Procedura SME - podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT

Do końca 2024 roku przedsiębiorcy prowadzący działalność z siedzibą w UE, ale poza Polską nie mogli korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce, jakie przysługuje krajowym podatnikom. Mowa tu o zwolnieniu z VAT ze względu na nieprzekroczenie wartości sprzedaży 200 000 zł. UE przyjrzała się tym ograniczeniom i poszła nawet krok dalej. W efekcie uregulowań Dyrektywy Rady UE 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 roku zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw oraz rozporządzenie (UE) nr 904/2010 w odniesieniu do współpracy administracyjnej i wymiany informacji do celów monitorowania i prawidłowego stosowania procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw (zwana dalej Dyrektywą 2020/285) wprowadzono od stycznia 2025 roku możliwość zastosowania zwolnienia z VAT w krajach UE. Procedura SME na razie pozostaje dobrowolna.

Procedura SME - zwolnienie podmiotowe z VAT w Polsce

Zwolnienie z VAT w ramach procedury SME polega na tym, że przedsiębiorca z kraju UE może korzystać ze zwolnienia z VAT w innym kraju UE, a dokładnie w innym kraju UE, w którym nie ma siedziby działalności.

Należy zaznaczyć, że aktualnie nie wszystkie państwa UE przystąpiły do wdrożenia procedury zwolnienia z VAT w ramach SME. W niektórych krajach UE procedura SME nie występuje, a to oznacza, że kierując sprzedaż do tych krajów, nie można korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach SME.

Zobacz też:

Zwolnienie podmiotowe z VAT w ramach procedury SME w Polsce u unijnego podatnika z siedzibą poza Polską

W nawiązaniu do art. 113a ustawy o VAT przedsiębiorcy z UE, którzy nie mają siedziby działalności na terytorium RP (mają siedzibę w innym państwie UE niż Polska), mogą korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME dla sprzedaży towarów lub usług w Polsce.

Przedsiębiorca z siedzibą działalności w kraju UE innym niż Polska musi jednak spełnić poniższe warunki.

Warunki skorzystania ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME w Polsce przez zagranicznego przedsiębiorcę
Lp.	Opis warunków
1.	Ma siedzibę działalności gospodarczej w państwie UE innym niż Polska (nie ma siedziby działalności w Polsce, a więc w kraju korzystania ze zwolnienia z VAT w ramach SME)
2.	Całkowita roczna wartość dostaw towarów i świadczenia usług dokonanych przez podatnika w roku podatkowym, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium UE, z wyłączeniem podatku od wartości dodanej, w tym wartość sprzedaży na RP, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 100 000 EUR
3.	Wartość sprzedaży u tego podatnika, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 200 000 zł
4.	Podatnik nie dokonuje na terytorium RP dostaw towarów ani świadczenia usług wyłączonych z możliwości korzystania ze zwolnienia z VAT w Polsce (art. 113 ust. 13 ustawy o VAT)

Powyższe warunki wskazują jednoznacznie, że jeżeli przedsiębiorca z siedzibą działalności poza Polską chce korzystać ze zwolnienia z VAT w Polsce, to musi wypełnić warunki polskiego zwolnienia podmiotowego z VAT.

To samo dotyczy sprzedaży korzystającej ze zwolnienia z VAT w ramach SME kierowanej do innych państw UE (które SME stosują). Zagraniczny sprzedawca musi w tych krajach tak samo spełnić warunki tamtejszego zwolnienia podmiotowego z VAT. Warunki też można zweryfikować na stronach Komisji Europejskiej.

Państwa UE mają możliwość ustalania indywidualnych warunków podmiotowego zwolnienia z VAT w ramach SME
Lp.	Co mogą indywidualnie ustalać kraje UE?
1.	Krajowy próg wartości sprzedaży, do którego można korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT w danym kraju UE
2.	Rodzaj towarów, których sprzedaż nie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT
3.	Rodzaj towarów i usług, których sprzedaż wymaga rejestracji do VAT i nie pozwala na korzystanie ze zwolnienia podmiotowego z VAT
4.	Niektóre obowiązki, których korzystający ze zwolnienia z VAT nie musi realizować
5.	Okresy przejściowe i postępowanie w tych okresach – chodzi o przekroczenie progu wartości sprzedaży, a więc moment utraty zwolnienia z VAT w danym kraju UE i pewien okres po tym momencie
6.	Okres karencji w przypadku powrotu do zwolnienia z VAT
7.	Uproszczenia dla podatników stosujących zwolnienie z VAT

