i pisma dotyczące zwolnienia z VAT w ramach procedury SME, np. wniosek o rejestrację, VAT-R, informacje kwartalne, korekty informacji kwartalnych, pełnomocnictwo szczególne (w tym zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu) polski podatnik składa tylko za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.

Od kiedy podatnik może korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach SME?

Na koniec należy podkreślić jeszcze jedną bardzo istotną kwestię, a mianowicie, od kiedy polski podatnik ma prawo korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME. Może on korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME od dnia, w którym:

1. został poinformowany o nadaniu numeru identyfikacyjnego EX,
2. został potwierdzony polski numer identyfikacyjny EX.