Zanim kontrahent z UE spoza Polski zdecyduje o skorzystaniu ze zwolnienia z VAT w Polsce, powinien zorientować się w indywidualnych zasadach tego zwolnienia, jakie stosuje Polska, czyli np.:

roczny limit zwolnienia podmiotowego z VAT 200 000 zł;
rodzaj transakcji wyłączonych z możliwości korzystania ze zwolnienia z VAT, np. transgraniczne dostawy nowych środków transportu z jednego państwa członkowskiego do drugiego, dostawa detalicznych i hurtowych części i akcesoriów do pojazdów silnikowych, z wyłączeniem motocykli (PKWiU 45.3), motocykli (PKWiU 45.4);
zwolnienie unijnych przedsiębiorców (przy korzystaniu ze zwolnienia z VAT w ramach SME) z obowiązków prowadzenia rejestrów VAT, wystawiania faktur, składania deklaracji VAT czy oświadczeń administracyjnych;
obowiązek składania kwartalnych sprawozdań;
wartości dostaw towarów i świadczenia usług, które należy wskazać w uprzednim powiadomieniu, w aktualizacji uprzedniego powiadomienia i w sprawozdaniach kwartalnych, muszą być wyrażone w EUR;
brak okresu przejściowego w przypadku przekroczenia limitu wartości sprzedaży 200 000 zł.

Limit obrotu 100 000 EUR dotyczy sprzedaży do wszystkich krajów UE

Limit zwolnienia z VAT w ramach SME 100 000 EUR obejmuje sprzedaż towarów lub usług do całej UE. Na ten limit składa się:

krajowy limit zwolnienia z VAT w Polsce – 200 000 zł, oraz
krajowe limity zwolnienia z VAT w pozostałych innych niż Polska państwach UE, do których będzie kierowana sprzedaż towarów lub usług korzystająca ze zwolnienia z VAT w ramach SME.

Na mocy z art. 288 ww. Dyrektywy do rocznego limitu 100 000 EUR należy zaliczyć poniższe wartości transakcji sprzedaży (z wyłączeniem podatku VAT):

dostawy towarów i świadczenie usług w zakresie, w jakim byłyby one opodatkowane, gdyby zostały dokonane przez podatnika nieobjętego zwolnieniem z VAT w ramach procedury SME;
wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów (zwolnione z VAT, tzn. spełniające warunki dla zastosowania stawki 0% – art. 138 ww. Dyrektywy);
transakcje zwolnione, z prawem do odliczenia VAT zapłaconego na poprzednim etapie (art. 105a ww. Dyrektywy);
transakcje zwolnione z VAT dotyczące m.in. eksportu towarów, transportu międzynarodowego, dostaw towarów i usług w ramach stosunków dyplomatycznych i konsularnych, dostaw złota do banków centralnych, usług świadczonych przez pośredników;
transakcje związane z nieruchomościami, transakcje finansowe (art. 135 ust. 1 lit. a)–g) ww. Dyrektywy), m.in. usługi ubezpieczeniowe i reasekuracyjne, usługi udzielania kredytów i pośrednictwo kredytowe, pośrednictwo, zarządzanie funduszami, dostawy budynków i ich części, dzierżawy i inne, chyba że transakcje te mają charakter transakcji pomocniczych.

Jeżeli wartość sprzedaży (u unijnego przedsiębiorcy z siedzibą w innym kraju UE niż Polska) zwolnionej z VAT w ramach SME w Polsce przekroczy 200 000 zł lub roczny obrót na terytorium całej UE przekroczy kwotę 100 000 EUR, wówczas zwolnienie traci moc, począwszy od czynności, którą przekroczono jedną z tych kwot, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpiło wcześniej.

Przeliczenia na złote wartości limitu 100 000 EUR należy dokonać według kursu wymiany opublikowanego przez EBC w pierwszym dniu roku, a w przypadku gdy w tym dniu kurs wymiany nie został opublikowany – według kursu wymiany z następnego dnia, w którym został opublikowany.

Przykład 1.

Unijny przedsiębiorca z siedzibą działalności w Niemczech uzyskał w okresie od stycznia do marca 2025 roku sprzedaż do Polski w kwocie 150 000 zł (ok. 35.869 EUR). Poza tą sprzedażą osiągnął w ww. okresie łączną sprzedaż do 3 państw UE w kwocie 70 000 EUR, przy czym w żadnym tym państwie nie przekroczył krajowego limitu zwolnienia z VAT. W takiej sytuacji unijny przedsiębiorca przekroczył roczny limit zwolnienia z VAT w ramach procedury SME 100 000 EUR, a więc nie będzie mógł korzystać ze zwolnienia z VAT w odniesieniu do sprzedaży w całej UE do końca 2025 roku.

Przykład 2.

Unijny przedsiębiorca z siedzibą działalności w Czechach uzyskał w okresie od stycznia do marca 2025 roku sprzedaż do Polski w kwocie 100 000 zł (ok. 23.913 EUR). Poza tą sprzedażą osiągnął w ww. okresie łączną sprzedaż do Niemiec w kwocie 40 000 EUR. W tym przypadku unijny przedsiębiorca przekroczył krajowy limit zwolnienia z VAT w ramach procedury SME w Niemczech wynoszący 25 000 EUR, a więc nie będzie mógł korzystać ze zwolnienia z VAT w odniesieniu do sprzedaży w Niemczech. Będzie natomiast mógł nadal sprzedawać ze zwolnieniem z VAT w ramach SME do pozostałych krajów UE (które stosują zwolnienie z VAT w ramach SME) oraz do Polski (nieprzekroczenie limitu 200 000 zł).

Procedura SME - rejestracja do zwolnienia z VAT

Unijny przedsiębiorca niemający siedziby działalności w Polsce, zanim jeszcze skorzysta ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME, ma obowiązek:

powiadomienia swojego kraju UE siedziby działalności o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w Polsce, oraz
uzyskania w swoim kraju UE, gdzie ma siedzibę działalności, indywidualnego numeru identyfikacyjnego zawierającego kod EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia w ramach SME na terytorium RP.

Unijny przedsiębiorca składa ww. powiadomienie w odpowiednim terminie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego ze względu na państwo UE swojej siedziby działalności.

Jeżeli unijny przedsiębiorca nie spełnia powyższych warunków, wówczas właściwy naczelnik urzędu skarbowego ze względu na kraj UE siedziby działalności przedsiębiorcy wyda postanowienie o odmowie skorzystania ze zwolnienia z VAT w ramach SME w Polsce. Na to postanowienie przysługuje złożenie zażalenia.

Zwolnienie z VAT w ramach SME w Polsce przysługuje unijnemu przedsiębiorcy spoza Polski od dnia, w którym państwo UE siedziby jego działalności:

poinformuje go o nadaniu numeru identyfikacyjnego EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia z VAT w ramach SME w Polsce,
potwierdzi mu numer identyfikacyjny EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia z VAT w ramach SME w Polsce – w przypadku gdy został on już nadany na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium innego państwa UE.

Faktury i ewidencje

Unijny przedsiębiorca z siedzibą działalności w innym kraju UE niż Polska na mocy art. 106b ust. 2 ustawy o VAT nie ma obowiązku wystawiania faktury sprzedaży w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej z VAT w ramach stosowania procedury SME.

Natomiast musi zweryfikować, czy występują szczególne okoliczności, w których fakturę tę musi wystawić.

Unijny przedsiębiorca z siedzibą w innym kraju UE niż Polska i stosujący zwolnienie z VAT w ramach SME w Polsce jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną z VAT w ramach SME dokonaną w Polsce na żądanie nabywcy towaru lub usługi, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Unijny przedsiębiorca może z kolei dobrowolnie wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż korzystającą ze zwolnienia z VAT w ramach SME w Polsce. Na tej fakturze ma obowiązek zawrzeć swój indywidualny numer identyfikacyjny zwolnienia z VAT w ramach SME nadany przez administrację skarbową kraju UE siedziby firmy tego przedsiębiorcy.

Jeżeli nie wystawia faktury, i tak powinien podać numer odbiorcy. Numer ten umożliwi odbiorcy weryfikację jego ważności i zasadności zastosowania zwolnienia w przypadku danej transakcji.

Poza tym zgodnie z art. 109 ust. 1 oraz 3 ustawy o VAT podatnicy z siedzibą działalności w innym kraju UE niż Polska korzystający ze zwolnienia z VAT w ramach SME w Polsce są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym na cele ustalenia wartości sprzedaży dla porównania jej do limitu zwolnienia z VAT (100 000 EUR).

Obowiązek składania kwartalnych sprawozdań

Unijni przedsiębiorcy z siedzibą działalności w kraju UE innym niż Polska, korzystając ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME, nie mają obowiązku składania kwartalnych deklaracji VAT uwzględniających tę sprzedaż.

W zamian za to polski ustawodawca ustanowił wymóg składania pojedynczych, kwartalnych sprawozdań, które unijni przedsiębiorcy składają w państwie UE siedziby swojej firmy.

Procedura SME w praktyce - podsumowanie

Na koniec warto wspomnieć o potencjalnej rezygnacji ze zwolnienia z VAT w ramach SME w Polsce dokonanej przez unijnego przedsiębiorcę z siedzibą poza Polską. Jeżeli unijny przedsiębiorca zdecyduje o rezygnacji ze zwolnienia z VAT w Polsce, wówczas informuje o tym fakcie państwo UE, na którego terytorium ma siedzibę działalności. W takiej sytuacji powyższe zwolnienie traci moc od:

pierwszego miesiąca kwartału następującego po kwartale, w którym unijny przedsiębiorca poinformował o tej rezygnacji – w przypadku gdy poinformowanie nastąpiło w pierwszym albo drugim miesiącu kwartału;
drugiego miesiąca kwartału następującego po kwartale, w którym unijny przedsiębiorca poinformował o tej rezygnacji – w przypadku gdy poinformowanie nastąpiło w ostatnim miesiącu kwartału.

Polecamy:

Jak sprawdzić NIP, czyli Numer Identyfikacji Podatkowej?